Optimiser les vues et bibliothèques SharePoint pour une efficacité maximale

Optimiser les vues et bibliothèques SharePoint pour une efficacité maximale

Gérer les documents de votre SharePoint avec précision et soin est une étape essentielle de l’optimisation de votre intranet. Elle aidera ainsi votre organisation à atteindre son plein potentiel. L’endroit et la manière dont vous allez stocker vos documents feront toute la différence. Contrairement à ce qui se passe sur votre ordinateur de bureau, au lieu de dossiers, vous utiliserez des vues et des bibliothèques dans SharePoint pour ordonner vos informations.

Optimiser les vues et les bibliothèques

Vous connaissez probablement ce moment terrible où vous n’arrivez pas à trouver le fichier dont vous avez besoin à ce moment précis. Localiser un fichier spécifique peut s’avérer assez difficile si votre SharePoint est constitué d’un grand nombre de dossiers différents. Mais pas de panique. C’est là que les vues viennent à votre secours.

Les vues sont le meilleur outil lorsqu’il s’agit de localiser rapidement des fichiers dans SharePoint. Elles vous permettent d’éviter le désordre que provoquerait une masse de dossiers.

Alors pourquoi devriez-vous vous tourner vers les vues maintenant ? Elles vous permettront d’utiliser des filtres et des styles pour organiser et afficher les informations déjà disponibles dans vos listes et bibliothèques. Et vous savez quoi ? Même sans que vous le sachiez, il y a toujours une vue activée dans votre liste ou bibliothèque. La vue standard automatique sélectionnée est «tous les éléments». Même si vous ne le saviez pas, vous l’avez certainement déjà vue.

Maintenant, voyons comment vous pouvez utiliser les vues pour améliorer votre intranet SharePoint existant – et en fait, faire de votre intranet un endroit plus agréable à vivre.

Afficher les types

Il n’existe que quatre types de vues à la volée dans SharePoint. Cependant, vous pouvez créer votre propre vue, en utilisant l’une des vues à la volée comme base. De cette façon, vous avez la possibilité de créer presque tout.

Vue Standard

L’affichage standard, comme son nom l’indique, est basique et simple. Il s’agit de l’affichage par défaut lorsque vous créez une liste ou une bibliothèque. Elle présente essentiellement toutes les informations disponibles sur la liste sous la forme d’un tableau Excel statique.

Différents styles sont disponibles pour l’affichage standard, chacun offrant une apparence distincte. Il est utile d’explorer ces options et de sélectionner celle qui correspond le mieux à vos préférences.

Vue Calendrier

La vue Calendrier est exactement ce que vous pensez qu’elle est. Elle présente toutes les informations de votre liste sous forme de calendrier. En outre, vous avez la possibilité de choisir si vous souhaitez que votre vue calendrier porte sur une semaine, un mois, un jour ou tout autre délai de votre choix.

Vue feuille de données

Similaire à la vue standard, la vue feuille de données ressemble à une feuille Excel. La grande différence, et l’avantage, est que vous pouvez modifier vos données en masse dans cette vue. Cette fonctionnalité vous fera certainement gagner du temps, alors n’hésitez pas à en prendre note.

Vue Gantt

Une vue Gantt n’est pas si différente d’un calendrier. Tous deux sont basés sur des dates. La vue Gantt, cependant, est un peu plus avancée et vous montre la progression de différents éléments dans le temps. La vue Gantt est un outil pratique qui vous donne un aperçu rapide de l’avancement d’un projet.

Comment modifier une vue?

Il est facile de modifier une vue existante. Pour commencer, cliquez sur «Modifier la vue». Les paramètres que vous avez spécifiés lors de la création de la vue seront visibles et modifiables.

Vous ne devez modifier une vue que si vous ou vos collègues n’en avez plus besoin dans sa forme actuelle. Comme vous allez la modifier, les paramètres d’origine seront perdus. Si vous avez besoin de cette vue de la même manière à l’avenir, vous devez créer une toute nouvelle vue plutôt que de la modifier à chaque fois. Voyons brièvement comment procéder.

Créer une vue à partir de zéro

  1. Allez dans la liste où vous stockez les informations dont vous avez besoin. Pour moi, ce sont les factures.
  2. Cliquez maintenant sur les petits points pour ouvrir un menu déroulant, et sélectionnez Créer une vue. Le menu de configuration pour la création d’une nouvelle vue va maintenant s’ouvrir.
  3. Choisissez votre type de vue. Dans ce cas, la vue standard est la plus adaptée à mes besoins.
  4. Sélectionnez un nom pour votre nouvelle vue.
  5. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher en cochant les cases correspondantes.
  6. Comme je veux que cette vue regroupe les informations de mes factures par mois et par année, je dois la configurer en conséquence. Faites défiler vers le bas. Dans le menu Group By, sélectionnez First group by the column Month ; and for Then group by the column Year.
  7. Une fois que je me suis assuré d’avoir défini mon affichage en conséquence, je peux appuyer sur OK pour l’enregistrer.

Vous n’êtes pas encore convaincu et vous voulez toujours utiliser des dossiers ? Voici quelques raisons supplémentaires de ne pas le faire :

Modifier la structure des dossiers prend du temps, modifier les métadonnées est facile.

  • Déplacer un dossier signifie que l’ensemble de l’URL change – c’est ainsi que les membres de votre équipe ne retrouveront pas le document.
  • Les dossiers augmentent la longueur de l’URL, qui se casse lorsqu’elle dépasse les 260 caractères environ.
  • Le tri et le filtrage de vos documents deviennent alors une tâche difficile, voire impossible.
  • La navigation va devenir un gros problème. À un moment donné, vous ne saurez plus comment vous êtes arrivé à ce dossier, et encore moins comment en revenir!

Quelles sont les meilleures pratiques pour les vues SharePoint ?

Toutes les règles précédentes concernant la gestion des vues s’appliquent également à vos bibliothèques SharePoint. J’aimerais insister une fois de plus sur le fait qu’il est préférable d’utiliser des métadonnées plutôt que des dossiers. Un grand nombre de dossiers distincts rendra la navigation dans votre SharePoint de plus en plus difficile.

  1. Utilisez un nom bref et descriptif lorsque vous créez une nouvelle bibliothèque. Comme le nom que vous lui donnez maintenant sera également l’URL de votre bibliothèque, il est préférable qu’il soit aussi court qu’un mot. Vous pourrez toujours changer de nom par la suite. L’URL conservera alors sa forme originale de base ! Cela évitera également que le signe [%20] n’apparaisse dans l’URL chaque fois qu’un espace est utilisé.
  2. Limitez chaque vue de la bibliothèque à un maximum de 1 000 documents. Croyez-moi, le chargement de la page sera beaucoup plus rapide.
  3. Lorsque vous interagissez avec vos bibliothèques, vous devez activer les fonctions Versioning et History. Cela permettra d’activer la fonctionnalité de check-in/check-out de SharePoint.
  4. Lorsque vous travaillez sur des projets communs, cet outil est extrêmement utile.

Qu’est-ce qu’une bibliothèque SharePoint ?

La première chose à savoir lorsque vous utilisez SharePoint est que vous travaillerez toujours à l’intérieur d’une liste ou d’une bibliothèque. Pour comprendre ce qu’est exactement une bibliothèque, vous devez comprendre la différence entre les deux.

Tout d’abord, une liste est simplement une table des matières. Elle n’est pas très différente de celle que vous créez dans Excel. Cependant, dans SharePoint, vous avez plus de contrôle sur les différentes colonnes que vous construisez.

Deuxièmement, une bibliothèque est presque la même chose. Mais il y a une grande différence. Au lieu d’une simple liste d’éléments dans le tableau, vous trouverez tous les documents que vous avez téléchargés dans SharePoint. Il peut s’agir de PDF, de PowerPoint, de documents Word, etc.

L’utilisation des vues et des bibliothèques SharePoint devrait être relativement simple. La création de vues et de bibliothèques est l’une des activités les plus simples de SharePoint. En fait, si vous suivez les recommandations de cet article, vous devriez constater une amélioration significative de la vitesse et de la convivialité de votre intranet SharePoint, qu’il soit nouveau ou existant. Si vous avez des questions n’hésitez pas à nous contacter.