Gestion électronique de documents (GED)
La gestion électronique de documents (GED) est un service offert par Alcero dans les plateformes Office 365 et SharePoint. Elle permet à une organisation de classer, rechercher, publier et archiver des documents avec leurs attributs. Elle gère également le cycle de vie complet des documents dans un contexte de collaboration, de conformité, de projet ou de communication.
Alcero propose les éléments d’architecture GED suivants :
- Architecture logique documentaire;
- Plan de classification;
- Calendrier de conservation;
- Structure et plan de métadonnées;
- Encadrement des processus documentaires;
- Élaboration des services de librairies : gestion des entrées et sorties, gestion des versions, audit, historique, sécurité, contrôle des accès, et plus encore.
La vaste expérience d’Alcero dans la construction ou la configuration de systèmes de gestion de documents nous donne la capacité de développer des solutions simples et efficaces pour votre organisation.
La gestion intégrée des documents (GID), comme expliqué ci-dessous, peut être un niveau supplémentaire construit autour de la GED pour la gouvernance et la conformité des documents.
Gestion intégrée de documents (GID)
La gouvernance et la sécurité des documents sont des enjeux permanents qui préoccupent les gestionnaires. Alcero propose la mise en place d’une solution de gestion documentaire intégrée sur une plateforme SharePoint locale ou dans Office 365 en appliquant son expertise et, si nécessaire, en utilisant les outils « add on » Collabware ou AvePoint ou des applications similaires pour atteindre les objectifs suivants :
- Introduire la gouvernance et la sécurité de l’information;
- Protéger l’organisation contre l’accès et le partage non désirés d’informations par les employés;
- Unifier les méthodes de gestion des documents électroniques et papier;
- Adaptez les règles d’affaires aux pratiques de gestion des documents et assurez la transparence pour vos utilisateurs;
- Faciliter l’adoption des nouvelles méthodes de gestion par les utilisateurs;
- Appliquer les politiques de conservation des données à des fins juridiques, commerciales et historiques.
