Depuis plus de 20 ans, nous travaillons au développement d’intranets basés sur SharePoint. Pour ceux qui ont choisi cette solution de collaboration, le développement d’un intranet sur mesure était l’option la plus courante. Les intranets prêts à l’emploi, quant à eux, ont récemment évolué, passant de solutions de publication de contenu à des plateformes de collaboration d’entreprise à part entière. Par conséquent, le marché anticipe la montée en puissance des intranets prêts à l’emploi.
Facteurs à prendre en compte pour choisir entre un intranet personnalisé et un intranet prêt à l’emploi
Pour choisir entre un intranet personnalisé et un intranet prêt à l’emploi, nous avons dressé une liste de points essentiels à prendre en considération. Pour vous permettre de voir plus facilement les avantages et les inconvénients de chaque option, nous avons d’abord placé un gagnant pour chaque facteur.
Délai de mise en œuvre
Les intranets préconstruits sont beaucoup plus faciles à mettre en place que ceux qui sont créés à partir de zéro. Dans la plupart des cas, une entreprise peut mettre en place un intranet en 30 à 45 jours. L’analyse des besoins, l’installation, la configuration, l’intégration du contenu et la formation des utilisateurs font partie du processus de mise en œuvre.
La durée moyenne de construction d’un intranet est de 6 à 9 mois. Toutefois, en fonction des fonctionnalités requises (par exemple, intégrations, flux de travail multiples et complexes, image de marque, etc.), un projet d’intranet peut prendre entre 3 et 6 mois pour une petite entreprise et jusqu’à 1 ou 2 ans pour une grande société. L’analyse des besoins, la personnalisation, les tests et la mise au point sont autant d’étapes du processus de mise en œuvre.
Considérations budgétaires
Les intranets prêts à l’emploi sont moins coûteux que les intranets personnalisés, car ils ne nécessitent pas de personnalisation coûteuse.
Le développement d’un intranet personnalisé demande plus de temps et d’expertise. Les développeurs adaptent une solution aux besoins spécifiques d’une entreprise, ce qui rend ce type d’intranet coûteux. Les intranets personnalisés peuvent coûter entre 30 000 et 250 000 dollars, selon les conditions.
Pertinence des fonctionnalités
Dans cette catégorie, les intranets personnalisés triomphent. Une solution personnalisée possède des fonctionnalités uniques car elle est créée en fonction des spécificités de l’entreprise (taille, secteur d’activité) et de ses besoins sociaux et professionnels. Ces intranets n’ont pas beaucoup de fonctionnalités, seulement celles qui apportent de la valeur à l’entreprise.
Les intranets préconstruits ont un ensemble limité de fonctionnalités. Par exemple, ils ne disposent pas d’outils d’analyse et de recherche avancés, qui sont essentiels pour les entreprises, et vous devrez donc faire appel à des logiciels tiers pour combler ces lacunes.
Prix abordable
De nombreux intranets préconstruits permettent aux travailleurs à distance de se connecter. En outre, la plupart des solutions intranet en boîte sont dotées d’un accès mobile par défaut, ce qui les rend idéales pour travailler à tout moment et depuis n’importe quel endroit.
Il est également possible de créer des intranets adaptés aux mobiles. En revanche, l’optimisation multi-appareils d’un intranet personnalisé nécessite un travail de développement important : l’infrastructure informatique doit prendre en charge l’accès à distance et l’interface utilisateur doit être conçue et codée en conséquence.
Adaptabilité
Les intranets personnalisés sont construits avec une architecture évolutive afin de garantir que la solution s’adapte à l’augmentation du nombre d’utilisateurs, de contenus et d’utilisateurs simultanés. Tout cela laisse de la place à l’expansion de l’intranet, ce qui est essentiel pour les grandes entreprises et les PME désireuses de se développer. Les intranets prêts à l’emploi ne disposent pas d’une architecture évolutive, ce qui entraîne des problèmes de performance tels que des temps de réponse plus longs lorsque le nombre d’utilisateurs de l’intranet ou la charge de travail augmentent.
Adoption par les utilisateurs
Avant d’être mis à la disposition des utilisateurs, les intranets prêts à l’emploi ont fait l’objet de nombreux tests bêta et d’améliorations. Ils disposent d’une interface facile à utiliser, simple et intuitive. Ils ne nécessitent qu’une formation minimale, ce qui facilite et accélère l’adoption par les utilisateurs.
Les intranets personnalisés sont souvent mis en œuvre dans l’environnement numérique d’une entreprise avant d’avoir fait leurs preuves auprès de nombreux utilisateurs. Leur complexité nécessite une formation approfondie des utilisateurs ainsi qu’une optimisation permanente de l’interface utilisateur et de l’interface graphique. En outre, l’évolution d’un intranet par le biais d’un développement itératif nécessite plus de temps et d’efforts pour maîtriser les nouvelles fonctionnalités.
Droits de propriété
Un intranet personnalisé n’appartient qu’à une seule personne. Un intranet personnalisé possède une marque distincte qui le différencie de la concurrence, promeut ses valeurs et ses objectifs et encourage la participation des utilisateurs. Un intranet personnalisé contribue au développement de la culture d’entreprise, ce qui est particulièrement important pour les entreprises internationales disposant de plusieurs bureaux et équipes répartis dans le monde entier.
Les solutions intranet préfabriquées ne sont pas rares et de nombreuses entreprises les utilisent. En outre, comme les intranets prêts à l’emploi n’ont pas d’image de marque, ils ne peuvent pas véhiculer la culture d’entreprise et le sentiment d’appartenance à une communauté dans l’ensemble de l’organisation.
La maintenance est essentielle.
Les intranets prêts à l’emploi sont entièrement gérés et entretenus par un fournisseur, qui veille à ce qu’ils soient régulièrement mis à jour. La plupart des solutions intranet prêtes à l’emploi comprennent une assistance 24 heures sur 24, ce qui garantit qu’il n’y a pratiquement pas de temps d’arrêt imprévu. En outre, la gestion d’un tel intranet ne nécessite pas d’équipe interne.
Les propriétaires d’intranets personnalisés doivent soit engager un spécialiste en interne, soit externaliser la maintenance et l’assistance. En raison de la longueur de leur mise en œuvre, ces intranets nécessitent également un remaniement permanent par des spécialistes informatiques qualifiés qui ajoutent de nouvelles fonctionnalités à l’intranet, installent des correctifs de sécurité, corrigent les bogues, améliorent l’interface utilisateur et l’interface graphique, etc.
La sécurité est primordiale.
Les intranets personnalisés offrent un niveau élevé de sécurité pour les données d’une entreprise, car les développeurs veillent à ce que les parties web et les applications personnalisées ne contiennent pas d’erreurs susceptibles d’entraîner des failles de sécurité lors de leur mise en œuvre. Le développement personnalisé implique également de sécuriser un intranet avec des fonctions de sécurité avancées telles que l’authentification à deux facteurs. Par conséquent, pour les secteurs très réglementés comme la santé, les intranets personnalisés sont la meilleure option.
Les intranets prêts à l’emploi, comme tout autre logiciel libre, sont vulnérables au piratage. Ils comportent souvent de nombreux plugins et extensions, ce qui les rend plus vulnérables aux failles de sécurité, car les développeurs d’extensions et de plugins ne sont pas toujours des experts en sécurité.
Faut-il construire ou acheter ?
Nous avons dressé une liste des avantages des deux options d’intranet et créé une liste de contrôle comportant deux groupes de questions qui vous aideront à décider quelle est la meilleure option pour votre entreprise.
Si vous répondez par l’affirmative aux questions suivantes, vous devriez acheter un intranet prêt à l’emploi :
- Votre entreprise est petite ?
- Avez-vous besoin d’un intranet fonctionnel en quelques semaines ?
- Voulez-vous que vos employés reçoivent le strict minimum de formation avant de pouvoir utiliser un intranet de manière efficace ?
- Votre intranet ne doit-il comporter que des fonctions essentielles de productivité et de collaboration ?
Si vous répondez par l’affirmative aux questions suivantes, la création d’un intranet est votre meilleure option :
- Votre entreprise est-elle une petite start-up ou une grande société ?
- Souhaitez-vous que votre intranet reflète l’identité de votre entreprise ?
- Avez-vous des processus de collaboration à plusieurs étapes, interdépartementaux ou autres processus complexes ?
- Avez-vous besoin d’intégrations avec plusieurs systèmes différents ?
Bien entendu, il peut y avoir un mélange de réponses pour l’une ou l’autre liste. En outre, certains aspects, tels que le temps et le coût de mise en œuvre, sont plus critiques que d’autres. Toutes les entreprises, par exemple, ne sont pas prêtes à investir dans un développement d’intranet long et coûteux. Par conséquent, une entreprise doit évaluer ses besoins, les classer par ordre de priorité et prendre la décision appropriée.