SharePoint est-il le remplaçant des lecteurs de réseau ?

SharePoint est-il le remplaçant des lecteurs de réseau ?

C’est probablement la première question que vous vous posez lorsque vous migrez des partages de fichiers/lecteurs réseau vers SharePoint Online et Teams. Que votre organisation soit nouvelle sur Microsoft 365 ou qu’elle utilise SharePoint et Teams depuis un certain temps, vous vous demandez probablement si vous devez faire le saut et migrer l’ensemble des lecteurs réseau vers SharePoint Online. Dans cet article, nous souhaitons répondre à cette question.

CAS/SCÉNARIO D’UTILISATION POSSIBLE

Il existe différentes raisons pour lesquelles vous pourriez envisager de migrer vers SharePoint Online et vous demander si SharePoint pourrait remplacer les lecteurs réseau. Vous trouverez ci-dessous quelques scénarios que j’ai rencontrés au fil des ans en travaillant avec des clients.

  • Vous avez des fichiers résidant sur des serveurs de fichiers locaux, et l’accès nécessite un VPN, etc.
  • Votre serveur de fichiers local doit être mis à niveau et le coût de cette mise à niveau dépasse le coût de SharePoint Online.
  • Votre serveur de fichiers se trouve actuellement dans le sous-sol de votre informaticien.
  • Vous utilisez désormais Dropbox, Box ou Google Drive.
  • Votre organisation a commencé à utiliser Teams après le verrouillage du travail à domicile lors de la pandémie de 2020, a migré certains des derniers fichiers vers Teams/SharePoint et vous vous demandez si vous devez tout migrer et vous débarrasser du serveur de fichiers dans la cave.

SHAREPOINT PEUT-IL REMPLACER LE SERVEUR DE FICHIERS ?

Oui, SharePoint peut remplacer les serveurs de fichiers. Cependant, quelques conditions préalables doivent être réunies pour que cela réussisse. Nous en fournissons une liste ci-dessous.

Une architecture d’information appropriée est nécessaire

Si vous pensez que vous pouvez simplement prendre le contenu du serveur de fichiers, migrer le tout vers un seul site/bibliothèque de documents SharePoint et dire à votre patron que tout est prêt et fait, alors allez vous cacher dans le sous-sol de vos parents, à l’abri de votre patron et des utilisateurs, à côté de votre ancien serveur de fichiers. C’est l’une des plus grandes erreurs que commettent de nombreuses organisations informatiques : migrer vers SharePoint sans établir l’architecture d’information appropriée. Dans SharePoint, nous ne pensons pas en termes de dossiers ; nous pensons en termes de sites. En outre, SharePoint a des limites dont il faut être conscient. Si vous les ignorez, vous aurez rapidement des problèmes et votre patron voudra peut-être nous engager pour régler la situation.

Il ne s’agit pas seulement de fichiers et de dossiers

Un autre aspect que vous devez aborder est le petit fait amusant dont nous parlons toujours à mes clients. Si SharePoint peut remplacer le serveur de fichiers, il ne doit pas être utilisé comme un serveur de fichiers. Oui, il est amusant de naviguer dans la hiérarchie des dossiers à 10 niveaux, mais les utilisateurs d’aujourd’hui souhaitent plus qu’un simple accès aux documents de base. Les utilisateurs attendent des fonctionnalités modernes telles que le partage externe, les conversations autour des documents (pensez à Teams), la possibilité de créer des flux d’approbation, et potentiellement des moyens plus intelligents d’organiser les documents (pensez aux métadonnées).

Un seul endroit pour tout le contenu

Cela est particulièrement vrai si vos utilisateurs utilisent déjà Teams. Cela signifie que certaines parties de vos partages de fichiers sont déjà dans le nuage. Il n’est pas judicieux de disposer d’un partage de fichiers distinct (local), car les utilisateurs seront invités à rechercher du contenu à différents endroits. Lorsque tout est regroupé en un seul endroit, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches à partir d’un seul endroit et tous les fichiers et dossiers sont soumis aux mêmes politiques de conformité, de sécurité et de conservation.

Une formation adéquate est obligatoire

Une chose que vous ne pouvez pas ignorer est le fait que lorsque vous déplacez des fichiers d’un serveur de fichiers vers SharePoint Online, vous devez également aborder l’aspect de la formation adéquate des utilisateurs. Dans SharePoint Online, c’est le pouvoir aux utilisateurs! Au lieu que les utilisateurs aient accès à quelques lecteurs/dossiers, les utilisateurs sont maintenant en charge de sites et d’équipes entières. Cela signifie qu’ils doivent comprendre ce qui se passe lorsqu’ils invitent un membre externe à l’équipe dans Teams. Ou comment gérer l’historique des versions ou restaurer des fichiers à partir de la corbeille ou restaurer l’ensemble de la bibliothèque. De nombreuses mises en œuvre échouent non pas parce que «SharePoint est nul», mais parce que les utilisateurs ont été laissés dans la nature sans formation adéquate.

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