Maximiser l’efficacité : Un guide pour exploiter les hubs SharePoint pour votre organisation

SharePoint Hubs
Dans l’environnement commercial actuel, qui évolue rapidement, une collaboration efficace et la gestion de l’information sont vitales pour le succès de l’organisation. SharePoint, en tant que puissante plateforme basée sur le cloud, offre une multitude de fonctionnalités pour rationaliser ces processus. Parmi ses nombreuses caractéristiques, les sites SharePoint Hub changent la donne, permettant aux organisations de connecter et d’organiser les sites de manière intuitive et flexible pour améliorer la productivité et l’expérience des utilisateurs. Les Hubs offrent une navigation simplifiée, un regroupement de contenu et une image de marque cohérente à travers les sites SharePoint connexes, ce qui favorise une collaboration transparente au sein des organisations.
Dans ce guide complet, soutenu par l’expertise d’Alcero en tant que leader nord-américain en conseil stratégique en TI, en gestion intégrée et électronique de documents, et en création d’applications basées sur Microsoft Office 365, SharePoint, Azure et WordPress, vous découvrirez des stratégies et des pratiques exemplaires pour exploiter le plein potentiel des Hubs SharePoint pour votre organisation. Poursuivez votre lecture et embarquez pour un voyage qui vous permettra de maximiser votre efficacité et de transformer votre paysage SharePoint.

Comprendre les sites SharePoint Hub et leurs avantages

Les sites SharePoint Hub comblent le fossé entre les différents sites SharePoint en les connectant de manière unifiée. Ils fournissent une plateforme centralisée pour gérer l’architecture numérique d’une organisation, rendant la communication et la collaboration plus efficaces. Voici quelques-uns des principaux avantages des SharePoint Hubs :

  1. Navigation consolidée : Les hubs vous permettent de naviguer sans effort entre les sites connexes grâce à une barre de navigation supérieure cohérente, ce qui simplifie l’expérience de l’utilisateur et améliore l’accessibilité.
  2. Image de marque partagée : Avec les Hubs SharePoint, vous pouvez maintenir une apparence unifiée à travers les sites connectés, renforçant ainsi l’identité visuelle de votre organisation et promouvant une expérience utilisateur cohésive.
  3. Le regroupement de contenu : Les Hubs fournissent un emplacement centralisé pour agréger les nouvelles, les événements et le contenu à travers les sites connectés, encourageant la collaboration et assurant que l’information pertinente est facilement accessible.

Planification de l’architecture de votre hub SharePoint

Avant de mettre en œuvre les SharePoint Hubs dans votre organisation, élaborez un plan complet pour structurer vos sites et contenus existants de manière stratégique. Envisagez les étapes suivantes :

  1. Évaluez votre hiérarchie de sites actuelle : Analysez les collections de sites et l’architecture SharePoint existantes de votre organisation, en veillant à ce que les sites soient regroupés logiquement en fonction d’objectifs ou de thèmes communs.
  2. Identifier les candidats au hub : Déterminez les sites qui bénéficieraient d’une connexion via un hub, en gardant à l’esprit que l’objectif du hub doit correspondre aux objectifs de votre organisation.
  3. Établir des connexions : Planifiez la façon dont les sites sélectionnés seront connectés et associés aux sites pivots appropriés, en maintenant une structure logique pour une navigation fluide et l’agrégation des contenus.

Création et configuration des sites SharePoint Hub

Une fois que votre plan d’architecture de hub est en place, commencez à créer et à configurer vos Hubs SharePoint. Suivez les étapes suivantes pour une mise en œuvre réussie :

  1. Créez un Hub Site : Accédez au centre d’administration SharePoint et sélectionnez «Sites actifs». Choisissez le site que vous souhaitez convertir en hub, cliquez sur «Hub site» dans la barre de navigation supérieure, puis sélectionnez «Register as hub site».
  2. Configurez la navigation : Personnalisez le menu de navigation global de votre site pivot pour fournir des liens vers des sites associés ou d’autres ressources essentielles.
  3. Appliquez la marque : Incorporez les éléments de la marque de votre organisation, tels que les couleurs du thème et les logos, afin d’établir une identité visuelle cohérente entre les sites connectés.
  4. Attribuer des autorisations : Définissez les autorisations d’accès pour les propriétaires, les membres et les visiteurs du hub, et assurez-vous que les sites connectés héritent des niveaux d’autorisation appropriés.

Associer des sites SharePoint à des Hubs

Une fois vos SharePoint Hubs configurés, associez vos sites sélectionnés pour bénéficier d’une navigation unifiée et d’un roll-up de contenu. Pour associer un site à un hub :

  1. Naviguez jusqu’au site SharePoint que vous souhaitez associer.
  2. Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez «Site Information».
  3. Dans la liste déroulante «Hub Site Association», choisissez le Hub Site auquel vous souhaitez associer le site.
  4. Cliquez sur «Enregistrer».

Remember that sites can only be associated with one hub at a time. If you need to change an association, simply follow these steps again to modify the hub connection.

Maximiser la valeur des SharePoint Hubs avec les meilleures pratiques de navigation sur le site

Une navigation efficace est cruciale pour une expérience transparente de SharePoint Hub. Prenez en compte ces bonnes pratiques lorsque vous configurez la navigation de votre hub :

  1. Limitez le nombre d’éléments de menu de premier niveau : Veillez à ce que la navigation globale de votre hub reste conviviale en limitant le nombre d’éléments de niveau supérieur. Cela facilitera la navigation et l’accès aux sites connectés.
  2. Organisez les liens de manière logique : Regroupez les liens en fonction des objectifs, de la structure ou des processus de votre organisation afin de créer un système de navigation logique et intuitif pour les utilisateurs.
  3. Utilisez des menus déroulants ou des mégamens : Utilisez des menus déroulants ou des mégaménus pour faciliter l’accès à des ressources supplémentaires ou à des pages à liens profonds, tout en conservant une barre de navigation supérieure propre et dégagée.

Tirer parti des fonctionnalités de SharePoint Hub pour améliorer la collaboration

Les SharePoint Hubs offrent de nombreuses fonctionnalités pour améliorer la collaboration et la communication au sein de votre organisation. Voici quelques-unes de ces fonctionnalités :

  1. Actualités SharePoint : Agréger les nouvelles importantes et les mises à jour des sites connectés sur la page principale du hub, en veillant à ce que les utilisateurs restent informés des développements organisationnels pertinents.
  2. Événements du hub : Affichez les événements à venir dans un calendrier centralisé, pour faciliter l’accès aux informations vitales et encourager la collaboration entre les équipes connectées.
  3. Ressources partagées : Utilisez la partie web Bibliothèque de documents pour partager des ressources et des fichiers entre les sites connectés, afin de rationaliser la collaboration entre les équipes et l’efficacité du travail.

Surveillance et ajustement des hubs SharePoint

Un suivi et des ajustements réguliers sont essentiels pour assurer le succès continu de votre stratégie SharePoint Hub. Voici quelques éléments clés à prendre en compte :

  1. Examiner les analyses d’utilisation : Utilisez les analyses intégrées de SharePoint et le score de productivité de Microsoft pour surveiller les performances de vos hubs et l’engagement des utilisateurs.
  2. Mener des enquêtes auprès des utilisateurs : Recueillez les commentaires des utilisateurs sur leurs expériences avec les hubs et identifiez les domaines d’amélioration et d’optimisation.
  3. Affiner en permanence l’architecture : Examinez et ajustez régulièrement l’architecture de vos hubs pour vous assurer qu’elle reste alignée sur les buts et objectifs de votre organisation.

En mettant en œuvre les stratégies et les meilleures pratiques décrites dans ce guide, vous exploiterez la puissance des carrefours SharePoint pour maximiser l’efficacité et la collaboration au sein de votre organisation. Grâce à l’expertise d’Alcero, vous maîtriserez l’art des SharePoint Hubs et créerez un environnement propice à la communication, à la productivité et à l’innovation.

Améliorez votre expérience SharePoint avec Alcero

Maximiser l’efficacité et favoriser la collaboration au sein de votre organisation est possible en exploitant le plein potentiel des SharePoint Hubs. En planifiant et en configurant stratégiquement l’architecture de votre hub, en affinant la navigation sur le site, en exploitant les fonctionnalités du Hub Site et en surveillant continuellement les performances, vous optimiserez l’expérience SharePoint au sein de votre organisation.

Un partenariat avec les consultants SharePoint d’Alcero, un chef de file nord-américain en conseil stratégique en TI, en gestion intégrée et électronique de documents et en création d’applications d’affaires, peut vous aider à naviguer et à mettre en œuvre avec succès les SharePoint Hubs au sein de votre organisation. Grâce à sa vaste expérience de Microsoft Office 365, SharePoint, Azure et WordPress, Alcero est le partenaire idéal pour vous aider à transformer le paysage numérique de votre organisation. Contactez Alcero dès aujourd’hui pour en savoir plus sur leurs services et comment ils peuvent vous aider à atteindre le succès de SharePoint Hub.