Moderniser votre approche de l’architecture des sites dans SharePoint et Office 365.

site architecture

Si vous vous êtes déjà demandé comment structurer vos sites SharePoint, vous n’êtes pas seul. Pour ceux qui utilisent SharePoint depuis un certain temps, vous savez peut-être déjà que nous débattons depuis longtemps de la question suivante: où vont les sites de vos départements dans SharePoint? Sont-ils considérés comme des sites de publication ou des sites de collaboration? Ou les deux? Sont-ils des sous-sites ou des collections de sites? Comment pouvons-nous structurer les sites de manière à sécuriser certains contenus tout en publiant des contenus pour d’autres, sans que cela soit trop compliqué? 

Cette préoccupation conduit souvent à la création d’un intranet réussi, mais empêche une véritable collaboration dans SharePoint. Nous observons nos équipes de RH, de finances et autres qui résistent encore à l’idée d’ajouter leur contenu le plus sécurisé dans SharePoint (et surtout dans le nuage!) lorsque nous savons que le partage de fichiers n’est plus le meilleur endroit pour ce contenu. Cette question devient encore plus complexe lorsque nous faisons intervenir les équipes Microsoft – qui sont prises en charge par les sites SharePoint – dans le tableau. Je souhaite prendre le temps de parler de ce qui n’est plus considéré comme une bonne approche, puis de proposer une approche moderne de remplacement des meilleures pratiques d’architecture de site dans Office 365. 

L’ancienne approche de l’architecture du site et ma précédente solution de référence.

  1. Il y avait une division claire entre le site qui partage le contenu pour les autres et celui qui est une information sécurisée pour le département (exemple: Les RH fournissent des informations sur les prestations 401k à tout le monde (sous-sites racine), mais les évaluations des employés doivent être réservées à un petit groupe d’individus (collection de sites). 
  2. Si vous avez créé une image de marque plus complexe sur votre collection de sites intranet, il était également plus facile de configurer les sites supplémentaires et la navigation correspondante. Le fait de donner à vos sites de collaboration une apparence plus basique les rendait également plus faciles à gérer et permettait à l’utilisateur de comprendre s’il se trouvait dans un site sécurisé ou un site de publication.

architecture des sites dans SharePoint

Une autre approche que je verrais couramment ressemblerait à quelque chose comme la figure ci-dessous, où des sous-sites sécurisés étaient cachés sous le site de publication pour plus de simplicité pour l’utilisateur final. Bien que cela n’ait jamais été mon approche préférée en raison de problèmes de sécurité, je connais de nombreuses organisations qui ont mis en œuvre cette méthode. Cela complique davantage l’idée de « où appartient mon contenu? » Je vous considère toujours parmi les chanceux – bonne chance à ceux qui s’efforcent de sortir des structures de sécurité au niveau des dossiers et des éléments!

architecture des sous sites dans SharePoint

Notre approche doit changer.

Si ces approches fonctionnaient «bien» dans les anciennes versions de SharePoint, la complexité de la gestion de l’héritage brisé et du déplacement des sous-sites lors de la réorganisation nous a toujours un peu hantés. Plus important encore, Microsoft recommande fortement de ne pas utiliser de sous-sites. Et ce, pour de bonnes raisons! Il y a peu d’avantages à utiliser des sous-sites dans une collection de sites moderne et vous devez considérer qu’ils ne sont pratiquement pas pris en charge. Oui, vous pouvez toujours créer des sous-sites, et vous pouvez toujours briser les permissions, mais faites-le à vos risques et périls – nous avons entendu des rapports indiquant que la recherche moderne ne fonctionne pas correctement dans certains de ces scénarios.

Au fond, l’idée à laquelle nous croyions est toujours d’actualité. *Nous voulons toujours la séparation claire entre ce qui consiste en un site de publication et un espace de collaboration* Une zone, où vous auriez beaucoup de lecteurs et peu de propriétaires/créateurs de contenu et d’autres zones où vous pourriez avoir beaucoup de collaborateurs, sans compromettre la sécurité. Alors maintenant, que faisons-nous? 

Les sites modernes apportent des approches modernes.

Le brouillard commence à se dissiper et nous commençons à voir et à entendre une méthodologie claire comme du cristal émergeant de Microsoft. Le monde Microsoft est, en fait, FLAT! Il est temps d’aplanir l’architecture de votre site pour passer de ces profondes structures héritées à une architecture facile à gérer, à sécuriser, à organiser et à réorganiser à votre guise. Nous conservons également notre philosophie consistant à séparer le contenu publié (intranet) du contenu collaboratif. Qu’est-ce que cela signifie? Notre nouvelle structure ressemblera à quelque chose comme ceci: 

architecture des sites dans SharePoint

Les détails derrière l’exemple réaliste.

Le service marketing de Contoso rédige les annonces de l’entreprise et les RH publient des contenus tels que les directives sur les avantages de la retraite et les liens vers les sites Web des avantages médicaux. Nous confions au service marketing la gestion de la collection de sites Nouvelles & Communications (sécurité isolée). Les RH gèrent leur propre collection de sites de communication pour publier du contenu sur les avantages sociaux (sécurité isolée). Ces deux sites sont liés l’un à l’autre dans la navigation (manuellement)

Individuellement, les RH ont également une équipe Microsoft avec une collection de sites SharePoint correspondante, ils peuvent collaborer sur de nouvelles politiques et procédures que personne ne doit voir avant qu’elles ne soient finalisées. Ils peuvent également stocker du contenu sécurisé, comme les informations sur les salaires et les évaluations des employés, sans craindre qu’il ne soit exposé sur le site de publication. 

Vous voyez ce qui se passe ici? Un site par fonctionune sécurité simple et un objectif clair sur ce qu’il fournit et qui est propriétaire du contenu. C’est facile à suivre! Vous ne devez pas vous préoccuper du nombre de collections de sites – vous pouvez en avoir jusqu’à 500 000 par locataire et la possibilité d’évoluer jusqu’à 25 To par collection de sites! 

Planification: Comment savoir quand utiliser les sites classiques ou les sites de communication modernes ou les équipes? 

Dans Office 365 et SharePoint Online, nous disposons de deux modèles de sites modernes que nous pouvons utiliser tout en continuant à utiliser les sites classiques si nécessaire: 

  1. Site d’équipe ou d’édition classique – Pour l’instant, il s’agira toujours de votre collection de sites racine, puisque Modern n’y est pas disponible.
    • Utilisez les pages modernes sur les sites classiques pour combler le fossé.
    • Personnalisez la page principale à vos risques et périls (des modifications sont toujours possibles et peuvent endommager votre site).
    • Suggestion: Partagez des listes d’actualités avec des composants Web de recherche, fournissez des liens vers des applications internes et externes ou intégrez même une vidéo de Stream ici! Les PDG aiment partager leur message des dernières réunions TownHall sur la page d’accueil.
    • Autre option: vous pouvez utiliser une redirection à partir d’ici pour envoyer les utilisateurs vers un site moderne.
  2. Sites de communication – Ce sont les meilleurs pour le reste de vos sites de publication (sites intranet).
    • Ces sites ne peuvent pas être «groupés», ce qui signifie qu’il s’agit d’un site SharePoint solo non associé à un groupe ou à une équipe Microsoft.
    • Idéal pour le partage des communications et la publication de contenu, et fantastique pour l’expérience mobile.
    • Il s’agit du remplacement de votre ancien intranet! Un site de communication (collection de sites) par département
  3. Microsoft Teams pour la collaboration
    • Chaque équipe Microsoft créée est soutenue par un site d’équipe moderne dans SharePoint.
    • Idéal pour la collaboration, les conversations d’équipe et la possibilité d’utiliser SharePoint en parallèle avec Planner, Stream, PowerBI, etc. à partir d’une interface unique. Le tout sécurisé par un simple groupe AD que le propriétaire de l’équipe peut gérer lui-même.
    • Les équipes peuvent remplacer les dossiers partagés sur un partage de fichiers. 
    • Les équipes ne sont pas nécessairement axées sur un département – pensez à la fonction! Comment travaillez-vous ensemble? Vous trouverez peut-être que la création de Microsoft Teams basée sur des «projets» est plus facile à gérer! 

 Qu’en est-il de la navigation?

Avec tout aplati en un seul niveau de collections de sites, vous êtes peut-être déjà en train de craquer à l’idée de gérer la navigation entre les sites. Si vous ne le savez pas encore, SharePoint n’ajoute pas automatiquement la navigation pour les nouvelles collections de sites, mais uniquement pour les sous-sites. Il s’agit d’une bonne fonctionnalité ; chaque collection de sites est son propre silo sécurisé! C’est presque comme si le site n’existait pas jusqu’à ce que vous le rendiez visible par la navigation. L’avantage de ce système est que si vous réorganisez le site et que soudainement les RH appartiennent aux opérations au lieu de l’entreprise, vous ne déplacez pas les sous-sites, vous déplacez simplement les liens en raison de l’architecture plate de votre site. L’inconvénient, c’est qu’il s’agit actuellement d’un processus manuel qui peut être fastidieux si vous avez beaucoup de sites. Si vous êtes prêt à vous lancer dans le développement, vous pouvez envisager la navigation par recherche comme une alternative. 

Et si je ne suis pas prêt pour Microsoft Teams?

Êtes-vous obligé d’adopter cette approche? Seulement si cela a du sens pour votre organisation. Si vous n’avez pas encore déployé Teams, essayez de créer vos sites SharePoint de collaboration en tant que sites d’équipe SharePoint modernes, dans la mesure du possible. Vos sites pourront être «regroupés» ultérieurement afin que vous puissiez utiliser Teams et/ou Groupes lorsque vous serez prêt. Ne vous inquiétez donc pas, vous pouvez évoluer vers des fonctionnalités au fur et à mesure que votre organisation est prête à les utiliser. Je suis un grand fan du déploiement progressif d’Office 365. Les utilisateurs finaux sont ainsi satisfaits et le service d’assistance n’est pas débordé. 

si vous êtes intéressé à l’ajouter à votre site web, veuillez nous contacter.

Chez Alcero, nous vous offrons des conseils personnalisés sur tout ce que vous devez savoir pour en faire l’outil de gestion idéal pour votre entreprise. Pour en savoir plus sur les avantages de SharePoint. Demandez plus d’information sur nos services infonuagiques et Microsoft 365 au 514-316-5064 ou à [email protected].