La gestion des documents est un élément important du flux de travail de votre entreprise. S’il y a un problème dans la manière dont vous gérez la documentation, vous pouvez parier que votre entreprise en souffrira.
Lorsque vos employés passent du temps à fouiller dans des centaines de fichiers, cela signifie qu’ils remettent involontairement d’autres tâches à plus tard.
Considérez le temps qu’ils pourraient gagner s’ils pouvaient trouver plus rapidement et plus facilement n’importe quelle version d’un document.
L’impossibilité de suivre les versions des fichiers n’est pas le seul problème de la gestion électronique des documents. Quels sont les autres problèmes qui entravent le flux de documents de votre entreprise, et comment pouvez-vous les résoudre efficacement ?
1. Un mauvais état d’esprit en matière de gestion des documents
La transformation numérique de votre entreprise exige un changement de stratégie en matière de gestion des documents. Travailler avec des fichiers Word, Excel, PowerPoint et PDF, voilà ce qu’implique actuellement la gestion traditionnelle des documents. Les entreprises, en revanche, peuvent utiliser un environnement sans document pour remplacer les multiples fichiers séparés.
2. Gestion des documents : Travaux créés en collaboration
Il est rare qu’une seule personne travaille sur un document. Lorsque toute l’équipe travaille sur le même document, des tâches exigeantes nécessitent une collaboration.
La communication, l’édition, le suivi des commentaires, la révision et le contrôle des versions font tous partie de ce processus. Toutes ces opérations sont si petites qu’elles tiennent à peine dans les traitements de texte. Certaines solutions de DM vous permettent d’utiliser une variété d’applications comprenant des outils d’édition complets. Les solutions de DM standard ne disposent pas des outils nécessaires aux projets collaboratifs.
Il n’existe actuellement aucun système de gestion intégrée des documents qui combine la révision de documents avec la messagerie instantanée et la communication par courriel.
Si vous avez besoin de ces fonctionnalités, vous devez contacter un fournisseur de logiciels. Les professionnels de l’informatique peuvent concevoir une solution de gestion de documents personnalisée qui s’adapte parfaitement au flux de travail de votre entreprise.
Lecture recommandée : Avantages du système de gestion électronique des documents
3. Prise en charge des signatures électroniques dans la gestion des documents
La prise en charge des signatures électroniques permet un accès légal ainsi que la possibilité de travailler avec des documents. Toutefois, cette fonctionnalité exige le respect des lois locales. Même au sein d’un même pays, les règles régissant les questions de signature électronique sont souvent incohérentes.
Le système de DM doit prendre en charge différents appareils mobiles et plates-formes logicielles, tels que Windows, OS X, Linux, etc.
Les utilisateurs apprécieront la possibilité de signer des documents électroniques en dehors de la fenêtre de l’application.
Un service de signature électronique complet dans les navigateurs de bureau ou mobiles donnera plus de « points » à la solution DM. Vous pouvez également utiliser des services de signature électronique fournis par des tiers. Ces services vous apporteront la flexibilité et la polyvalence dont vous avez besoin.
4.Recherche dans l’entreprise
L’une des caractéristiques les plus recherchées d’un système de gestion des documents est une recherche d’entreprise efficace. Par conséquent, assurez-vous que le système de recherche d’entreprise répond aux exigences suivantes :
- Couverture de tous les index pour le stockage local, réseau et distant.
- Prise en charge du langage naturel
- Correction orthographique et suggestions
- Les résultats de recherche sont catégorisés et regroupés.
Les modules de recherche ont été remplacés par des systèmes de réponse aux questions basés sur des technologies d’analyse sémantique et linguistique. Ces systèmes permettent non seulement de trouver des informations, mais aussi de sélectionner la réponse la plus pertinente en langage naturel à la question de l’utilisateur.
5. Personnalisation d’un système de gestion électronique de documents (GED)
Vous évoluez dans un environnement commercial compétitif et en constante évolution. D’une part, les processus opérationnels doivent être mis à jour et ajustés régulièrement pour refléter les changements sur le marché ou au sein de l’entreprise.
D’autre part, il est difficile de mettre à jour ces processus système, tels que le cercle de vie des documents, le flux de papier, l’approbation du contenu et la révision. En conséquence de cette situation, il est difficile pour un GED moderne de s’adapter à l’environnement changeant de l’entreprise. Cela devient la raison pour laquelle les employés peuvent commencer à négliger l’utilisation du système.
Avant de concevoir votre future GED, assurez-vous d’inclure la possibilité de mettre à niveau le système facilement et rapidement. Les utilisateurs doivent être en mesure d’ajuster rapidement le flux de documents en fonction de l’évolution des circonstances.
Réflexions finales
Le processus de distribution de l’information à travers diverses applications, telles que le courrier électronique, les messageries, les stockages de documents locaux et les bases de données de documents d’entreprise, entraîne une multitude de problèmes de gestion des documents d’entreprise.
Il est plus pratique de regrouper toutes les informations de votre entreprise dans un seul répertoire. Les différentes méthodes de transfert d’informations, telles que le courrier électronique, le stockage en nuage et les diverses messageries, rendent impossible le suivi de toutes les versions de documents, l’indexation, la recherche et les activités d’actualisation des informations.
Même si vous disposez d’une GED d’entreprise complexe, la pratique de la gestion des documents d’entreprise montre qu’une partie des informations précieuses sera toujours stockée en dehors du système. Sous la supervision d’experts en informatique, mettez en place une GED conviviale et prête à l’emploi.
L’efficacité d’un processus de gestion de documents sera améliorée avec l’aide de professionnels. Le développement d’un système de GED personnalisé qui répond aux besoins de votre entreprise tout en tenant compte des questions abordées dans l’article est une excellente option.