Power Apps apparaît de plus en plus dans les conversations sur les opérations de soins de santé, en particulier lorsque les équipes doivent faire face à la pression pour que les choses se déroulent plus facilement. Les décideurs recherchent de meilleurs moyens de créer et de gérer des applications sans trop dépendre des ressources de développement traditionnelles.
Microsoft Power Apps répond à ce besoin. Mais avant de le déployer dans une organisation ou un département, il faut s’occuper de la question des licences. Cela peut sembler simple à première vue, mais dès que l’on entre dans les détails, il est facile de s’écarter du chemin, en particulier dans le secteur de la santé, où les règles en matière de financement et de données sont toujours au centre des préoccupations.
Les licences ont un impact direct sur l’évolutivité, l’accès, la sécurité et le potentiel d’automatisation. Si vous traitez des données réglementées telles que des dossiers de laboratoire, des journaux de patients ou des approbations, ces éléments sont importants. Faire un mauvais choix n’affecte pas seulement votre budget ; cela limite les possibilités de vos applications et les personnes qui peuvent les utiliser.
Cela est d’autant plus important pour les équipes de soins de santé de Montréal qui développent des outils pour l’accueil en clinique, le suivi des traitements ou les approbations internes. Comprendre les types de licences Power Apps disponibles est essentiel pour faire le bon choix dès le départ.
Quelles sont les différentes options de licence pour Power Apps ?
Microsoft propose deux options principales pour l’octroi de licences Power Apps : par application et par utilisateur. Chacune s’adapte à des configurations différentes, et le choix de la mauvaise option peut vous amener à vous heurter à des limites d’utilisation ou à gaspiller de l’argent.
Voici un aperçu de ce que chaque licence comprend :
– Plan par application : Ce plan est destiné aux situations où un utilisateur n’a besoin d’accéder qu’à une ou deux applications spécifiques. Il convient parfaitement aux cas d’utilisation ciblés. Par exemple, si une clinique de Montréal crée une application d’inventaire des vaccins que le personnel utilise une ou deux fois par semaine, ce plan permet de réduire les coûts. Vous payez par utilisateur, par application.
– Plan par utilisateur : Cette formule est préférable si votre équipe utilise plusieurs applications différentes. Supposons que votre personnel s’occupe de l’enregistrement des patients, de la gestion des ressources humaines et des audits internes, et que chacun dispose de sa propre interface. Le plan par utilisateur leur permet d’utiliser toutes ces applications sous une seule licence et peut s’avérer plus économique si plus de deux applications sont nécessaires.
– Compléments et extras : Outre les principaux types de licences, Microsoft propose divers modules complémentaires. Il s’agit notamment des crédits AI Builder et de l’espace de stockage supplémentaire Dataverse. Ces suppléments entrent en jeu lorsque vos applications incluent la numérisation de documents, des assistants de chatbot ou lorsque vous stockez de grandes quantités de données. Vous n’en aurez peut-être pas besoin dès le premier jour, mais ils entrent souvent en jeu à mesure que les applications mûrissent et que leur utilisation augmente.
Un malentendu courant consiste à penser que Microsoft 365 couvre automatiquement les Power Apps. Ce n’est pas le cas. Ce n’est pas parce qu’un membre du personnel dispose de Microsoft 365 qu’il peut ouvrir un canevas ou une application pilotée par un modèle. L’accès dépend de la licence de l’application. Si les utilisateurs sont empêchés d’ouvrir des formulaires ou de soumettre des données, c’est souvent parce qu’il y a un problème de licence.
Comment choisir la bonne licence Power Apps pour votre entreprise ?
Le choix d’une licence Power Apps dépend de la façon dont votre entreprise fonctionne, du nombre de personnes qui interagissent avec les applications et de la fonction de ces applications. Dans le secteur des soins de santé à Montréal, il est important de conserver une structure légère tout en étant évolutif.
Au moment de prendre une décision, posez-vous les questions suivantes :
– Qui utilise l’application ? S’il s’agit d’une petite équipe, comme un groupe de dix personnes réparties dans deux cliniques, et qu’elle n’a besoin d’accéder qu’à une ou deux applications, le plan par application pourrait être abordable. Mais si ces mêmes utilisateurs ont également besoin de travailler avec des applications pour la planification des équipes, la réservation des chambres ou le suivi des congés, le plan par utilisateur permet d’éviter les limites et d’assurer la fluidité du travail.
– Combien d’applications sont concernées ? Si vous ne lancez qu’une ou deux applications, le plan par application peut suffire. Mais si vous lancez plusieurs applications – par exemple, un formulaire de renseignements sur les patients, un tableau de bord de triage et une application de documentation des traitements: un plan par utilisateur permet de s’assurer que tout le personnel y a accès sans avoir à gérer plusieurs licences.
– À quelle fréquence ces outils seront-ils utilisés ? Une utilisation légère peut rester dans les limites d’une licence de base. Les flux de travail qui incluent l’enregistrement des patients, le téléchargement de documents ou l’acheminement des tâches sont plus susceptibles de se rapprocher des limites d’utilisation au fil du temps.
Nous l’avons constaté dans la pratique. Un centre de santé de Montréal pensait économiser de l’argent en choisissant le plan par application pour chacune de ses trois applications. Mais comme la plupart des employés utilisaient les trois applications quotidiennement, l’équipe a fini par passer plus de temps à trier les accès et s’est rapidement heurtée à des limites. Elle a finalement opté pour un plan par utilisateur, ce qui a simplifié les choses et réduit le travail d’administration.
L’anticipation joue également un rôle important. Ne choisissez pas les licences uniquement en fonction de ce qui est en place actuellement. Si vous prévoyez d’étendre l’utilisation de l’automatisation ou du suivi numérique par votre équipe, votre licence doit prendre en charge cette croissance sans partir de zéro.
Quelles sont les erreurs courantes commises par les équipes en matière de licences Power Apps ?
Les erreurs en matière de licences apparaissent souvent après le déploiement, lorsque les problèmes finissent par se manifester sous la forme d’échecs de permissions ou de ralentissement de la productivité. Les problèmes les plus fréquents sont dus au fait que l’on achète trop ou pas assez de licences.
Voici où les choses ont tendance à mal tourner :
– Attribuer des licences sans vérifier qui en a réellement besoin
– Supposer que l’accès à Microsoft 365 inclut Power Apps
– S’installer trop rapidement dans un plan sans penser à l’avenir
– Oublier les limites telles que les seuils d’appels à l’API
– Absence de pratique d’examen des schémas d’utilisation
Imaginez un centre de soins de santé qui donne un accès complet à Power Apps à 50 membres de son personnel sans examiner ce que fait chacun d’entre eux. Peut-être que seules 20 personnes utilisent activement les applications. Cela représente 30 licences inutilisées qui grèvent le budget trimestre après trimestre. À l’inverse, imaginez que le personnel ait besoin de vérifier les mises à jour des patients ou les notes de laboratoire et qu’il soit constamment bloqué parce que l’accès n’a pas été accordé dès le départ. Dans les deux cas, la productivité s’en ressent.
Le suivi de l’utilisation réelle est le seul moyen de garder le contrôle. Chaque membre du personnel n’a pas besoin de tous les outils, et cette granularité est très importante dans un secteur comme celui des soins de santé, où les budgets sont très serrés.
Les services informatiques gérés peuvent-ils vous aider à choisir la bonne licence Power Apps ?
Une entreprise de services informatiques gérés à Montréal peut aider à donner un sens à tout cela. Elle connaît non seulement les produits, mais elle comprend aussi le fonctionnement quotidien d’industries comme celle des soins de santé. Plutôt que de soumettre les utilisateurs à une structure de licence unique, ils examinent la façon dont chaque personne utilise les outils et déterminent ce qui est le plus logique pour cette utilisation.
La rationalisation est encore plus grande lorsque l’équipe informatique qui gère les systèmes dorsaux est la même que celle qui planifie ou gère les licences. Cela permet de réduire les transferts, de garder les experts à portée de main et de faciliter l’accès à l’aide lorsque des ajustements de licence sont nécessaires. Étant donné que les applications de santé évoluent souvent en fonction des réglementations ou des procédures, la capacité à s’adapter rapidement est un atout supplémentaire.
Les fournisseurs de services informatiques gérés peuvent également surveiller l’utilisation en temps réel. Ainsi, si votre personnel atteint régulièrement un maximum d’utilisation ou si une nouvelle application doit être lancée, ils s’en apercevront rapidement et auront le temps de recommander un changement de plan. Si vos applications sont utilisées par trois départements au lieu d’un seul, cette information vous permettra d’éviter les blocages.
Adapter les licences à la façon dont votre équipe travaille
L’octroi de licences n’est pas une simple case à cocher sur une liste de déploiement d’applications. C’est quelque chose qui doit s’adapter à l’évolution des besoins de votre équipe et à sa maturité numérique. Dans le secteur de la santé en particulier, où chaque seconde et chaque enregistrement comptent, s’assurer que les personnes ont le bon accès aux bons outils peut influencer la façon dont le travail est effectué au jour le jour.
Réfléchissez à la manière dont vos cliniques, services ou unités de soutien prévoient d’utiliser les outils numériques l’année prochaine et au-delà. Vous contentez-vous de numériser quelques formulaires papier ou construisez-vous un réseau d’applications administratives et destinées aux patients ?
Les licences ne se limitent pas au prix que vous payez. Elle a un impact sur les accès, le stockage des données, la gestion des autorisations et les liens entre le système et des outils tels que Microsoft Dataverse, SharePoint ou Power Automate.
La meilleure façon d’assurer le bon fonctionnement de votre système est de revoir vos licences deux fois par an. Détectez les problèmes avant qu’ils ne se transforment en frustrations. Surveillez l’évolution de l’utilisation ou les plans sous-utilisés. Et procédez à des ajustements avant d’ajouter de nouveaux outils ou d’intégrer de nouveaux sites. Les licences doivent accompagner vos progrès, et non les bloquer.
Le choix de la bonne licence Power Apps peut influencer la façon dont votre équipe travaille aujourd’hui et à l’avenir. Si vous n’êtes pas sûr de la direction à prendre, parler à une entreprise de services informatiques gérés peut vous donner de la clarté et de la confiance. Chez Alcero, nous sommes là pour vous aider à élaborer des stratégies informatiques intelligentes et évolutives qui correspondent à vos objectifs et qui permettent à vos opérations de se dérouler avec moins d’obstacles.