Les systèmes de santé font de leur mieux pour faire face à la pression exercée par l’augmentation du nombre de patients, le durcissement des réglementations et la réduction des délais d’exécution. Pour accomplir leurs tâches rapidement et avec précision, les hôpitaux et les cliniques ont besoin de systèmes qui communiquent entre eux et de processus qui ne reposent pas sur des suppositions ou de la paperasserie. Mais en réalité, les tâches administratives trop nombreuses continuent de ralentir le travail. Entre l’enregistrement des patients, la mise à jour des dossiers, les files d’attente pour les rendez-vous, les tâches liées aux assurances et les inventaires, il est facile de perdre le fil ou de dupliquer le travail.
Power Automate offre au personnel de santé une nouvelle façon de travailler. Au lieu de passer d’une plateforme à l’autre et d’une étape à l’autre, cet outil d’automatisation relie les tâches entre elles et élimine les tâches répétitives. Et pour les équipes médicales qui utilisent déjà des plateformes Microsoft telles que SharePoint ou Teams, il s’intègre parfaitement. Vous trouverez ci-dessous un aperçu plus détaillé de la manière dont Power Automate relève les défis quotidiens dans les environnements de soins de santé de Toronto.
Quels sont les goulots d’étranglement administratifs que Power Automate permet de résoudre ?
Chaque jour, les équipes médicales effectuent des dizaines de tâches nécessaires qui prennent du temps. Celles-ci ne sont peut-être pas difficiles, mais sans les systèmes adéquats, elles se retrouvent bloquées dans l’attente d’approbations, de personnes ou de données manquantes. Power Automate aide à faire avancer ces actions en reliant les systèmes entre eux et en déclenchant des étapes lorsque les conditions requises sont réunies.
Voici où cela joue un rôle :
– Enregistrement et admission des patients : au lieu que le personnel saisisse manuellement les données des formulaires dans plusieurs systèmes, Power Automate peut prendre les formulaires soumis et envoyer les données directement vers les dossiers électroniques. Il peut même lancer la création d’identifiants et ajouter des patients à la file d’attente des rendez-vous en fonction du service.
– Planification des rendez-vous et rappels : au lieu que le personnel envoie des e-mails de confirmation ou de suivi, Power Automate s’en charge. Il peut également mettre à jour les calendriers et envoyer des rappels, et en cas d’annulation, il peut rouvrir le créneau de rendez-vous.
– Acheminement des documents pour les approbations et les demandes : des demandes de congé aux commandes d’équipement, les choses s’accumulent souvent en raison de processus obsolètes. Les automatisations permettent de transmettre les formulaires aux services concernés, d’informer les responsables qu’ils doivent les signer et de suivre les décisions sans avoir à envoyer constamment des e-mails.
– Réduction de la saisie manuelle des données : le traitement des demandes de remboursement nécessite souvent les mêmes informations à plusieurs endroits. Power Automate peut extraire les données des systèmes de soumission, les formater correctement et les transmettre au logiciel de comptabilité ou aux dossiers SharePoint avec peu d’intervention de l’utilisateur.
Une clinique a utilisé Power Automate pour rationaliser les demandes de modification de paie. Ce qui nécessitait auparavant des formulaires papier et de longues chaînes d’e-mails est désormais un formulaire unique qui circule entre les services, est enregistré et met à jour les dossiers RH sans délai. La clinique a ainsi gagné plusieurs heures de travail administratif chaque semaine et réduit les erreurs répétitives.
Il ne s’agit pas seulement d’aller plus vite. Il s’agit de donner au personnel plus de temps pour se consacrer à des tâches qui comptent vraiment. Lorsque les processus fonctionnent de manière autonome, tout le monde respire un peu mieux.
Comment Power Automate améliore-t-il les soins prodigués aux patients ?
Une prise en charge de qualité commence par une communication claire et des informations à jour. Power Automate améliore ces deux aspects en éliminant les obstacles qui ralentissent les prestataires. Il permet aux équipes cliniques de se concentrer davantage sur leurs patients et moins sur les tâches numériques.
L’une de ses fonctionnalités les plus utiles est la synchronisation simultanée des dossiers. Prenons le cas d’une infirmière qui met à jour un dossier. Power Automate peut instantanément mettre à jour les mêmes informations sur toutes les plateformes connectées. Ainsi, lorsqu’un autre prestataire consulte le dossier plus tard, il voit les mêmes modifications, sans avoir à saisir quoi que ce soit. Cette amélioration de la précision réduit le risque de confusion et fait gagner du temps aux équipes qui coordonnent les soins aux patients.
Le suivi des médicaments et des fournitures devient également plus facile. Power Automate vérifie les niveaux de stock à partir de divers systèmes, envoie une notification lorsque les fournitures sont faibles et peut même demander des réapprovisionnements automatiques. Ainsi, personne ne risque de constater trop tard une pénurie de fournitures.
Ses fonctionnalités de communication fonctionnent bien avec Outlook et Teams. Si un résultat de test arrive ou si l’attribution d’une chambre doit être modifiée, Power Automate envoie immédiatement une alerte à la personne concernée. Ces petites notifications permettent d’éviter que certaines choses ne passent inaperçues lors d’une journée chargée.
Tout cela permet aux soins humains de prendre toute leur dimension. La technologie doit aider, et non gêner. Les problèmes étant traités discrètement en arrière-plan, les professionnels de santé peuvent se concentrer pleinement sur les personnes qu’ils soignent.
Quel rôle joue Power Automate dans la conformité et la sécurité ?
La conformité est une responsabilité importante dans le secteur médical à Toronto. Les cliniques et les hôpitaux gèrent des dossiers sensibles, privés et protégés par la loi. Power Automate permet aux établissements de mettre en place des flux de travail clairs qui permettent de suivre qui accède à quoi, comment les données sont traitées et quelles actions sont effectuées avec celles-ci.
Sa fonction de journalisation automatique enregistre tout, des autorisations aux téléchargements, avec une piste d’audit claire. Ces journaux aident les équipes internes à se préparer aux enquêtes et à clarifier les activités en cas de litige.
Le routage conditionnel ajoute un contrôle supplémentaire. Les documents ou les formulaires peuvent être déplacés automatiquement en fonction du rôle d’une personne ou de la sensibilité du contenu. Par exemple, les notes de sortie occasionnelles peuvent être placées dans des dossiers partagés standard, mais les données sensibles relatives à la santé comportementale restent réservées à certains utilisateurs.
La sécurité peut également être intégrée directement dans les étapes d’action. Les fichiers peuvent être cryptés automatiquement, les informations personnelles peuvent être expurgées ou une alerte peut être envoyée si des éléments protégés sont inclus dans un e-mail envoyé. Les risques d’erreur humaine sont réduits et l’organisation respecte sa politique sans effort supplémentaire.
Le principal avantage ici est la répétabilité. Avec Power Automate, le personnel n’a pas besoin de se souvenir des règles pour chaque tâche. Le système applique automatiquement les étapes, ce qui donne aux dirigeants l’assurance que les processus respectent à chaque fois les normes légales.
Pourquoi Power Automate est-il avantageux pour la gestion financière dans le secteur de la santé ?
Les hôpitaux et les cliniques sont confrontés à une multitude de tâches financières, allant de la facturation et des assurances aux budgets et aux audits. Ces tâches sont fastidieuses et répétitives, mais la précision est essentielle. Power Automate vous facilite la tâche en reliant les systèmes et en mettant en place des chaînes de tâches automatisées pour gérer efficacement les flux de travail financiers.
Le traitement des assurances est l’un des domaines où l’on perd souvent du temps. Un champ ou un détail manquant sur un formulaire remet tout à zéro. Power Automate vérifie les données, s’assure que rien n’a été oublié et les transmet au logiciel de comptabilité ou au système partenaire sans que le personnel ait à surveiller chaque soumission.
Les budgets en bénéficient également. Une fois les données financières connectées via SharePoint, Excel ou les outils hospitaliers, Power Automate peut créer des rapports programmés, les soumettre aux responsables et émettre des alertes en cas d’activité irrégulière, comme un poste budgétaire dépassé.
Parmi les autres automatisations, on peut citer :
– L’enregistrement quotidien des frais de service à partir des systèmes des patients
– La mise en place d’approbations budgétaires en plusieurs étapes
– L’alerte des RH sur les totaux de paie liés au suivi des équipes
– L’archivage des documents dans des dossiers SharePoint étiquetés
Un laboratoire de Toronto a même rationalisé sa paie de fin de mois. Au lieu de passer des heures à comparer des fichiers Excel et à vérifier les heures de travail du personnel, ils ont laissé Power Automate faire les calculs et repérer les anomalies. Les RH reçoivent le fichier final et les superviseurs sont alertés en cas d’anomalie. Le calcul mensuel ne prend désormais que quelques minutes, et non plus plusieurs jours.
La suppression de ces lenteurs réduit le stress, améliore la qualité des registres et donne aux équipes financières le temps de se concentrer sur des tâches stratégiques plutôt que de simplement rattraper leur retard.
Améliorer l’efficacité dans le secteur médical à Toronto grâce à Power Automate
Power Automate ne vise pas à remplacer les personnes. Il s’agit plutôt de leur permettre de travailler plus intelligemment en éliminant les retards et les frictions liés au travail quotidien. Qu’il s’agisse d’acheminer des formulaires, de mettre à jour des dossiers ou de rappeler au personnel les suivis à effectuer, l’automatisation permet de tout garder sur la bonne voie.
Les tâches s’exécutent plus proprement. Le travail d’équipe s’améliore grâce à la réduction des transferts. Les erreurs diminuent, car moins il y a de points de contact, moins il y a de chances de devoir refaire le travail. Les patients progressent plus rapidement dans le système et bénéficient d’une communication plus claire de la part du personnel.
Les équipes médicales qui utilisent Microsoft 365 ont déjà posé les bases. Power Automate se contente de connecter ce qui existe déjà : SharePoint, Teams, Outlook et Excel, sans avoir à tout recommencer. Cette intégration étroite facilite l’adoption et l’adaptation en fonction des besoins.
Pour les prestataires de soins de santé de Toronto, cela signifie plus de contrôle, des processus plus rapides et moins d’allers-retours. Lorsque le chaos en arrière-plan est réduit, le personnel de première ligne peut fonctionner sans heurts. Et cette clarté se traduit par de meilleurs soins, et pas seulement par un service plus rapide. Les flux de travail ne sont pas seulement accélérés, ils fonctionnent mieux.
Power Automate aide les professionnels de la santé en leur permettant de se concentrer davantage sur ce qui compte vraiment : aider les gens.
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