Qu’est-ce qui ralentit l’accès aux documents pour les équipes minières réparties entre le terrain et le bureau ? C’est la question que se posent les entreprises du secteur des ressources naturelles à Montréal en ce début d’année. L’examen des rapports de conformité et des audits d’équipement après la clôture de l’exercice financier met ces questions au premier plan. Pour aller de l’avant, ces équipes ont besoin de configurations de documents qui ne se limitent pas au simple stockage de fichiers. Elles ont besoin de configurations qui favorisent la sécurité, la réglementation, la collaboration et le déroulement des tâches quotidiennes.
La gestion des documents SharePoint offre aux équipes minières et des ressources naturelles une plateforme qu’elles peuvent standardiser dans toutes les régions sans perturber leur mode de fonctionnement actuel. Des inspections sur le terrain aux déclarations réglementaires, une structure adéquate permet de regrouper toutes ces tâches en un seul endroit. Notre grande expérience avec Microsoft 365 et SharePoint met à la portée des organisations minières et des ressources naturelles des cadres documentaires pratiques.
What Gets in the Way of Reliable Document Access in Mining Operations
Lorsque les opérations s’étendent sur des sites distants, des bureaux centraux et des stations temporaires sur le terrain, la documentation a tendance à se disperser. Les équipes utilisent souvent différentes versions d’un même fichier sans le savoir.
Voici quelques-uns des problèmes courants liés aux documents que nous constatons :
- Les équipes téléchargent des procédures ou des manuels de sécurité obsolètes à partir d’anciens liens vers des dossiers.
- Les documents relatifs aux projets se trouvent en partie sur des ordinateurs portables, en partie dans des e-mails et en partie dans les systèmes du siège social.
- Il n’y a pas de suivi des modifications lorsque les formulaires d’inspection sont mis à jour ou que les modèles sont révisés.
Les équipes d’exploration et les ingénieurs de chantier ne devraient pas avoir à se demander s’ils utilisent la dernière version d’un formulaire. Lorsque des documents critiques tels que les journaux de maintenance sont dispersés entre différents sites, les opérations quotidiennes risquent d’être retardées ou, pire encore, de compromettre la sécurité.
Remplacer le papier et les systèmes traditionnels par des solutions basées sur SharePoint
La première étape pour remédier à ces problèmes consiste à éliminer la dépendance aux copies papier et aux anciennes configurations de disques partagés. SharePoint rassemble tout en temps réel.
La gestion des documents SharePoint aide les équipes sur le terrain et les utilisateurs au bureau à collaborer sur un ensemble commun de documents. Au lieu d’envoyer des versions par e-mail ou d’imprimer des formulaires, nous pouvons créer des modèles standard pour les journaux de travail, les rapports d’incidents de sécurité et les listes de contrôle des fournisseurs qui se mettent à jour automatiquement.
- Les dossiers cloud remplacent les lecteurs réseau déconnectés.
- Les modèles permettent de standardiser les rapports dans les domaines de l’exploration, du forage et de la maintenance.
- L’accès est limité en fonction du rôle de l’utilisateur, du site, de l’équipe de travail ou de l’équipe de projet.
- L’archivage est géré par des règles documentaires plutôt que par des processus manuels.
Nos consultants certifiés vous aident à concevoir et à mettre en œuvre des environnements SharePoint adaptés aux entreprises minières, conformément aux meilleures pratiques du secteur et des technologies de l’information. Cela garantit que les documents essentiels restent synchronisés et accessibles tant pour les travailleurs sur le terrain que pour la direction.
Simplification de la conformité grâce à des règles intégrées relatives au cycle de vie des documents
Les opérations minières génèrent un volume important de documents liés à la conformité. Des permis aux inspections de sites, les documents doivent être traités, partagés et stockés de manière appropriée.
Avec SharePoint, nous pouvons appliquer des règles relatives au cycle de vie des documents directement dans le processus de téléchargement et de révision. Les fichiers étiquetés par projet, type de document ou calendrier peuvent être automatiquement transférés vers le stockage après révision ou expirer lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
- Les fichiers sont étiquetés avec des métadonnées telles que l’identifiant du projet, la région ou le numéro de permis.
- Les périodes de conservation sont appliquées en fonction du type de document.
- Les autorisations changent à mesure que les documents passent par les étapes de rédaction, de révision et d’archivage.
Cette approche réduit la dépendance à l’égard d’outils de conformité distincts. Les contrôles de flux de travail sont intégrés au même système que les journaux et les rapports de terrain. Les utilisateurs ont ainsi un système de moins à suivre, ce qui facilite la préparation des audits.
Améliorer la collaboration avec les partenaires et les organismes de réglementation
L’exploitation minière fonctionne rarement de manière isolée. La plupart des projets impliquent des sous-traitants externes, des organismes de réglementation et souvent des partenaires de coentreprise. Tous ces groupes ont besoin d’accéder aux fichiers du projet sans pouvoir tout voir.
Avec SharePoint, nous pouvons mettre en place des bibliothèques externes faciles à gérer, sans envoi de fichiers ni disques durs tiers. Les bibliothèques partagées sont liées à des autorisations individuelles et peuvent inclure le contrôle des versions et des horodatages pour les examens réglementaires.
- Les sous-traitants peuvent soumettre leurs rapports directement dans des dossiers prédéfinis.
- Les organismes de réglementation peuvent consulter les documents soumis sans avoir accès aux fichiers internes.
- Tous les commentaires et toutes les révisions sont archivés dans le dossier.
Cette configuration renforce la confiance des parties prenantes externes et offre aux équipes internes un espace unique pour gérer la collaboration, réduisant ainsi les échanges d’e-mails inutiles.
Planification des transitions saisonnières et des phases de projet
Les saisons minières changent rapidement. Un site d’exploration peut être inactif pendant l’hiver ou passer à pleine production au printemps. Les fermetures, les changements de personnel et les nouvelles phases ont tous une incidence sur l’utilisation des documents.
SharePoint prend en charge ces changements. Chaque projet ou phase peut disposer d’un site d’équipe dédié. Lorsque les étapes passent, par exemple, de l’exploration au forage d’essai, nous pouvons archiver les travaux terminés et déplacer les modèles clés vers le nouvel espace de travail sans repartir de zéro.
La structure des dossiers et des métadonnées de SharePoint prend également bien en charge les projets pluriannuels. Au fil du temps, cela facilite le suivi des permis depuis l’exploration ou le suivi des modifications techniques tout au long du développement jusqu’à la production.
Plus de visibilité, moins de friction pour le terrain et le bureau
La cohérence est plus importante que la complexité dans la gestion des documents liés à l’exploitation minière et aux ressources naturelles. SharePoint offre aux utilisateurs, quels que soient leur site, leur rôle et l’étape du projet, un espace familier où stocker et récupérer leur travail, sans avoir à jongler entre plusieurs versions selon qui a enregistré quoi.
Les opérations minières fonctionnent mieux lorsque tout le monde consulte la même liste de contrôle, utilise le même modèle de rapport et accède aux documents à partir des mêmes dossiers cloud. Cela réduit le risque de mauvaise communication et augmente la cohérence du travail sur le terrain et de la conformité. Lorsque la documentation correspond à la façon dont les équipes travaillent réellement, elle favorise la sécurité et la qualité tout au long du projet.
Une gestion documentaire en phase avec les objectifs du secteur
Nous aidons les entreprises minières et les exploitants de ressources naturelles à Montréal à travailler plus rapidement et en toute sécurité en améliorant la circulation des documents entre les personnes, les projets et les exigences réglementaires. Nos solutions s’appuient sur notre expérience en matière de conseil informatique et sur notre partenariat étroit avec Microsoft afin d’offrir une gestion documentaire sécurisée, évolutive et pratique pour les secteurs exigeants.
Lorsque les équipes ne savent pas à quelle version d’un formulaire elles se réfèrent ou où trouver le dernier permis, tout ralentit. Grâce à notre expérience avec des systèmes tels que la gestion documentaire SharePoint, nous savons comment combler ces lacunes, en particulier lorsqu’il s’agit de transferts entre le terrain et le bureau.
Optimisez vos opérations et améliorez la coordination de vos équipes grâce aux solutions de gestion documentaire SharePoint sur mesure d’Alcero pour l’industrie minière. Assurez-vous que vos équipes ont toujours facilement accès aux dernières procédures, rapports et documents de conformité, qu’elles soient au bureau ou sur le terrain. Prêt à éliminer la confusion documentaire et à améliorer votre productivité ? Contactez-nous dès aujourd’hui et découvrez comment une approche plus intelligente peut profiter à votre entreprise.