Le travail à distance n’est plus une nouveauté, mais il comporte toujours son lot d’obstacles. Les équipes peuvent se sentir désynchronisées, les documents se perdent et les conversations passent souvent entre les mailles du filet. Ces problèmes sont encore plus évidents dans le secteur des soins de santé, où une communication claire et un accès immédiat à des informations précises sont essentiels à la sécurité des patients et à l’efficacité du flux de travail.
Microsoft 365 rassemble tout en un seul endroit. Il aide les équipes de soins de santé à distance à se connecter, à partager des mises à jour et à travailler en temps réel. Au lieu de passer d’une plateforme à l’autre, les équipes peuvent discuter, planifier, stocker et accéder aux fichiers sous un même toit numérique. Si vous essayez de faciliter la collaboration au sein de votre organisation de soins de santé, cette configuration peut vous permettre d’y parvenir.
Quels sont les outils de collaboration essentiels dans Microsoft 365 for Remote Teams ?
Il existe une poignée d’outils Microsoft 365 qui se distinguent vraiment lorsqu’il s’agit d’aider les équipes de soins de santé à distance à rester organisées, connectées et productives. Il s’agit de composants essentiels qui soutiennent à la fois les opérations quotidiennes et la planification à long terme.
Microsoft Teams agit comme un espace de travail virtuel où les chats, les réunions, le partage de fichiers et les mises à jour rapides se font en un seul endroit. C’est l’outil idéal pour la communication en temps réel, qu’il s’agisse d’un message sur les changements d’équipe ou d’une réunion vidéo pour passer en revue les plans de traitement. Teams aide les travailleurs de la santé à se coordonner sans encombrer les boîtes de réception ni dépendre des conversations de couloir.
SharePoint prend le relais de Teams en offrant un lieu structuré et cohérent pour stocker et collaborer sur des fichiers. Des services tels que les RH ou les opérations cliniques peuvent créer des sites dédiés. Ces sites peuvent héberger toutes sortes de documents, des formulaires d’admission des patients aux manuels de politique générale. Les équipes n’ont plus à fouiller dans les courriels pour trouver la dernière version d’un document.
OneDrive est l’endroit où chaque membre du personnel peut enregistrer ses propres documents, tels que des projets de protocoles ou de présentations. C’est une solution idéale pour les travaux personnels susceptibles d’être partagés ou révisés ultérieurement. Une fois finalisés, ces documents peuvent facilement être déplacés vers une bibliothèque SharePoint pour une utilisation plus large.
Ces outils fonctionnent mieux ensemble que séparément. Lorsqu’ils sont utilisés ensemble, les équipes de soins de santé disposent d’un moyen fiable de maintenir la communication et les dossiers à portée de main, même dans des lieux ou des équipes différents.
Comment optimiser Microsoft Teams pour une meilleure collaboration ?
Microsoft Teams est une solution simple et efficace. Mais quelques modifications de la configuration peuvent le faire passer de l’utile à l’efficace.
Commencez par la façon dont vous l’organisez. Créez des canaux distincts en fonction des rôles ou des projets. Les équipes de soins de santé peuvent créer des canaux intitulés « Résultats de laboratoire », « Horaires de travail » ou « Programmes communautaires ». La segmentation par sujet réduit l’encombrement et aide les gens à trouver ce dont ils ont besoin plus rapidement.
L’ajout de Microsoft Planner à Teams permet d’assurer le suivi des projets au sein de chaque canal. Vous pouvez assigner des tâches, fixer des échéances et gérer des calendriers sans quitter l’application. C’est utile pour préparer les inspections sanitaires ou l’intégration des nouveaux employés, par exemple.
Utilisez les outils de réunion à bon escient. Planifiez des rendez-vous récurrents et respectez-les. Utilisez les notes intégrées et les options d’enregistrement pour ne rien oublier. Les paramètres d’arrière-plan permettent de préserver la confidentialité des appels qui se déroulent dans des environnements occupés ou partagés. La synchronisation des calendriers permet à chacun de savoir ce qui se passe et quand.
Utilisez les mentions pour alerter vos coéquipiers. Les fils de discussion permettent d’organiser les discussions. Les conversations en temps réel permettent de réduire le nombre d’e-mails de suivi et d’accélérer les mises à jour, ce qui est essentiel pour les services d’urgence ou les équipes de soins d’urgence qui travaillent sous pression.
Même dans les petites cliniques, ces méthodes permettent de connecter le personnel administratif, infirmier et de réception, ce qui facilite le fonctionnement de l’ensemble de l’établissement.
Comment SharePoint améliore-t-il la collaboration au sein des équipes à distance ?
Lorsque des services tels que les soins à domicile, les finances et les ressources humaines travaillent dans des espaces ou des villes différents, l’accès partageable et structuré aux fichiers devient plus important. C’est là que SharePoint entre en jeu, non seulement en tant qu’armoire de classement numérique, mais aussi en tant qu’espace de travail partagé.
Commencez par créer des sites pour chaque service important. Les finances peuvent en avoir besoin pour le suivi des factures. Les services cliniques peuvent avoir besoin de leur propre site pour gérer les procédures ou les exigences de conformité. Avec les autorisations adéquates, chaque équipe ne voit que ce qui l’intéresse.
Ne prenez pas l’habitude de créer trop de dossiers imbriqués. Au lieu de cela, mettez en place des balises de métadonnées, telles que « Type de document », « Créé par » ou « Dernière mise à jour ». Les métadonnées réduisent le temps que les gens perdent à chercher des fichiers. Vous pouvez trier ou filtrer les documents en quelques secondes.
L’automatisation ajoute une couche supplémentaire. En utilisant Power Automate en conjonction avec SharePoint, les équipes de soins de santé peuvent créer des flux de travail qui déclenchent des actions. Lorsqu’un document de politique est soumis, une alerte peut être envoyée à un responsable de la conformité. Si un formulaire est téléchargé, il peut automatiquement entrer dans un cycle de révision et d’approbation. Cela permet de réduire les suivis et de respecter les délais.
Organiser votre référentiel de cette façon signifie moins de confusion et moins de questions sur l’endroit où trouver les choses ou sur ce qui nécessite une attention particulière. Dans les équipes de soins de santé qui travaillent 24 heures sur 24, moins de temps perdu en tâches administratives signifie plus de temps consacré aux patients.
Comment garantir une collaboration sécurisée et efficace dans Microsoft 365 ?
La rapidité et la commodité de la collaboration en ligne ne fonctionnent que si les outils sont mis en place de manière sécurisée. Pour les organismes de santé, la protection des données n’est pas seulement une bonne pratique, c’est une nécessité légale et éthique.
Commencez par définir des niveaux d’accès afin que le personnel ne voie que ce dont il a besoin. Les infirmières n’ont pas besoin d’accéder aux dossiers des ressources humaines et les administrateurs de bureau ne doivent pas consulter les dossiers des patients. Les autorisations basées sur les rôles facilitent la gestion.
Appliquez l’authentification multifactorielle à l’ensemble de votre organisation. Si les informations d’identification d’une personne sont volées, la deuxième étape de la connexion protège les informations sensibles. Associez cette mesure à Azure Identity Protection pour surveiller les connexions à partir d’emplacements ou d’appareils inconnus.
Les examens d’accès devraient avoir lieu au moins tous les trimestres. Le personnel va et vient, et si l’accès n’est pas mis à jour, cela crée un risque. Même une ancienne connexion laissée ouverte peut être un point d’entrée pour quelqu’un qui ne devrait pas être dans le système.
Quelques mesures supplémentaires peuvent permettre de verrouiller davantage les choses :
– Appliquez des étiquettes de sensibilité des données pour restreindre le partage des fichiers
– Appliquer des politiques de conservation pour que les fichiers clés restent dans l’entreprise.
– Formez régulièrement vos équipes au phishing, à la manipulation des données et à l’utilisation des applications.
– Utiliser des journaux d’audit pour suivre automatiquement l’activité des fichiers.
La sécurité n’est pas le fruit d’une seule et unique initiative. Elle se développe à partir de mises à jour, d’examens et d’habitudes plus petits et plus fréquents. Lorsque la sécurité fait partie de la culture du lieu de travail, la technologie passe à l’arrière-plan, ce qui permet de se concentrer sur les patients et les résultats.
Aider les équipes de soins de santé à mieux travailler à distance
Microsoft 365 offre aux organismes de santé une structure sur laquelle ils peuvent compter, où que se trouvent les membres de leur équipe. Teams simplifie les discussions et les réunions en temps réel. SharePoint offre un accès contrôlé aux ressources organisées. Power Automate fait avancer les choses en coulisses. Enfin, OneDrive offre aux individus un endroit sûr pour gérer leur travail.
Ces outils ne servent pas uniquement aux services informatiques. Ils soutiennent le travail quotidien des infirmières, des médecins, des responsables et du personnel administratif. Les fichiers sont plus faciles d’accès. Les conversations au sein de l’équipe restent visibles et peuvent être recherchées. Les tâches suivent un processus standard. Tous ces éléments aident le personnel soignant à se concentrer davantage sur le service aux patients et moins sur la navigation dans des systèmes encombrés.
Toutes les configurations ne fonctionnent pas de la même manière dans tous les hôpitaux, cliniques ou centres de soins. Mais la base est solide, et avec la bonne structure et la sécurité en place, la collaboration n’est pas seulement possible, elle devient une seconde nature. Si votre organisation utilise déjà Microsoft 365 mais constate encore des lacunes dans la communication ou des confusions au sujet des documents, il est peut-être temps de repenser la façon dont les choses sont organisées. Ces problèmes peuvent être résolus et, avec l’aide appropriée, votre équipe pourra faire beaucoup plus.
Pour vraiment améliorer l’efficacité de votre équipe avec Microsoft 365 et assurer une gestion transparente des documents, considérez comment les services SharePoint à Toronto peuvent soutenir une meilleure collaboration entre les départements. Alcero peut vous aider à construire une solution qui correspond au flux de travail de votre équipe de soins de santé avec une configuration intelligente, un accès rationalisé et une gestion sécurisée des fichiers.