Les équipes du secteur public gèrent un flux constant de documents, tels que des demandes de subventions, des rapports internes, des contrats de fournisseurs et des documents de planification budgétaire. Lorsque ces fichiers ne sont pas stockés de manière cohérente ou organisée, cela fait perdre du temps au personnel, augmente le nombre de suivis manuels et accroît le risque d’étapes manquées. De nombreuses organisations utilisent encore des dossiers dans des outils tels que SharePoint, pensant qu’il s’agit du moyen le plus simple de gérer des fichiers partagés. Mais cette approche devient rapidement encombrante, en particulier lorsque plusieurs équipes et flux de travail sont impliqués.
Alors que de plus en plus de villes et d’organismes publics s’efforcent d’améliorer la gestion de leurs processus internes, SharePoint reste une plateforme essentielle. Mais la façon de l’utiliser fait toute la différence. Au lieu de s’appuyer uniquement sur les dossiers, la construction avec des métadonnées aide les équipes à trouver, trier et gérer les fichiers d’une manière beaucoup plus stratégique. Les bureaux du secteur public de Montréal constatent déjà de meilleurs résultats grâce à ce changement. Voici pourquoi cela est important et comment les équipes y parviennent.
Pourquoi les dossiers ne sont-ils pas la solution idéale pour la gestion des documents dans SharePoint ?
Les dossiers dans SharePoint semblent bien fonctionner, jusqu’à ce qu’ils prennent de l’ampleur. Qu’il s’agisse d’un dossier de brouillon en expansion, de contenu dupliqué ou de limitations d’accès, les problèmes apparaissent rapidement.
Voici comment les dossiers ne sont pas à la hauteur :
– Recherche limitée : Si quelqu’un ne se souvient pas du nom ou de la structure exacte du dossier, il finit par cliquer sur plusieurs couches en essayant de deviner où se trouve un fichier. Même avec la barre de recherche de SharePoint, il est difficile de localiser quelque chose d’enfoui dans des dossiers imbriqués, à moins que l’étiquetage par mot-clé ne soit utilisé correctement.
– Risque de duplication : Les fichiers sont souvent dupliqués à différents endroits parce que les utilisateurs les téléchargent dans plusieurs dossiers pour différentes équipes. Cela crée une certaine confusion quant à la version la plus récente et entraîne des retouches.
– Problèmes d’accès : La sécurité au niveau des dossiers limite la flexibilité. Supposons qu’un employé ait besoin d’un seul document dans un dossier restreint. Pour y accéder, les administrateurs doivent soit relâcher la sécurité, soit créer une copie séparée, ce qui limite le contrôle.
– Structure verrouillée : Un système de dossiers impose une vue unique des documents. Or, dans les projets publics, un même document peut concerner plusieurs services ou objectifs. Un dossier ne reflète pas ces différents niveaux.
Imaginez une équipe gérant un projet d’infrastructure mené par la ville. Un service publie des rapports environnementaux dans son dossier. Les contrats d’un autre magasin sont en cours de passation. Un troisième s’occupe des avis de la communauté. Si quelqu’un veut trouver tout ce qui est lié à une phase particulière du projet ou à une demande d’audit, il devra demander autour de lui ou fouiller manuellement. Cela fait perdre du temps et crée des angles morts.
Dans le secteur public, où les délais sont fixés par les échéances gouvernementales et où la précision n’est pas négociable, un système de dossiers désordonné ralentit tout.
Qu’est-ce que les métadonnées dans SharePoint ?
Les métadonnées sont simplement des informations supplémentaires qui expliquent le contenu d’un fichier. Dans SharePoint, elles sont ajoutées par le biais de champs ou de colonnes personnalisés qui attachent des détails descriptifs à chaque document. Cela ressemble à l’utilisation d’onglets ou d’étiquettes de couleur dans les dossiers physiques, mais en plus intelligent et plus facile à trier numériquement.
Voici ce que cela pourrait donner en pratique. Au lieu d’enregistrer un contrat dans un dossier intitulé « Rapports Q3 », vous pouvez étiqueter le document avec ce type de champs :
– Type de document : Type de document : Contrat
– Département : Achats
– Nom du projet : Amélioration des transports en commun, phase 2
– État d’avancement : Final
– Date de création : Août 2025
Grâce aux métadonnées, ce fichier devient instantanément accessible à partir des filtres de recherche de n’importe quel service. Même si un utilisateur ne connaît pas le titre complet ou l’emplacement du document dans la bibliothèque, il peut obtenir tous les documents portant la mention « Final » pour ce projet ou tous les contrats en cours de passation. Pas besoin de courir après les chemins. Juste des catégories claires.
Les organismes publics de Montréal ont des programmes et des structures de rapport uniques. Les métadonnées facilitent l’adaptation des étiquettes de documents telles que » District « , » Année du programme » ou » Conformité juridique « , de sorte que le tri reflète la logique commerciale utilisée en interne. C’est dans cette flexibilité que les métadonnées commencent à montrer leur force.
Elles permettent à un document d’apparaître dans plusieurs vues filtrées sans être dupliqué. Par exemple, un rapport marqué à la fois sous Finance et Urban Housing peut apparaître sur les tableaux de bord des deux départements, mais il s’agit toujours d’un seul fichier. Cela permet un meilleur contrôle des versions, une collaboration plus fluide et une conformité rationalisée.
Comment les métadonnées améliorent-elles la gestion des documents dans le secteur public ?
Lorsque les métadonnées sont implémentées dans SharePoint, les tâches quotidiennes s’accélèrent. Pour les organisations du secteur public qui jonglent avec de multiples obligations et audits, cela donne à chacun plus de marge de manœuvre – et plus de précision.
Les fonctions de recherche deviennent beaucoup plus utiles. Grâce aux filtres mis en place, les employés n’ont plus besoin de se souvenir de structures de dossiers complexes. Vous voulez retrouver tous les dossiers de subventions approuvés au cours de l’exercice précédent ? Il suffit de sélectionner des étiquettes telles que « Type de document : Subvention » et « Statut : Approuvé ». Vous pouvez même restreindre la recherche par département ou par trimestre. Cela permet d’accélérer les rapports, les examens annuels et les demandes d’informations.
Les autorisations sont également améliorées. Au lieu d’une visibilité basée sur les dossiers, vous pouvez mettre en place des vues filtrées liées aux valeurs des métadonnées. Un membre du personnel peut ne voir que les documents marqués comme « Draft » et « HR », tandis qu’un autre ne peut voir que les fichiers « Legal » marqués comme « Approved ». Les documents proprement dits se trouvent dans le même espace, mais l’accès basé sur les rôles permet de sécuriser l’ensemble et de simplifier la navigation.
Les flux de travail constituent une autre grande victoire. En connectant SharePoint à Power Automate, vous obtenez une automatisation basée directement sur les métadonnées. Par exemple, un fichier marqué « Pending Approval » (en attente d’approbation) peut être automatisé :
– Un fichier marqué « En attente d’approbation » déclenche l’examen d’un responsable.
– Un rapport final est automatiquement copié dans une archive.
– Un enregistrement de risque marqué « Haute priorité » envoie une alerte en temps réel à l’équipe chargée de la conformité.
Ces automatisations permettent d’économiser des heures de travail administratif dans tous les domaines. Elles permettent également de savoir où se situent les documents dans un processus, ce qui réduit les étapes oubliées, les fils de courriels empilés et les erreurs de communication entre les équipes municipales et les organismes provinciaux.
Pour le secteur public montréalais, cette fiabilité est plus importante que la technologie qui la sous-tend. Il s’agit d’assurer la synchronisation des opérations tout en gérant les lourdes charges de papier et les flux de travail axés sur les politiques.
Comment mettre en œuvre les métadonnées dans SharePoint pour les projets du secteur public
Le déploiement des métadonnées dans SharePoint ne nécessite pas une refonte complète de l’informatique, mais il implique une planification en amont. Commencez par discuter avec les équipes pour déterminer quels sont les fichiers couramment utilisés et quels sont les détails que les gens recherchent lorsqu’ils ne trouvent pas quelque chose.
Une fois ces éléments définis, les étapes se présentent comme suit :
1. Identifier les catégories de documents : Les types les plus courants sont les rapports d’audit, les contrats, les avis juridiques, les approbations de subventions et les mémoires des parties prenantes.
2. Définir les bons champs de métadonnées : Des champs tels que le statut, le département, la date de création, la phase du projet ou l’année fiscale permettent de séparer et d’organiser les fichiers.
3. Créez des colonnes de site et des types de contenu : Ces outils de configuration dans SharePoint aident à maintenir la cohérence entre les bibliothèques, de sorte que les métadonnées sont uniformes lorsqu’elles sont appliquées.
4. Créez des vues personnalisées : Une fois que les champs sont en place, créez des vues personnalisées comme » Soumissions en attente » ou » Rapports par département » que le personnel peut utiliser immédiatement.
5. Automatisez avec Power Automate : Mettez en place des règles liées à des balises spécifiques lorsque c’est nécessaire. Par exemple, « Envoyer aux archives si le statut = final et la date de création > 6 mois ».
6. Formez le personnel à l’aide de conseils rapides : Montrez des exemples de balisage en place, incluez des étapes de balisage dans le processus de téléchargement et répondez aux questions lorsqu’elles se posent.
7. Réexaminez les métadonnées tous les trimestres : Vérifiez quels champs sont utilisés, lesquels ne le sont pas, et ajustez-les en fonction du retour d’information réel et des changements dans la structure de l’équipe ou des besoins en matière de rapports.
Il est tentant de dresser une longue liste d’options de balises, mais la simplicité l’emporte. Utilisez des menus déroulants et limitez les champs ouverts pour que le balisage reste cohérent. Plus le système de balisage est intuitif, plus les gens sont susceptibles de l’adopter.
Faciliter le contrôle des documents pour les Teams publiques
Lorsque les dossiers cessent d’être la structure principale et que les métadonnées commencent à guider l’utilisation des fichiers, les gens remarquent un réel changement. Ce n’est pas seulement que les documents sont plus faciles à trouver. C’est le fait que, quelle que soit la personne qui rejoint une équipe ou le moment où elle le fait, l’accès et la clarté restent les mêmes.
La collaboration publique dépend de processus cohérents. Si un dossier passe d’un service d’urbanisme à un service juridique, puis à un service d’approvisionnement, il doit être consultable et vérifiable à chaque étape. Les métadonnées permettent de maintenir ce fil conducteur sans ralentir les choses. Les personnes peuvent reprendre là où d’autres se sont arrêtées, et les informations ne disparaissent pas lorsqu’un dossier est renommé ou enterré.
Dans les bureaux publics de Montréal, le changement a déjà commencé. Alors que de plus en plus de services rationalisent leurs cycles d’examen des documents et leurs processus de vérification, les métadonnées s’avèrent être une façon plus intelligente de travailler. SharePoint offre déjà les outils – c’est la mise en place qui apporte une véritable structure. Le balisage ne demande pas beaucoup d’efforts. Mais il apporte de la clarté au moment où l’on en a le plus besoin.
Libérez tout le potentiel de SharePoint pour votre organisation en explorant comment les métadonnées peuvent rationaliser vos processus. Notre objectif d’optimiser la gestion des documents SharePoint peut vous aider à gérer les flux de travail plus efficacement et à garder vos équipes synchronisées. Pour en savoir plus sur la façon de raffiner votre stratégie de gestion de documents et d’améliorer la collaboration au sein des équipes du secteur public à Montréal, communiquez avec Alcero pour vous guider vers un milieu de travail mieux organisé et plus efficace.