Les professionnels du droit dans des domaines tels que le contentieux, la conformité et les affaires d’entreprise passent beaucoup de temps à travailler avec des documents. Les contrats, les dossiers, les notes internes, les accords de confidentialité et les documents de divulgation font partie des tâches quotidiennes, et chacun d’entre eux doit être facile à trouver, protégé contre les accès non autorisés et stocké conformément aux règles de conservation. Le vrai défi n’est pas de passer au numérique, mais de savoir si votre système fonctionne assez rapidement, de façon assez sécuritaire et d’une manière sur laquelle votre équipe juridique peut compter.
Pour les équipes juridiques de Montréal, c’est encore plus important. Les protocoles relatifs à la tenue des dossiers et aux données personnelles sont soumis à une pression accrue en raison des nouvelles exigences du Québec en matière de protection de la vie privée. Si vous n’utilisez pas quelque chose qui aide à protéger et à surveiller chaque version et chaque action de l’utilisateur, vous vous en remettez à la chance. SharePoint intervient ici en offrant des outils compatibles avec la législation, tels que le suivi des versions, l’accès par paliers, les mises en suspens légales et les flux de travail structurés. Mais il ne suffit pas de le brancher et de s’attendre à de la magie. Il faut une certaine configuration et un certain savoir-faire pour l’adapter aux opérations juridiques.
Pourquoi SharePoint est-il idéal pour la gestion de documents juridiques ?
Les équipes juridiques ne peuvent pas se permettre de commettre des erreurs ou d’avoir une documentation incomplète. SharePoint offre aux organisations un moyen de gérer le contrôle des documents avec bien plus qu’un simple stockage de fichiers. Il est conçu pour vous aider à établir des règles et une surveillance sans avoir à gérer chaque dossier.
Les équipes juridiques de Montréal bénéficient notamment des avantages suivants
– Des permissions basées sur les rôles qui font en sorte que les données sensibles ne sont visibles que par les personnes qui en ont besoin.
– Des journaux d’audit qui suivent les modifications, les affichages et les téléchargements.
– Outils intégrés de cryptage et de conformité en matière de conservation.
– Des mises en suspens légales qui empêchent les modifications ou la suppression d’un fichier pendant qu’il est en cours d’examen.
SharePoint s’assure que chaque activité crée un enregistrement, ce qui facilite la démonstration d’une diligence raisonnable en cas d’audit. Cela répond directement aux besoins de conformité aux lois provinciales sur la protection de la vie privée, comme la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec. Cette loi impose aux entreprises la charge de la preuve en matière de sécurisation et de traçabilité des données personnelles légales.
Les équipes n’ont pas non plus à attendre les services informatiques. Avec la bonne configuration, les services juridiques peuvent gérer eux-mêmes les autorisations, les flux de travail et les modèles. Ce type d’autonomie est particulièrement utile lorsque les délais de traitement des dossiers sont très serrés.
Comment configurer un processus d’approbation de document personnalisé dans SharePoint ?
Il est difficile de savoir qui a approuvé quoi et quand si vous envoyez des projets par courrier électronique. Pour les équipes juridiques, les retards et la confusion ajoutent un risque réel. Un flux de travail d’approbation personnalisé dans SharePoint résout ce problème.
En utilisant Microsoft Power Automate, vous pouvez créer un flux étape par étape pour faire passer les documents juridiques par les différentes phases de révision.
Voici à quoi cela ressemble :
1. Commencez par tracer le chemin de révision. Qui examine le document en premier, en deuxième ou en troisième lieu ?
2. Choisissez un déclencheur. Vous pouvez faire en sorte que les flux de travail démarrent au moment du téléchargement, de la saisie des métadonnées ou de la soumission d’un formulaire.
3. Définissez des actions. Après la première révision, le flux doit-il être transmis à un partenaire ou revenir en arrière pour d’autres modifications ?
4. Ajouter des rappels. Définissez une alerte pour tout réviseur qui conserve un fichier plus longtemps que prévu.
5. Préparez-vous aux absences. Ajoutez des réviseurs de remplacement au cas où l’un d’entre eux serait en congé.
Un piège courant consiste à essayer de prendre en compte toutes les exceptions possibles. Cela ralentit le processus. Commencez par votre processus le plus prévisible, comme les lettres de mission standard, et affinez au fur et à mesure que votre équipe se sent à l’aise.
Une fois que les gens se seront familiarisés avec le flux de travail, vous passerez moins de temps à expliquer où se trouve un dossier et plus de temps à agir. Cela s’avère très utile lorsque les dossiers s’accumulent ou que les délais de mise en conformité se rapprochent.
Pourquoi les métadonnées sont-elles préférables aux dossiers dans SharePoint ?
Les dossiers ont un sens jusqu’à ce que vous deviez trouver rapidement quelque chose ou trier des catégories. C’est alors que les fichiers enfouis et les incohérences vous gênent. C’est là que les métadonnées sont utiles.
Les métadonnées vous donnent des champs pour classer les documents de manière plus détaillée et plus facile à rechercher. Pour les dossiers juridiques, les métadonnées les plus courantes sont les suivantes
– le nom du client
– Statut du document (brouillon, en cours de révision, signé)
– Juridiction
– Numéro de l’affaire
– Avocat assigné
– Type de document
Cette classification élimine toute incertitude. Vous n’avez plus besoin de parcourir quatre dossiers pour vérifier l’état d’un document. Il vous suffit de le trier ou de le filtrer en fonction des métadonnées. Et cela fonctionne même si le fichier est stocké dans un endroit inattendu.
Supposons par exemple que vous souhaitiez retrouver tous les accords de confidentialité relatifs à un fabricant d’appareils médicaux de Montréal faisant l’objet d’un recours. Si ces filtres existent dans vos colonnes de métadonnées, il suffit de quelques secondes pour voir ce qui est en cours, ce qui est en attente d’approbation et ce qui est déjà archivé.
Pour que cela fonctionne bien, donnez à vos colonnes de métadonnées des options déroulantes au lieu d’un texte ouvert. De cette façon, les entrées restent cohérentes – plus de « en attente », « en cours d’examen » ou « PEND » traités comme différents. Les équipes juridiques peuvent alors se fier à la précision de la recherche sans avoir à se poser des questions sur les étiquettes.
La mise en place des métadonnées prend du temps au début, mais par la suite, elle devient une seconde nature. Vos dossiers deviennent plus faciles à gérer, à suivre et à récupérer dans plusieurs divisions ou domaines d’activité.
Quelle est la bonne façon de définir les autorisations et de sécuriser les données juridiques dans SharePoint ?
Le travail juridique n’est pas seulement interne. Des consultants externes, des membres du conseil d’administration et des réviseurs tiers peuvent avoir besoin d’y accéder. Cela ouvre la porte à des risques si vos autorisations SharePoint ne sont pas étroitement contrôlées.
Il est essentiel de définir des niveaux d’autorisation par rôle. Un assistant junior ne doit pas avoir le même accès qu’un membre de l’équipe de contentieux. Vous pouvez affiner l’accès à tous les niveaux : site, bibliothèque, dossier, voire fichier individuel.
Voici les points sur lesquels vous devez vous concentrer :
– Cassez l’héritage quand c’est nécessaire. Tous les dossiers ne doivent pas suivre les mêmes règles.
– Attribuez des autorisations à des groupes SharePoint, et non à des individus. C’est plus propre pour gérer les changements de personnel.
– Mettez en place des politiques d’accès conditionnel à l’aide de Microsoft 365. Les appareils et les ouvertures de session doivent répondre à vos normes.
– Utilisez des journaux d’audit pour suivre les accès et les modifications. Les actions des utilisateurs sont ainsi transparentes et enregistrées.
Limitez également les droits de téléchargement pour les fichiers à haut risque. Si un projet confidentiel ne doit pas être stocké localement, appliquez des paramètres de lecture seule ou des étiquettes de protection des informations.
Prenez le temps, chaque mois, de vérifier les accès. Les utilisateurs vont et viennent, et les autorisations évoluent. Un rapide examen mensuel peut éviter que les droits des utilisateurs ne deviennent trop larges.
Des règles de connexion claires, un bon suivi et un accès flexible font de SharePoint un endroit plus sûr pour les données juridiques, sans pour autant ralentir le traitement des dossiers.
Quelles sont les intégrations SharePoint qui facilitent la gestion des projets juridiques ?
SharePoint devient encore plus utile lorsqu’il est relié à d’autres outils Microsoft 365 que votre équipe utilise déjà. Au lieu de passer d’une application à l’autre, vous pouvez tout regrouper dans une seule fenêtre pour chaque projet.
Le plus grand avantage apparaît lorsque vous connectez SharePoint à Microsoft Teams et Outlook.
Voici comment les professionnels du droit de Montréal ont tendance à s’intégrer :
– Créez un canal Teams dédié à chaque affaire juridique et connectez la bibliothèque SharePoint correspondante.
– Épinglez les documents ou les instructions des clients dans le chat Teams, où tout le monde voit instantanément la dernière version.
– Synchronisez votre calendrier SharePoint avec Outlook pour que les échéances de la communication préalable et les dates du procès s’affichent automatiquement.
– Intégrer les listes Microsoft pour suivre les échéances des contrats, les livrables ou les approbations internes.
Vous pouvez également utiliser Power Automate pour relier les actions à travers chaque outil. Lorsqu’un document change de statut dans SharePoint, Power Automate peut envoyer un message ping dans Teams ou un e-mail dans Outlook.
Ces types de liens évitent la saisie manuelle et le suivi. C’est une chose de moins à vérifier, en particulier dans les grandes affaires impliquant plusieurs avocats et clients.
L’intégration de vos systèmes permet de gagner du temps et de réduire les mélanges de fichiers lorsque c’est le plus important.
Comment votre équipe juridique peut tirer le meilleur parti de SharePoint à long terme
La mise en place de SharePoint est la première étape. La valeur réelle apparaît lorsque vous le mettez régulièrement au point et que vous créez des routines pour le soutenir à long terme.
Ajoutez ces habitudes à votre cycle d’opérations juridiques :
– Réévaluez les flux de travail chaque trimestre. De nouvelles étapes manuelles sont-elles en train d’apparaître ?
– Nettoyez les versions obsolètes une fois par mois pour éviter que les brouillons ne s’empilent.
– Comparez l’utilisation des métadonnées dans tous les dossiers. Les personnes remplissent-elles les bonnes étiquettes ?
– Planifiez un audit d’accès pour actualiser les rôles.
Un peu de maintenance permet d’éviter que votre environnement ne devienne encombré ou obsolète. Lorsque vous avez des délais serrés ou une demande de dossier surprise de la part du tribunal, il est utile de savoir que votre installation est solide.
Les équipes juridiques qui considèrent SharePoint comme un espace de travail évolutif en tirent un meilleur parti. Ces équipes répondent également plus rapidement, satisfont les besoins de conformité de manière plus cohérente et évitent les retards inutiles liés à une gestion désorganisée des documents.
Pour les équipes juridiques qui doivent répondre à des exigences complexes en matière de documents, l’intégration efficace de SharePoint transforme les défis en processus rationalisés. Si vous voulez voir comment des solutions de pointe peuvent gérer efficacement les flux de travail juridiques, découvrez comment notre expertise en gestion de documents à Toronto peut soutenir les objectifs de votre équipe. Alcero peut vous aider à tirer profit de ces systèmes pour assurer la sécurité et la conformité.