2 Façons de stocker un document SharePoint

2 Façons de stocker un document SharePoint

La première pensée pourrait être que la façon dont nous traitons le contenu des documents n’a pas d’importance, tant que les documents sont faciles d’accès. Cependant, la façon dont vous prenez le contenu des documents a un impact direct sur la façon dont SharePoint est développé en tant que système de gestion de documents et peut limiter ou améliorer les possibilités de la gestion de documents.

Emplacement des modèles de documents Unify.

La première chose à faire ici est de consulter le plan de votre système de gestion de documents (que vous avez, je l’espère, préparé au préalable) et de prendre note de tous les différents documents que vous stockez ou générez dans vos sites SharePoint. Cela vous permettra de décider du type de modèles à utiliser.

De manière générale, les modèles ne doivent contenir que le contenu et le formatage les plus partagés. Aucune information essentielle concernant les clients ou les services ne doit figurer dans le modèle.

Un modèle idéal est simplement une mise en page pour les nouveaux documents qui montre où toutes les données, comme les détails sur les clients, les descriptions de produits ou les listes de prix, doivent être insérées. Comment pouvons-nous faire cela ? Nous répartissons tout le contenu dans des fichiers plus petits et assemblons de nouveaux documents en fusionnant ces petits fichiers. Je vous en dirai plus à ce sujet à l’étape suivante.

Les modèles doivent être conservés en un seul endroit. Supposons que vous génériez des documents dans SharePoint en utilisant des types de contenu. Dans ce cas, vous pouvez enregistrer tous les modèles dans une seule bibliothèque SharePoint et affecter un modèle au type de contenu approprié pour l’utiliser dans la bibliothèque requise. Cette méthode présente plusieurs avantages par rapport à l’utilisation du modèle de type de contenu par défaut ou au téléchargement d’un modèle personnalisé :

  • Vous pouvez vous assurer que seule la version la plus récente du modèle est utilisée.
  • Vous pouvez facilement rechercher et migrer des modèles.
  • Vous pouvez même les déplacer tous d’un simple glisser-déposer dans la vue Explorer. Vous pouvez gérer qui peut modifier les modèles en régissant les autorisations en un seul endroit, ce qui vous permet de contrôler efficacement qui travaille avec les modèles.
    Bien entendu, il n’est pas toujours possible d’avoir une seule bibliothèque pour votre ferme SharePoint. Dans ce cas, nous vous recommandons de créer et de gérer un dossier distinct pour tous les documents «système» de votre collection de sites, à tout le moins.

Le contenu doit être divisé en fichiers plus petits.

Les modèles et la distribution du contenu sont des questions inextricablement liées puisque le contenu dispersé doit parfois être incorporé dans les modèles, sinon tout s’écroule. Lorsque je parle de » dispersion du contenu «, je veux dire que tout contenu réutilisable doit avoir son propre emplacement de stockage.

Considérez le scénario suivant :

Nous devons préparer des propositions pour nos clients, et le document final sera différent en fonction de leurs demandes et de ce que nous proposons. Nous pouvons utiliser plusieurs techniques ici, et examinons deux d’entre elles.

Méthode n° 1

Nous pouvons nous efforcer d’élaborer toutes les variantes possibles de la proposition finale, de sorte que lorsque nous en aurons besoin, nous pourrons en choisir une qui est prête, remplir les informations relatives au client et la soumettre.

Cette méthode semble simple et, une fois mise en œuvre, elle ne demande presque aucun effort, mais elle est pourtant pleine de complications. La plus importante d’entre elles est le travail nécessaire pour maintenir les choses à jour. Plusieurs propositions peuvent contenir du matériel sur un produit donné ; si celui-ci change, tous les documents doivent être révisés indépendamment, ce qui, avouons-le, arrive rarement. Il n’est mis à jour que lorsque cela est nécessaire.

Un autre souci majeur à cette phase est l’évolutivité. Si un nouveau produit est lancé, de nombreux types de propositions spécifiques peuvent devoir être développés simultanément, ce qui augmente considérablement le nombre de «modèles». Cela ne peut jamais être une bonne chose. Personne ne saura à un moment donné lequel d’entre eux est le bon document.

Méthode n° 2

Plutôt que d’avoir des documents prêts à l’emploi pour chaque occasion, nous vous recommandons de les créer à la volée. J’ai déjà évoqué brièvement les modèles de documents. Plus précisément, les modèles ne doivent contenir que du texte commun à toutes les variantes imaginables du produit final. Supposons que ma proposition comporte les chapitres suivants : Une page de titre avec des informations sur l’entreprise et le client, une introduction à la proposition, des détails sur la proposition et une conclusion» comme des témoignages de clients ou des listes de prix, selon la situation.

Le terme essentiel ici est «selon» – si nous examinons attentivement, nous pouvons voir que chaque aspect de la proposition diffère. À ce stade, quel est le contenu mutuel ? Dans mon cas, il s’agit uniquement de la page de titre. C’est exactement ce à quoi ressemble mon modèle : une page de titre avec un en-tête et un pied de page et quelques espaces réservés aux informations sur le client et aux détails de la proposition. Tout le reste est stocké dans d’autres bibliothèques, dans des fichiers séparés.

Cette méthode présente plusieurs avantages par rapport à la première :

  • Il réduit considérablement le nombre de documents à gérer.
  • Chaque élément d’information ne se trouve que dans une seule zone, et il suffit d’un seul changement pour que le sujet reste d’actualité.
  • Cela réduit considérablement le nombre de documents à gérer.

Comment cela fonctionne-t-il exactement ?

Comme vous pouvez vous y attendre, nous sommes plus enclins à utiliser la deuxième option. Dans le monde réel, cependant, il faut trouver une solution collaborative qui tire le meilleur parti de toutes les connaissances disponibles.

Faites appel aux consultants d’Alcero pour vous aider à mettre en place une collaboration basée sur la technologie dans votre organisation ou à la mettre sur les rails.

Faites passer votre collaboration au niveau supérieur.