SharePoint comme système de gestion de contenu pour les entreprises

Les entreprises traitent régulièrement un large éventail de matériel, notamment des documents, des photographies, des vidéos, des courriels et du contenu Web. Il est également très difficile pour elles d’organiser correctement tout ce contenu afin qu’il puisse être trouvé et récupéré facilement et efficacement.

Les logiciels de gestion de contenu d’entreprise viennent ici à la rescousse, car ils ont été créés principalement pour aider les grandes entreprises à surmonter cet obstacle.

L’GED doit être flexible et riche en fonctionnalités afin de satisfaire les besoins des entreprises en matière de gestion de contenu. Et nous pouvons affirmer en toute confiance que SharePoint est un concurrent de taille pour ce poste.

Notre confiance repose sur des années d’expérience en matière de conseil et de croissance de SharePoint. Nous pouvons vous assurer que la gestion d’autres types de contenu n’est pas un défi pour SharePoint, ayant vu les capacités robustes de la plateforme pour la gestion des documents.

SharePoint a des capacités GED

Nous expliquons comment SharePoint contribue à rationaliser la gestion de contenu d’entreprise, qui se compose de quatre éléments, sur la base de notre expérience des projets comprenant la mise en œuvre d’un système de gestion des documents et d’un système de gestion des dossiers.

Contrôle des documents

Un stockage centralisé : Tous les documents sont stockés dans des référentiels SharePoint afin que les utilisateurs puissent les rechercher, les récupérer et les partager rapidement.

Gestion des métadonnées : Cette fonctionnalité vous permet de créer des groupes ou des ensembles de termes pour faciliter l’organisation des documents dans les référentiels SharePoint.

Collaboration sur un document : SharePoint permet le partage de documents en temps réel. Un document peut être modifié par plusieurs utilisateurs en même temps, ce qui accélère l’achèvement du document et accroît l’efficacité des processus commerciaux liés aux documents.

Contrôle d’accès : SharePoint offre une gamme de niveaux d’autorisation, de la lecture seule au contrôle total, afin de protéger les informations confidentielles contre tout accès non autorisé.

Piste d’audit : SharePoint fournit des informations détaillées sur toutes les activités liées aux documents, telle que les personnes qui les modifient, les copient ou les partagent, tout au long de leur cycle de vie.

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Gestion des actifs numériques

Bibliothèques de ressources multimédias. Ces bibliothèques SharePoint sont conçues pour la gestion des fichiers graphiques, audio et vidéo.

Elles comprennent des types de contenu spécifiques avec plus de métadonnées que les bibliothèques de documents standard, des vues en miniature pour une navigation rapide dans les ressources et des fenêtres contextuelles qui permettent de lire des vidéos directement depuis un dossier de document.

Lecteurs multimédias intégrés. Cette fonctionnalité de SharePoint vous permet de lire des fichiers vidéo et audio à partir d’un intranet, d’un portail, de sites de publication, de sites d’équipe et d’autres emplacements.

Gestion des enregistrements

Les enregistrements sont utilisés à des fins juridiques et servent de preuve des transactions et des obligations, car ils sont complets et ne peuvent être modifiés.

Un référentiel sûr. Le chiffrement, la prévention des pertes de données, l’authentification à deux facteurs et d’autres fonctionnalités de SharePoint contribuent à la sécurité des enregistrements.
Des politiques de conservation et de suppression des données. SharePoint vous permet de définir des périodes de conservation des enregistrements en fonction des règles de conformité que votre entreprise doit respecter. Les fichiers concernés sont automatiquement supprimés après l’écoulement d’une période déterminée.
La recherche juridique est simple. L’eDiscovery Center de SharePoint est une collection de sites spécialisés permettant d’identifier et de fournir rapidement des informations électroniques pouvant être utilisées comme preuves.

L’eDiscovery Center permet aux utilisateurs de rechercher du contenu et de le mettre en attente, ce qui garantit qu’une copie du contenu est préservée tout en permettant aux utilisateurs de travailler avec celui-ci. Un utilisateur peut également exporter du contenu et suivre l’état des mises en suspens et des exportations associées à un contenu spécifique.

Gestion du contenu Web

Modèles réutilisables. SharePoint fournit des modèles pour créer et publier du contenu Web rapidement et facilement.
L’aspect et la convivialité doivent être cohérents. Grâce aux modèles de pages réutilisables, les différents auteurs de contenu peuvent maintenir la cohérence de la marque et de la navigation sur tous les portails SharePoint.
Déploiement et gestion à faible coût. SharePoint permet de réaliser des économies sur les logiciels, car il permet de créer des sites intranet, extranets et Internet.