La gestion de projets dans le secteur public s’accompagne d’un ensemble unique de défis. Entre les cadres politiques, la coordination des parties prenantes et la gestion de la charge de travail des différents services, les progrès peuvent facilement se ralentir. Les retards et l’inefficacité sont souvent dus à une mauvaise communication et à des informations dispersées. C’est là que l’utilisation intelligente des outils de collaboration devient essentielle, en particulier lorsque vous travaillez déjà dans un environnement Microsoft 365.
Microsoft Teams et SharePoint sont conçus pour fonctionner côte à côte. Teams simplifie la communication, tandis que SharePoint apporte structure et contrôle à la gestion des documents. Ensemble, ils soutiennent les équipes du secteur public à Montréal dans leurs activités quotidiennes et dans le déploiement de projets majeurs. Qu’il s’agisse de plans de développement urbain ou de grands programmes communautaires, Teams et SharePoint aident à mettre de l’ordre, de la rapidité et de la clarté dans la réalisation des projets.
Comment Microsoft Teams peut-il rationaliser la communication ?
Microsoft Teams est plus qu’une application de messagerie. C’est un espace de travail qui prend en charge le clavardage, les réunions, le partage de fichiers, la coordination des tâches et la communication entre les services en temps réel. Pour les organismes de services publics de Montréal, où les services travaillent sur différents sites ou à distance, ce niveau de coordination peut réduire considérablement les retards et la confusion.
Voici comment les équipes du secteur public utilisent Teams pour améliorer la communication :
– Chat et appels vidéo en temps réel : Au lieu d’attendre des réponses dans de longs fils de courriels, le personnel peut envoyer des messages ou passer des appels rapides pour obtenir des réponses rapidement.
– Canaux pour des départements et des projets spécifiques : En organisant les conversations en canaux, chaque sujet ou initiative reste ciblé. Par exemple, les discussions sur les services d’urgence ne se mélangent pas avec les plans de développement du logement.
– Partager des fichiers directement dans les chats : Les documents peuvent être ouverts, modifiés et discutés dans l’écran de discussion ou de réunion, ce qui permet de gagner du temps.
– Outils de réunion en un seul endroit : Teams permet aux réunions de saisir les ordres du jour, les notes, les actions et les enregistrements, le tout attaché au canal dédié d’un projet.
Cette approche connectée aide le personnel des différents services à se sentir mieux informé et impliqué de la même manière, qu’il se trouve dans un immeuble de bureaux de la ville ou qu’il travaille à distance.
Quels sont les avantages de SharePoint pour la gestion des documents ?
Là où Teams rassemble les gens, SharePoint garde leurs documents en sécurité, consultables et structurés. Chaque projet du secteur public implique sa part de paperasserie – approbations budgétaires, projets de politiques, formulaires d’approvisionnement et contrats. SharePoint permet d’héberger ces fichiers et d’attribuer l’accès approprié en fonction des besoins de chaque équipe.
Voici comment SharePoint soutient le secteur public :
– Stockage centralisé : Chaque service dispose de sites et de bibliothèques contrôlés pour stocker les documents dans un espace sécurisé et accessible.
– Suivi des versions : Si un fichier est modifié par erreur ou doit être revu, l’historique des versions permet une récupération rapide ou un retour à des versions antérieures.
– Contrôle des autorisations : Définissez qui peut consulter, commenter ou modifier le contenu, ce qui facilite la gestion des départements sensibles tels que les finances, le service juridique ou les ressources humaines.
– Intégration avec Forms et Power Automate : SharePoint peut automatiser les soumissions de formulaires et les flux de travail afin d’accélérer le processus d’approbation des documents.
Par exemple, une équipe municipale de santé qui coordonne la construction d’une nouvelle installation peut stocker les horaires, les plans architecturaux, les demandes de financement et les permis dans un site SharePoint dédié. Tout le monde accède aux fichiers actualisés à partir de Teams sans changer d’outil, ce qui accélère les décisions et assure la transparence.
SharePoint fonctionne comme un dossier principal. Même lorsque les membres de l’équipe changent, que les délais évoluent ou que le projet s’étend sur plusieurs phases, tout est suivi dans un seul et même endroit.
Comment intégrer Microsoft Teams et SharePoint pour la gestion de projet ?
Pour réunir Microsoft Teams et SharePoint, il faut d’abord structurer l’environnement de travail en fonction du mode de fonctionnement de votre équipe. Microsoft 365 connecte déjà ces outils en coulisses, mais ils sont encore plus performants lorsqu’ils sont conçus avec intention.
Commencez par organiser les canaux Teams avec les sites SharePoint correspondants. Chaque projet ou département doit avoir son propre espace dédié dans les deux outils. La bibliothèque de documents SharePoint peut être affichée dans l’onglet Fichiers de chaque canal Teams, ce qui permet de synchroniser la communication et les documents.
À partir de là, utilisez Power Automate pour accélérer le travail répétitif. Voici quelques exemples de flux
– Déclenchement d’alertes dans Teams lorsque des documents sont téléchargés
– Créer des chaînes de révision et d’approbation des documents
– Envoi de courriels lorsqu’un membre de l’équipe accomplit une tâche dans SharePoint
Chacune de ces actions réduit les mises à jour manuelles et permet aux projets d’avancer sans courriels de suivi ni feuilles de calcul déconnectées.
Prenons l’exemple d’une équipe de travaux publics qui s’occupe des contrats d’entretien des routes. Grâce à un flux personnalisé, elle peut numériser les contrats signés dans SharePoint, les attribuer automatiquement à un chef de projet et enregistrer la mise à jour du statut dans une liste de suivi. Pas d’appels téléphoniques supplémentaires ou de dossiers égarés – tout se passe en coulisses.
Lorsque les outils fonctionnent ensemble sur la base de vos opérations, ils ne se contentent pas de soutenir vos projets, ils font partie intégrante de la manière dont vous gérez les résultats.
Quelles sont les meilleures pratiques pour l’utilisation conjointe de Microsoft Teams et SharePoint ?
Après l’installation, l’étape suivante est l’adoption. Faire en sorte que l’équipe utilise bien ces outils permet de maintenir une collaboration efficace et d’éviter l’encombrement. La mise en place de processus et leur adaptation régulière aux retours d’expérience permettront de tirer le meilleur parti de Teams et de SharePoint.
Ce qui a fonctionné pour les bureaux de Montréal :
– Définir des règles de communication : Faites de Teams le lieu des discussions rapides et des mises à jour sur les projets. Organisez des discussions plus approfondies dans des fils de discussion ou des réunions planifiées.
– Veillez à la cohérence des conventions de dénomination : Utilisez des noms standard pour les fichiers, les bibliothèques et les dossiers, ce qui facilite la recherche et le tri sur toutes les plateformes.
– Faites le ménage régulièrement : Désignez une personne chargée d’archiver les documents inutilisés dans SharePoint et de fermer les canaux Teams inactifs.
– Proposez une formation continue : Proposez de courtes sessions de formation lorsque de nouvelles fonctionnalités sont mises en place. La sensibilisation stimule l’utilisation et évite les erreurs.
– Recueillir et utiliser le retour d’information : Laissez les équipes suggérer de petites améliorations. Cela permet au système de rester pertinent et d’en développer l’appropriation.
Inspirez-vous d’un service de logement qui a créé des modèles SharePoint pour les plans récurrents. Associés à un onglet Teams partagé, ces modèles ont permis de maintenir l’alignement même lorsque de nouvelles personnes ont rejoint le projet en cours de route.
N’oubliez pas que les bons outils ne corrigent pas les processus défaillants. Mais bien utilisés, ils soutiennent et renforcent ce qui fonctionne déjà.
Améliorer la gestion de projet avec les solutions d’Alcero
Pour les équipes du secteur public à Montréal, le succès dépend souvent de la façon dont les personnes, les documents et les flux de travail se connectent. Avec des décennies d’expérience dans la mise en place de systèmes Microsoft Teams et SharePoint, Alcero se concentre sur l’adaptation de ces outils aux besoins de votre organisation, et non l’inverse.
Nous comprenons les défis que représentent les approbations multi-départementales, les échéanciers rigides et les exigences de conformité. C’est pourquoi notre approche comprend l’examen de votre configuration actuelle, la compréhension des processus locaux et la création d’un environnement qui améliore la supervision et la rapidité.
Que votre projet concerne la planification urbaine, les initiatives de santé ou les opérations de sécurité publique, nos solutions personnalisées s’appuient sur des stratégies et des outils testés sur le terrain et qui fonctionnent. Une configuration adéquate permet non seulement de mener à bien les projets dans les délais impartis, mais aussi d’instaurer la confiance entre les équipes internes et les partenaires externes.
Prendre de l’avance avec des outils plus intelligents
Le travail dans le secteur public ralentit rarement. La complexité des projets est attendue et la responsabilité est grande. C’est pourquoi la mise en place des bons systèmes fait la différence. Microsoft Teams et SharePoint, lorsqu’ils sont adaptés aux routines quotidiennes de votre département, deviennent plus que de simples outils numériques – ils deviennent un cadre pour une livraison fiable des projets.
Lorsque le personnel peut communiquer clairement, partager des informations en toute sécurité et suivre les progrès sans délai, il devient plus facile de respecter les délais et les objectifs. Le résultat n’est pas seulement une meilleure organisation, mais aussi une collaboration plus forte entre les bureaux de la ville, les groupes d’entrepreneurs et les administrateurs publics.
Alcero est là pour aider votre équipe à faire de ces outils un élément de votre réussite, et non un fardeau supplémentaire. En utilisant efficacement Microsoft Teams et SharePoint, les projets du secteur public à Montréal peuvent bénéficier de processus plus fluides et d’une meilleure communication.
Vous voulez mieux comprendre comment maximiser vos outils ? Notre expertise dans la mise en place de Microsoft Teams à Montréal permet de s’assurer que vos systèmes sont alignés avec vos objectifs. Alcero est impatient de vous aider à créer des solutions de gestion de projet efficaces qui mènent au succès.