La plupart des utilisateurs finaux connaissent l’utilisation des dossiers pour « catégoriser » le contenu des bibliothèques de documents SharePoint, mais tous ne connaissent pas les autres options, notamment les ensembles de documents ou l’utilisation des métadonnées ou des types de contenu pour obtenir des résultats de « regroupement » similaires.
Toutes ces options peuvent être utilisées pour classer le contenu d’une bibliothèque de documents. Mais, à part l’option de dossier par défaut, il faut réfléchir à l’objectif réel et à l’expérience de l’utilisateur final pour les trois autres options.
Cet article fournit quelques suggestions sur ce qu’il faut utiliser et quand.
En résumé :
- Utilisez les dossiers la plupart du temps, mais essayez de les limiter (par le biais de la communication avec l’utilisateur final) à deux niveaux maximum. Au-delà, il est préférable de créer une nouvelle bibliothèque.
- Utilisez les ensembles de documents lorsqu’il existe un besoin (réel) de regrouper des documents avec des métadonnées et des contrôles de sécurité supplémentaires. Dans certains cas, les métadonnées peuvent être une meilleure option.
- Utilisez les types de contenu (y compris les ensembles de documents) avec parcimonie et pour des besoins professionnels spécifiques, et pas seulement pour catégoriser les types de documents dans une seule bibliothèque lorsqu’un choix de métadonnées, des conventions de nommage ou des bibliothèques distinctes peuvent donner un meilleur résultat.
- Utilisez les colonnes de métadonnées lorsqu’il est judicieux d’afficher le contenu groupé et filtré par ces métadonnées.
Les bibliothèques de documents sont des agrégations logiques d’enregistrements.
Pour commencer, gardez à l’esprit que les bibliothèques de documents SharePoint sont des agrégations logiques ou des « conteneurs » pour les documents.
Lorsqu’un site SharePoint est associé à une fonction opérationnelle, les bibliothèques de ce site peuvent être associées ou nommées d’après les activités qui produisent des documents.
Du point de vue de la conservation des documents, il n’est généralement pas judicieux de mélanger des documents créés par différentes activités (ce qui n’est pas rare dans la bibliothèque SharePoint « Documents » par défaut, notamment dans le site attaché à une équipe dans MS Teams).
Les contrôles d’accès et la conservation des documents sont beaucoup plus difficiles à gérer dans des bibliothèques uniques qui contiennent des documents créés par plusieurs activités professionnelles différentes.
La bibliothèque étant le conteneur logique, toute option utilisée pour catégoriser ou fragmenter le contenu d’une bibliothèque – qu’il s’agisse de métadonnées, de types de contenu, de dossiers ou d’ensembles de documents – est similaire à un séparateur dans un dossier à levier. Idéalement, l’ensemble du contenu de la bibliothèque de documents devrait contenir des documents portant sur le même sujet.
Métadonnées
Le contenu d’une bibliothèque de documents peut être catégorisé à l’aide de métadonnées.
Les sites SharePoint disposent de métadonnées plus ou moins illimitées qui peuvent être appliquées au contenu des bibliothèques de documents. Toutes les bibliothèques de documents comprennent les champs de métadonnées par défaut « Nom » et « Titre » ainsi que des métadonnées générées par le système.
SharePoint comprend également le service de métadonnées gérées (MMS) qui permet la création d’un ensemble centralisé de termes de métadonnées hiérarchiques, basés sur des taxonomies et des thésaurus, accessibles à tous les sites.
Microsoft a annoncé en avril 2020 qu’elle modernisait le service de métadonnées gérées (MMS) de SharePoint et que les mises à jour « seront essentielles pour offrir une nouvelle valeur ajoutée au projet Cortex plus tard cette année » (2020).
Pour ajouter des métadonnées à une bibliothèque de documents, il faut soit (a) les ajouter via un type de contenu qui contient une ou plusieurs colonnes de site, soit (b) les créer comme une colonne de bibliothèque « locale ». Ces deux options peuvent être liées au métadonnées gérées (MMS).
Une fois que les métadonnées ont été ajoutées, les documents peuvent être regroupés dans une vue en fonction des métadonnées. Dans l’exemple ci-dessous, ils sont regroupés par la colonne de métadonnées de choix « Type de document« .
Les avantages de l’utilisation des métadonnées sont les suivants :
- Possibilité de s’appuyer sur les termes globaux définis dans le MMS.
- Possibilité de regrouper et de filtrer le contenu, ce qui est particulièrement utile dans les bibliothèques ayant beaucoup de contenu. Notez que certaines colonnes, notamment celles qui utilisent des termes du MMS, ne peuvent pas être regroupées.
- Prise en charge de plusieurs vues prédéfinies qui peuvent remplacer la recherche (particulièrement utile depuis que la recherche à facettes a été dépréciée).
- Prise en charge des exigences en matière d’archivage.
- Prise en charge de la recherche.
Les inconvénients de l’utilisation des métadonnées concernent la facilité d’utilisation et la synchronisation.
- Les utilisateurs finaux n’aiment généralement pas ajouter plus de deux éléments de métadonnées lorsqu’ils téléchargent un document.
- Les utilisateurs finaux ne comprennent généralement pas la catégorisation ou le regroupement par métadonnées (mais les vues prédéfinies ne semblent généralement pas les déranger).
- Les colonnes de métadonnées ne sont pas visibles dans les bibliothèques qui sont synchronisées avec l’Explorateur de fichiers.
- Si une colonne de métadonnées est obligatoire, la bibliothèque synchronisée devient en lecture seule.
- Les métadonnées globales définies dans le SGM peuvent ne pas convenir à tous les secteurs de l’entreprise. Nous avons constaté que même un simple ensemble de termes définissant le « Type de document » (par exemple, « Réunions », « Agenda ») variait au sein de l’organisation.
Cas d’utilisation suggéré:
- Utilisez les colonnes de métadonnées pour catégoriser les documents (et le MMS) uniquement lorsque cela répond à un besoin métier spécifique, et non par défaut. Par exemple, une bibliothèque de documents pour les politiques organisationnelles qui répertorie chaque politique (ou groupe de politiques et de procédures) via le champ de métadonnées » Nom de la politique « . Les métadonnées peuvent être utilisées pour décrire les politiques et les documents associés, et les classer de plusieurs façons. Il est peu probable que les utilisateurs finaux aient besoin de synchroniser cette bibliothèque. Cette méthode permet également d’établir des références croisées entre des politiques connexes, notamment à l’aide de liens.
Types de contenu
Les types de contenu sont une composante fondamentale de SharePoint et sont utilisés pour définir le contenu.
SharePoint a longtemps inclus le concept d’un « Content Type Hub » où, en théorie, tous les types de contenu sont centralisés. Ce concept sera remplacé dans un avenir proche par la nouvelle option « Galerie des types de contenu », accessible depuis le portail SharePoint Admin.
Tous les types de contenu dérivent du type de contenu supérieur « System » qui est utilisé pour définir le type de contenu « Item » qui, à son tour, définit le type de contenu « Document ».
Chaque bibliothèque de documents SharePoint comprend (a) le type de contenu « Document » par défaut avec deux colonnes de métadonnées « Titre » et « Nom » et (b) le type de contenu « Dossier » par défaut. Elles comprennent également le type de contenu « Ensemble de documents » lorsque celui-ci est activé en tant que fonctionnalité du site.
Les nouveaux types de contenu sont créés à partir de la zone des paramètres du site de chaque site SharePoint, mais ils doivent être ajoutés à une bibliothèque en autorisant d’abord les types de contenu (à partir de Paramètres de la bibliothèque – Avancés), puis en les ajoutant à partir de « Types de contenu de site existants ». Ce processus inclut les ensembles de documents qui sont abordés ci-dessous.
Étant donné leur relation directe avec les métadonnées, on peut avoir tendance à vouloir créer beaucoup de types de contenu chaque fois que des métadonnées supplémentaires sont nécessaires et à appliquer plusieurs types de contenu personnalisés à une seule bibliothèque de documents pour définir un type de contenu alors que d’autres options, comme un choix de métadonnées ou même des dossiers, pourraient mieux fonctionner.
Dans la capture d’écran ci-dessous, la colonne bibliothèque indique le type de contenu pour l’objet particulier. Cette colonne peut être regroupée dans une vue, ce qui permet d’afficher différents types de contenu dans la bibliothèque.
Les avantages de l’utilisation des types de contenu sont les suivants :
- Aide à définir le contenu grâce à l’utilisation de métadonnées.
- Peut inclure un document modèle qui peut utiliser les métadonnées appliquées à l’élément. Par exemple, ajouter automatiquement les métadonnées dans le corps d’un document Word en tant que contrôle de contenu.
Les points négatifs de l’utilisation des types de contenu sont les suivants :
- Il peut y avoir trop de types de contenu.
- Les utilisateurs finaux n’aiment pas avoir à choisir un type de contenu, surtout si le seul but apparent est de définir un type de document (par exemple, « Réunions » ou « Agenda »). Dans ce cas, une simple colonne de métadonnées serait suffisante OU utilisez plutôt les conventions de dénomination des documents.
- Les utilisateurs finaux n’aiment pas ajouter des métadonnées après avoir choisi un type de contenu.
- Si une colonne du type de contenu est obligatoire, la bibliothèque synchronisée deviendra en lecture seule.
Cas d’utilisation suggéré:
- Une bibliothèque de documents qui est utilisée pour soutenir un objectif commercial spécifique où il est nécessaire de définir un ou plusieurs documents à l’aide de métadonnées supplémentaires, et où un modèle de document prédéfini est requis. Par exemple, une bibliothèque de documents utilisée pour stocker les accords des clients sur la base d’un modèle. Pour chaque contrat client, il est nécessaire de capturer certaines métadonnées (nom du client, adresse, téléphone, etc.) qui seront ensuite remplies automatiquement dans le modèle de contrat.
Séries de documents
Les ensembles de documents sont comme un super-dossier : ils se comportent comme des dossiers normaux mais ont beaucoup plus de fonctionnalités.
Comme indiqué ci-dessus, les ensembles de documents doivent être activés en tant que fonctionnalité avant d’apparaître dans la liste des types de contenu disponibles. Une fois qu’ils sont activés et que l’option « Autoriser la gestion des types de contenu » est activée dans les paramètres de la bibliothèque (sous « Avancé »), ils peuvent être ajoutés à une bibliothèque de documents à partir de la liste des types de contenu disponibles.
Les ensembles de documents peuvent être très utiles lorsqu’il faut (a) un identifiant unique pour un dossier à l’intérieur d’une bibliothèque, (b) des métadonnées supplémentaires pour aider à définir un groupe de documents et (c) des contrôles d’accès qui peuvent être différents de ceux de la bibliothèque. (Remarque : cette dernière option est également possible avec les dossiers, voir ci-dessous).
Les ensembles de documents peuvent sembler attrayants pour les secteurs d’activité qui souhaitent catégoriser le contenu d’une bibliothèque de documents (par exemple, chaque ensemble de documents contient une politique, des procédures, des formulaires, etc. À l’inverse, elles peuvent s’avérer très utiles s’il existe une véritable nécessité de restreindre l’accès à l’information.
Les ensembles de documents sont visibles dans la capture d’écran ci-dessus concernant les types de contenu. Lorsqu’ils sont ajoutés à une bibliothèque de documents, ils sont visibles dans le menu « Nouveau », comme indiqué ci-dessous :
Les avantages des ensembles de documents sont les suivants :
- Ils peuvent avoir un ID unique (basé sur l’ID du document activé dans la bibliothèque) ; l’ID du document est le même que celui utilisé pour les documents.
- Des métadonnées peuvent être ajoutées automatiquement au corps des documents modèles (via des contrôles de contenu) stockés dans des types de contenu de document liés à l’ensemble de documents.
- Elles peuvent être utilisées pour restreindre l’accès.
Les inconvénients des ensembles de documents sont les suivants :
- Peuvent rendre plus difficile la recherche d’informations, surtout s’il y en a plus d’une trentaine dans une bibliothèque.
- Les recherches peuvent ne retrouver qu’un seul document. Elle ne permettra pas non plus de retrouver le jeu de documents. Il peut y avoir d’autres documents connexes.
- Peut être plus difficile à remplacer par d’autres options en raison de la relation entre les ensembles de documents et les types de contenu de documents liés.
- Dans les bibliothèques de fichiers synchronisées, les ensembles de documents apparaissent comme des dossiers. Pour cette raison, il est recommandé que toute bibliothèque utilisant des ensembles de documents comprenne au moins une colonne obligatoire pour rendre la version synchronisée en lecture seule. Idéalement, les utilisateurs finaux ne devraient pas avoir besoin de synchroniser ces bibliothèques.
Cas d’utilisation suggéré:
- Les ensembles de documents sont un bon moyen de regrouper les documents relatifs aux clients ou aux employés dans une seule bibliothèque, en particulier lorsqu’il est nécessaire de restreindre l’accès entre les ensembles de documents. En ce sens, les ensembles de documents fonctionnent comme des « sous-fichiers » dans une bibliothèque. Par exemple, le responsable « Jim » peut avoir besoin de voir cinq ensembles de documents, tandis que le responsable « Mary » peut avoir besoin d’en voir huit autres. Aucun des deux ne pourra voir les autres fichiers lorsqu’il accédera à la bibliothèque.
- Dans les petites organisations, un site SharePoint peut inclure une bibliothèque appelée « Projets », avec un ensemble de documents par projet. Les organisations plus grandes pourraient avoir une bibliothèque par projet, et les organisations encore plus grandes pourraient avoir un seul site SharePoint (peut-être basé sur un groupe Microsoft 365) par projet.
Dossiers
Presque tout le monde sait ce que sont les dossiers et comment ils sont utilisés. Chaque bibliothèque de documents SharePoint offre la possibilité de créer des dossiers. Lorsqu’ils sont synchronisés avec l’explorateur de fichiers, les utilisateurs finaux peuvent également créer des dossiers.
Il est possible d’empêcher la création de dossiers dans SharePoint via l’option Paramètres de la bibliothèque – Avancé – Dossiers, mais cette option ne doit être appliquée que dans des circonstances exceptionnelles.
Il est également possible d’afficher tout le contenu d’une bibliothèque sans dossiers en modifiant la vue (ou en créant une nouvelle vue « Sans dossiers ») et en changeant l’option dans la section « Dossiers » de « Afficher les éléments dans les dossiers » à « Afficher tous les éléments sans dossiers ». Il n’est pas rare de constater, lorsque la vue sans dossiers est affichée, de voir moins de documents que de dossiers. C’est parfois un bon moyen pour les administrateurs de démontrer l’avantage d’utiliser plutôt des colonnes de métadonnées.
Les points positifs de l’utilisation des dossiers sont les suivants :
- Tout le monde sait comment les utiliser.
- Ils peuvent être créés à partir de l’explorateur de fichiers.
Les points négatifs de l’utilisation des dossiers sont notamment les suivants :
- Trop de dossiers et de niveaux.
- Les dossiers qui répètent d’autres mots précédents dans le chemin URL, notamment le nom du site et de la bibliothèque.
- Les dossiers d’un seul mot
- Dossiers avec des permissions uniques.
- Les dossiers conviennent mieux aux bibliothèques de documents simples. Il est bon d’informer les utilisateurs finaux de la limite de 400 caractères et de leur suggérer de créer de nouvelles bibliothèques si les dossiers portent clairement sur des sujets totalement différents (à moins qu’il ne s’agisse d’un niveau très bas). Par exemple, ne mélangez pas dans une même bibliothèque des documents concernant des réunions, des politiques ou des listes de personnel.
- Remarque: Essayez d’éviter d’utiliser des autorisations uniques sur les dossiers. Si des autorisations uniques sont vraiment nécessaires, créez une bibliothèque distincte.
Utiliser les quatre options (ou un mélange des quatre)
- Dossiers
- Des colonnes de métadonnées supplémentaires, qui peuvent être utilisées pour regrouper le contenu dans des vues sans dossier.
- Ajout de types de contenu, y compris des ensembles de documents avec des métadonnées ajoutées.
Soyez simple
Si vous essayez de catégoriser les enregistrements de manière logique, il est bon de rester simple et de ne déployer que l’option ou les options qui répondent le mieux aux besoins de l’entreprise.
- Les dossiers sont la meilleure solution pour la plupart des utilisateurs finaux qui interagissent avec une bibliothèque, notamment via l’explorateur de fichiers. Limitez l’utilisation de métadonnées supplémentaires, par exemple « Type de document », en gardant à l’esprit que les métadonnées ajoutées ne sont pas (encore) visibles dans les bibliothèques synchronisées avec l’explorateur de fichiers.
- Utiliser les métadonnées pour créer des vues en lecture seule des enregistrements ou d’autres contenus stockés dans une bibliothèque (par exemple, les politiques), et un petit groupe de personnes est responsable de ces métadonnées. L’utilisation de métadonnées pour regrouper le contenu de cette manière peut être meilleure que l’utilisation de dossiers ou d’ensembles de documents. Gardez à l’esprit que toutes les colonnes (y compris celles du MMS) ne peuvent pas être regroupées dans des vues, mais qu’elles peuvent être filtrées.
- Utilisez des types de contenu personnalisés, notamment des ensembles de documents, lorsqu’il est nécessaire d’ajouter des métadonnées spécifiques aux enregistrements (et de les utiliser dans des modèles), ou de les regrouper dans des « sous-fichiers » dans une bibliothèque de documents. Les dossiers peuvent être utilisés dans les ensembles de documents pour catégoriser davantage le contenu.
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