Créer la gouvernance d’un intranet SharePoint

Créer la gouvernance d'un intranet SharePoint

La gouvernance d’un intranet peut sembler compliquée, mais elle peut vous aider à créer un contenu attrayant et à réduire la charge de la maintenance pour vos équipes informatiques et de communication. Ce qui est inclus dans la liste de gouvernance initiale dépendra des fonctionnalités que vous utilisez sur votre intranet. En plus d’un ensemble initial de règles, prévoyez une révision continue de la gouvernance pour mettre à jour la liste.

La gouvernance de l’intranet est simplement une liste de processus avec les parties responsables concernées.

Disons que quelqu’un des RH veut mettre à jour un modèle de formulaire de dépenses sur l’intranet.

  • Qui doit le faire ? La personne la moins occupée ou une personne spécifique ?
  • Devons-nous conserver une ancienne version ?
  • Devrions-nous informer tout le monde de la mise à jour ? Si oui, comment communiquer ce changement ?
  • Tous les membres de l’équipe RH savent-ils comment utiliser ce nouveau modèle ?
  • Quelqu’un doit-il approuver le modèle avant qu’il ne soit publié ?
  • Que se passe-t-il si les employés ont des questions sur le nouveau modèle et à qui doivent-ils s’adresser ?
  • Comme vous pouvez le constater, si vous ne répondez pas à ces questions, il existe de nombreuses possibilités. Dans ce cas, la gouvernance des modèles aidera tous les membres de l’équipe de l’intranet à comprendre leurs rôles, à savoir qui est responsable de quoi, et à connaître le processus à suivre.

L’alternative est de traiter chaque demande de manière ad hoc, ce qui augmente la charge sur vos ressources ; dans les organisations de plus de 200 utilisateurs, ce n’est même pas viable.

Que doit contenir le document de gouvernance de l’intranet ?

Évitez les modèles génériques de 100 pages de gouvernance SharePoint. Ils sont trop généraux pour être utiles. Ils fournissent beaucoup de détails sur les fonctionnalités prêtes à l’emploi, mais rien sur votre organisation.

Il suffit de peu de choses pour créer un document de gouvernance efficace de quelques pages qui aborde les parties pertinentes de votre intranet.

Voici les considérations clés de la gouvernance de l’intranet SharePoint que nous voyons sur chaque projet d’intranet :

PAGES

  • Créer une page
    • Utilisation du WIKI par rapport à la page du site
    • URL et conventions de dénomination
    • Déterminez les applications requises pour la page dans cette section.
    • Si les applications nécessitent des dépendances, ajoutez-les si nécessaire.
  • Mise en page
    • Quelle mise en page utiliser pour quel type de page
      • Une colonne avec barre latérale
      • Une colonne
      • etc.
  • Contenu et styles
    • Styles pour les titres
    • Styles pour le texte normal
    • Taille des polices
    • Règles d’incorporation
  • Page d’accueil (cette page étant la plus visible, elle doit être soumise à des règles d’édition strictes)
    • Règles relatives à la modification du contenu de la page
    • Règles relatives à la modification de la présentation de la page
    • Règles relatives à la mise à jour des applications clés de la page d’accueil, telles que les nouveaux carrousels, les liens, les mentions spéciales, les sondages, etc.
  • Pages d’atterrissage (il s’agit du deuxième type de page le plus important ; elles ont également besoin de règles d’édition)
    • Règles relatives à la modification du contenu de la page
    • Règles pour modifier la mise en page de la page

APPS

  • Applications liées à la page d’accueil et aux règles connexes. Par exemple, «ne pas placer plus de 10 liens rapides sur la page» ou «respecter les conventions de dénomination des liens sur la page».
  • Dépendances pour des applications spécifiques. Par exemple, si les applications ont besoin de listes et de bibliothèques pour fonctionner, quelles sont ces listes et quelles sont les métadonnées requises.
  • les résolutions d’image permettant aux applications d’obtenir un rendu optimal de leurs pages.

PROCESSUS

  • Renommage des sites et des pages pour éviter les liens brisés
  • Alertes sur les listes qui recueillent les données des utilisateurs
  • Règles de versionnage
  • Processus de révision du contenu
  • Règles d’archivage
  • Suppression du contenu obsolète

Rôles et responsabilités

Un intranet contient du contenu provenant de diverses sources et il n’est pas toujours facile de savoir rapidement qui est responsable de quel contenu.

Chaque document de gouvernance doit contenir les rôles et les responsabilités dans les domaines clés de la gestion de l’intranet:

  • Les propriétaires de l’intranet (personnes qui possèdent la page d’accueil, les pages de renvoi et les zones clés du site, ils désignent également les propriétaires de zone mais ne sont pas des utilisateurs techniques).
  • Les propriétaires de zones (personnes qui contrôlent des zones spécifiques du site, comme les RH ; ils désignent également les auteurs de zones).
  • Auteurs de zone (personnes qui créent du contenu pour la zone du site)
  • Propriétaires de la plate-forme (utilisateurs techniques qui surveillent et contrôlent la plate-forme : Office 365, SharePoint, etc.)

Pour chaque zone de l’architecture d’information de votre intranet, vous devez déterminer qui, parmi les personnes ci-dessus, aura quel rôle, notamment :

  • Qui sont les contacts clés ?
  • Quel est le processus d’approbation ?
  • Quel est le processus de soutien ?

Comité de gouvernance

Le comité de gouvernance est la clé pour garantir que votre gouvernance évolue en fonction des leçons apprises et que les décisions sont prises rapidement pour s’adapter aux changements.

Pour vous assurer que vous tirez le meilleur parti de votre comité de gouvernance, suivez ces considérations clés :

  • Disposez d’un mécanisme pour saisir les problèmes et les commentaires.
  • Les problèmes surviennent rarement de manière aléatoire, ils sont probablement le résultat d’un schéma ou d’une lacune qui peut conduire à une répétition de la même situation.
  • Offrez à vos utilisateurs la possibilité de fournir un retour d’information
  • Communiquer le SLA attendu
  • Saisissez les problèmes dans le journal des problèmes et déterminez les modèles.
  • Hiérarchisez les problèmes et leur impact (le diagramme ci-dessous illustre comment les mises à jour peuvent être hiérarchisées).
  • Déterminez les mises à jour de votre gouvernance
  • Communiquez les changements de gouvernance aux parties concernées : Propriétaires de domaine, auteurs, etc.

La gouvernance est précieuse car elle est réaliste et transparente. Plus il est facile pour chacun de comprendre la procédure, plus il sera facile de gérer le site.

Respectez-vous votre plan de gouvernance ? Quelles sont les difficultés que vous rencontrez avec celui-ci ?

Connaissez-vous la différence entre Intranet et Extranet ? Assurez-vous d’en savoir plus

Si vous êtes intéressé par l’ajout de SharePoint à vos côtés, n’hésitez pas à nous contacter.

Chez Alcero, nous vous offrons des conseils personnalisés sur tout ce que vous devez savoir pour en faire l’outil de gestion idéal pour votre entreprise. Apprenez-en plus sur les avantages de l’utilisation de SharePoint. Demandez plus d’informations sur nos services de GED au 514-316-5064 ou à [email protected].

Nous sommes Alcero et nous vous offrons des solutions d’affaires de haut niveau!