Renforcer la sécurité des documents grâce à la gestion avancée de SharePoint

Strengthen Document

La sécurité des documents est au cœur de toute organisation prospère. Qu’il s’agisse de protéger des données financières sensibles, des renseignements personnels ou des stratégies d’entreprise, la gestion sécuritaire d’une vaste gamme de documents est cruciale pour protéger les actifs de votre organisation et assurer la conformité à des règlements en constante évolution. Grâce aux solides capacités de gestion de documents de SharePoint, vous pouvez améliorer de façon significative la sécurité de votre bibliothèque, en fournissant une base solide pour les pratiques de gestion de données de votre organisation.

Découvrez comment exploiter les fonctions de gestion avancées de SharePoint pour renforcer votre bibliothèque de documents, en explorant des solutions complètes de sécurité et de conformité grâce à l’expertise d’Alcero, un chef de file nord-américain en matière de conseil stratégique en TI, de gestion intégrée et électronique de documents et d’applications d’affaires. Transformez votre expérience SharePoint et obtenez une sécurité, une organisation et un contrôle accrus dans votre bibliothèque de documents, en veillant à ce que les données sensibles restent protégées et conformes dans un paysage de plus en plus numérique.

Optimiser les fonctionnalités de SharePoint pour la sécurité des bibliothèques de documents

SharePoint dispose d’un ensemble de fonctionnalités avancées qui peuvent être utilisées pour renforcer la sécurité de la bibliothèque de documents de votre organisation. En tirant parti de ces fonctionnalités, vous pouvez mettre en place un solide filet de sécurité, en veillant à ce que les données sensibles restent protégées et ne soient accessibles qu’aux bonnes personnes. Les sections suivantes examinent en détail ces fonctions de gestion avancées.

1. Comprendre les niveaux de permission et les groupes d’utilisateurs

SharePoint offre un contrôle granulaire sur l’accès et les permissions pour les documents et les bibliothèques, permettant aux organisations de réglementer la façon dont les membres de l’équipe interagissent avec le contenu. En adaptant les autorisations et en définissant des groupes d’utilisateurs, vous pouvez vous assurer que les fichiers sensibles restent sécurisés. Les éléments clés à prendre en compte pour l’utilisation des niveaux de permission et des groupes d’utilisateurs de SharePoint sont les suivants :

  • Niveaux de permission par défaut : SharePoint propose des niveaux d’autorisation prédéfinis, notamment «Lire», «Contribuer», «Modifier» et «Contrôle total», chacun avec un ensemble spécifique de capacités.
  • Niveaux d’autorisation personnalisés : Si les niveaux de permission standard ne répondent pas aux besoins de votre organisation, vous pouvez créer des niveaux de permission personnalisés afin de mieux réguler l’accès et le contrôle des utilisateurs.
  • Séparation des groupes d’utilisateurs : La création de groupes d’utilisateurs en fonction du département, du rôle ou du projet peut contribuer à maintenir la structure organisationnelle et à simplifier la gestion des autorisations.

2. Mise en œuvre de la sécurité des collections de sites

La sécurité des collections de sites englobe à la fois le site SharePoint et tous ses sous-sites et bibliothèques, offrant ainsi une protection généralisée sur l’ensemble de la plateforme. La mise en œuvre de ces mesures de sécurité constitue une base solide pour le maintien de la sécurité des documents. Les principaux aspects de la sécurité des collections de sites sont les suivants :

  • Administrateurs de collection de sites : Assignez des administrateurs désignés qui possèdent un contrôle total sur l’ensemble de la collection de sites, y compris les sites individuels, les bibliothèques et les documents.
  • Politiques d’audit : Élaborer des politiques d’audit pour surveiller et suivre l’interaction avec le contenu sensible, afin de permettre l’enregistrement d’événements de sécurité importants.
  • Réduction de la sécurité : Utilisez le découpage de sécurité intégré à SharePoint pour empêcher les utilisateurs de visualiser des éléments du site ou de la bibliothèque auxquels ils n’ont pas le droit d’accéder.

3. Intégrer la gestion des droits de l’information (IRM)

La gestion des droits de l’information (IRM) est une fonctionnalité fournie par SharePoint qui s’intègre à Microsoft Office 365 pour protéger les documents sensibles contre l’accès, la modification ou la distribution non autorisés. En appliquant des politiques IRM à vos bibliothèques de documents, vous pouvez protéger le contenu même lorsqu’il est téléchargé ou partagé au-delà de l’environnement SharePoint. Les composants cruciaux de l’incorporation de la GIR sont les suivants :

  • Contrôles des licences : Établir des lignes directrices claires en matière de licences pour les documents, en indiquant quels utilisateurs ont le droit d’accéder, de modifier, d’imprimer ou de transmettre un contenu spécifique.
  • Dates d’expiration : Fixez des dates d’expiration pour les documents sensibles afin d’empêcher leur accès après une certaine période, ce qui garantit la protection des informations sensibles.
  • Accès hors ligne : Déterminez la durée pendant laquelle un utilisateur peut accéder hors ligne à un document protégé par l’IRM, afin de réduire les risques de distribution non autorisée ou d’utilisation abusive.

4. Mise en œuvre de politiques de prévention des pertes de données (DLP)

Les politiques de prévention des pertes de données (DLP) aident à maintenir la conformité et à protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés, les fuites ou les utilisations abusives. Ces politiques peuvent être adaptées pour traiter différents types d’informations et cibler des zones spécifiques de l’environnement SharePoint. Les étapes clés de la mise en œuvre des politiques DLP sont les suivantes :

  • Identification des données sensibles : Définissez les types de données sensibles (par exemple, les numéros de cartes de crédit, les numéros d’assurance sociale), et SharePoint peut automatiquement découvrir et classer le contenu en conséquence.
  • Création de politiques DLP : Développez des politiques DLP personnalisées en fonction des besoins de votre organisation et des exigences réglementaires, ou utilisez les modèles prédéfinis de SharePoint pour les normes de conformité courantes.
  • Surveillance et rapports : Analysez les rapports d’activité générés par SharePoint pour comprendre les interactions des utilisateurs avec le contenu sensible et mesurer l’efficacité de vos politiques DLP.

5. Cryptage des documents sensibles

Le cryptage est une mesure vitale pour protéger les documents sensibles d’un accès non autorisé ou d’une interception lors de leur transmission ou de leur stockage dans SharePoint. En utilisant les fonctions de cryptage avancées de SharePoint, vous pouvez sécuriser efficacement les données sensibles, en veillant à ce qu’elles restent confidentielles et inviolables. Les principaux aspects du cryptage des documents sont les suivants :

  • Cryptage en transit : SharePoint utilise les protocoles SSL (Secure Sockets Layer) et TLS (Transport Layer Security) pour crypter les communications entre le serveur et les utilisateurs finaux, empêchant ainsi tout accès non autorisé pendant la transmission.
  • Cryptage au repos : SharePoint offre des options de cryptage des données stockées en utilisant des fonctionnalités telles que Azure Information Protection (AIP) ou Transparent Data Encryption (TDE), qui garantissent que les données restent protégées même lorsqu’elles sont inactives.

Demander l’avis d’un expert pour une sécurité optimale

L’implantation de fonctions avancées de gestion SharePoint pour améliorer la sécurité des bibliothèques de documents peut s’avérer complexe, mais les avantages sont indéniables. En faisant appel à l’expertise d’une firme de consultation stratégique en TI comme Alcero, vous vous assurez que votre organisation tire profit de ces fonctions avancées de façon efficace et optimale. Grâce à la vaste expérience d’Alcero avec Microsoft Office 365, SharePoint, Azure et WordPress, vous pouvez être assuré que les informations sensibles de votre organisation sont bien protégées et conformes aux réglementations en vigueur.

Donnez du pouvoir à votre organisation grâce à la gestion sécurisée des documents d’Alcero

L’exploitation des fonctions de gestion avancées de SharePoint permet aux organisations de mettre en œuvre des solutions complètes de sécurité et de conformité, en protégeant les documents sensibles et en fortifiant les bibliothèques de documents. L’implantation de ces mesures robustes requiert des conseils d’experts, des connaissances et de l’expérience qu’Alcero, un chef de file nord-américain en services-conseils stratégiques en TI et en gestion documentaire intégrée, excelle à fournir.

Faites équipe avec Alcero pour optimiser les bibliothèques de documents de votre organisation et vous assurer que les données sensibles demeurent protégées et conformes. L’expertise d’Alcero dans les domaines de Microsoft Office 365, SharePoint, Azure et WordPress permettra à votre organisation de prendre des décisions éclairées et de mettre en place des mesures de sécurité robustes qui favoriseront la croissance et le succès. Communiquez avec Alcero dès aujourd’hui pour obtenir des services-conseils experts en SharePoint !