Pourquoi et comment automatiser la création de documents dans SharePoint?

Why and How to Automate Document Creation in SharePoint

Simplification, automatisation, emploi de robots – ce sont des réalités de notre époque. Pourtant, dans chaque emploi, nous sommes confrontés à des tâches monotones dont on se demande pourquoi elles n’ont pas encore été automatisées. Sur dix personnes utilisant SharePoint pour créer des documents, neuf le feront d’une manière fastidieuse, répétitive et inutilement compliquée.

Plan pour la gestion des documents SharePoint

  1. Analyser les documents existants. Déterminer les types de documents, les propriétés.
  2. Créer une structure de type de contenu flexible et facilement extensible.
  3. Choisir où et comment stocker les documents dans SharePoint.
  4. Créer des champs, des sites, des bibliothèques et des listes. Ajouter des types de contenu.
  5. Planifier les autorisations.
  6. Définir et automatiser le nommage des documents SharePoint.
  7. Unifier l’emplacement des modèles de documents.
  8. Distribuer le contenu dans des fichiers plus petits.
  9. Automatisation des documents SharePoint.
  10. Optimiser les vues et les bibliothèques.

Alors, qu’est-ce que cela signifie en termes plus pratiques? Lors de la création de plusieurs contrats, factures et rapports dans SharePoint, la plupart des gens copient et collent principalement des données d’un fichier dans un autre ou d’une liste SharePoint dans un document. Tous ceux qui l’ont fait savent à quel point ce rituel peut être fastidieux. Cependant, avec le bon ensemble d’outils, vous pouvez automatiser ce processus et laisser SharePoint faire le travail pour vous.

Étape 9. Automatisation des documents SharePoint.

Je doute que quiconque puisse nier l’utilité de l’automatisation de la création de documents dans SharePoint. Cependant, avant de commencer, vous devez vous préparer. Vous devez créer un plan d’action, un plan de gestion des documents et, en plus de cela, vous devez esquisser un calendrier pour votre trajectoire de changement.

Action Plan

Quels processus pouvez-vous automatiser ?

Vous pouvez automatiser la création de pratiquement tous les documents que vous utilisez régulièrement dans SharePoint. Et c’est exactement ce que nous aimons de ce produit : il est hautement adaptable pour faire ce que nous voulons qu’il fasse.

Les propositions, les factures et les rapports comptent parmi les documents les plus utilisés dans toute entreprise. Comme ils doivent être créés et remplis régulièrement, ils sont aussi de parfaits candidats à l’automatisation. Passons maintenant à l’aspect technique de cette histoire.

Comment démarrer l’automatisation des documents

Il existe deux manières principales de créer un système de traitement de vos documents. La première consiste à créer des modèles de documents pour chaque scénario possible, puis à les remplir avec les données requises lorsque cela est nécessaire. Cette méthode, à notre avis, est un moyen détourné qui présente de nombreux inconvénients.

La deuxième méthode, et celle que nous préférons, consiste à laisser les documents se remplir automatiquement pour vous. Elle nécessite une configuration initiale, mais à partir de là, elle vous fera gagner beaucoup de temps.

Tout d’abord, vous devez créer un modèle propre et, consécutivement, un ensemble de fichiers plus petits qui incluent toutes les informations facultatives. Nous appelons ces petits fichiers «Small Parts». N’importe quel nombre de Small Parts peut ensuite être facilement ajouté à un modèle pour créer un document prêt à être envoyé.

Important : les petites pièces ne constituent pas à elles seules un document ; elles forment uniquement les éléments constitutifs d’un document final.

Configuration d’un modèle

Disons que vous souhaitez créer un modèle de facture. Vous devez y ajouter toutes les informations statiques nécessaires, telles que la mise en page, l’adresse de votre entreprise, etc.

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Bien entendu, vous devez omettre toutes les données spécifiques à une facture individuelle : date, informations sur le client, produits, numéros de taxe, devis, etc.

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Et qu’en est-il de ces petites pièces ?

Vos petites pièces comprendront des informations sur les contrats, les clients, etc. dont vous n’aurez besoin que pour certaines factures, et non pour toutes. Avec les petites pièces, vous sélectionnez les éléments dont vous avez besoin en cochant les cases correspondantes et vous laissez le document se créer pour vous.

Avantages de l’automatisation

Le premier avantage est évident : l’automatisation de vos processus de création de documents vous fera gagner du temps. Un gain de temps considérable.

En outre, l’automatisation donnera une structure plus cohérente à votre architecture d’information SharePoint, ce qui se traduira par un fonctionnement plus fluide de l’intranet. Vous créerez des modèles bien définis et stockerez des informations facultatives dans différents dossiers. Par ailleurs, vous pouvez également automatiser le nommage des documents afin de faciliter la navigation sur votre intranet.

Quelles difficultés avez-vous rencontrées lors de la création de documents d’entreprise ? L’automatisation des documents vous semble-t-elle être une solution intéressante ? Si vous êtes intéressé par un fournisseur de services d’automatisation des documents mais que vous cherchez à en savoir plus, contactez-nous pour une consultation.