L’archivage ne semble pas toujours être une priorité, mais pour les institutions publiques qui gèrent d’importants volumes de documents, il devient souvent un problème sérieux lorsqu’il n’est pas pris en compte. Les dossiers anciens et périmés s’empilent, les systèmes s’encombrent et le personnel a de plus en plus de mal à trouver les documents dont il a réellement besoin. Dans le secteur public, où les documents doivent être consultables, stockés de manière responsable et parfois conservés à long terme pour des raisons juridiques ou de conformité, il y a très peu de place pour le désordre.
Pour les équipes dans des endroits comme Montréal, où la transparence et la gouvernance de l’information sont des responsabilités publiques, avoir un processus d’archivage de documents fiable dans SharePoint peut faire gagner du temps et protéger la crédibilité. SharePoint apporte beaucoup à la table, mais si vos bibliothèques de documents ne sont pas gérées intelligemment, même les meilleurs outils ne vous permettront pas de rester organisé.
Grâce aux politiques automatisées, aux métadonnées et aux fonctions de cycle de vie des documents, les équipes peuvent nettoyer les archives sans perdre le contrôle des anciens fichiers. Cela est d’autant plus important que les projets du secteur public sont soumis à des rapports structurés et à des délais d’audit.
Qu’est-ce que l’archivage dans SharePoint ?
L’archivage dans SharePoint ne consiste pas à supprimer des fichiers. Il s’agit de gérer le mouvement des documents anciens ou moins fréquemment consultés afin qu’ils soient toujours disponibles, mais qu’ils n’encombrent pas votre espace de travail actif. Correctement effectué, l’archivage crée une distinction claire entre ce qui est activement utilisé et ce qui doit simplement être conservé. Cela signifie qu’il y a moins de résultats de recherche à passer au crible et que le système fonctionne plus rapidement pendant le travail quotidien.
Dans SharePoint, l’archivage consiste souvent à déplacer des documents d’une bibliothèque ou d’un site vers une autre bibliothèque ou un autre site réservé au contenu historique. La clé est de s’assurer que ces documents sont non seulement stockés en toute sécurité, mais aussi étiquetés correctement à l’aide de métadonnées, afin qu’ils restent faciles à trouver en cas de besoin.
Les tâches courantes d’archivage SharePoint sont les suivantes
– L’utilisation d’étiquettes de conservation pour appliquer des délais automatiques pour le déplacement ou le verrouillage des documents.
– La mise en place de bibliothèques de documents dédiées au contenu archivé ou en lecture seule.
– L’utilisation de filtres et de vues pour n’afficher que le contenu actif sans déplacer les fichiers.
– Automatiser l’ensemble du flux de travail à l’aide des flux Power Automate
L’objectif est de définir clairement le cycle de vie des documents. De la création à l’archivage, en passant par la révision, chaque phase doit être clairement définie et gérée. Cette structure permet à vos bibliothèques de documents d’être allégées, consultables et fiables. En évitant les versions en double et la confusion quant au fichier le plus récent, votre équipe gagne en rapidité et en précision.
Pourquoi l’archivage est-il important pour les projets du secteur public ?
Les organisations du secteur public opèrent dans des environnements à forte visibilité. Qu’il s’agisse de répondre à des demandes du public, à des points de contrôle d’audit juridique ou à des examens internes, ils sont contraints de conserver des documents bien organisés et à long terme.
L’encombrement des documents devient un risque. Les projets peuvent générer des milliers de dossiers – permis, registres d’émission, correspondance, évaluations – et nombre d’entre eux doivent être conservés pendant des années. Dans une ville comme Montréal, la conformité va souvent au-delà de la gouvernance interne. Les lois locales et les règlements fédéraux déterminent la durée de conservation des dossiers, leur format et la facilité avec laquelle ils peuvent être récupérés.
Par exemple, si un projet de transport municipal est terminé, les documents principaux n’ont plus besoin d’occuper l’espace d’entreposage de première ligne, mais la ville pourrait devoir conserver ces dossiers pendant des décennies en raison des calendriers de conservation réglementaires. En l’absence d’un plan intelligent, les équipes locales passent du temps à deviner ce qui peut mal se passer ou laissent tout là où c’est, ce qui engorge les systèmes.
En utilisant les fonctions de conservation intégrées de SharePoint et en définissant des calendriers d’archivage dès le départ, les équipes peuvent répondre à ces exigences réglementaires sans avoir à passer au crible des milliers de fichiers manuellement. Les fichiers sont déplacés ou verrouillés automatiquement, ce qui garantit que rien d’essentiel n’est perdu et que les flux de travail ne sont pas interrompus.
Un archivage adéquat renforce également la confiance du public. Il garantit qu’en cas de demande d’accès à des données historiques, les bons documents sont disponibles rapidement. Une approche désorganisée, en revanche, ralentit le service, décourage la transparence et nuit à la crédibilité institutionnelle.
Comment archiver les anciens documents dans SharePoint de la bonne façon ?
L’archivage sur SharePoint doit être proactif et non réactif. Compter sur le personnel pour déplacer manuellement les fichiers selon un calendrier est inefficace et trop facile à négliger. Il est plus fiable d’intégrer des règles et une structure dans votre configuration SharePoint dès le début d’un projet public.
Cela commence par les étiquettes de conservation. Celles-ci vous permettent d’appliquer des règles aux documents en fonction de métadonnées telles que le type de fichier, la date de création ou le statut. Les étiquettes contrôlent la durée pendant laquelle un document reste actif, s’il devient en lecture seule à un certain moment, et quand il peut être supprimé ou déplacé vers une archive.
Microsoft Purview s’intègre à SharePoint et peut aider les politiques à s’exécuter automatiquement sans nécessiter de fréquentes vérifications manuelles. Une fois qu’un document est étiqueté, SharePoint gère le fichier selon la règle définie. Il peut s’agir de bloquer l’édition d’un document au bout de deux ans ou de le déplacer dans une bibliothèque spécifique au bout de cinq ans.
L’étape suivante consiste à créer une bibliothèque d’archives. Cette bibliothèque ou collection de sites distincte peut disposer d’un accès limité et d’autorisations d’écriture pour protéger les fichiers conservés contre les modifications non autorisées. Elle est idéale pour stocker les fichiers de projets qui ne sont plus actifs mais qui doivent toujours être disponibles pour les audits ou les révisions.
C’est dans l’automatisation de l’ensemble du flux que Power Automate entre en jeu. Vous pouvez créer des déclencheurs qui détectent le moment où un fichier atteint un certain âge ou une certaine condition, puis le déplacer ou le verrouiller, tout en enregistrant chaque étape pour en rendre compte. Cela permet d’éviter les conjectures et d’améliorer la traçabilité, ce qui est particulièrement utile lorsqu’il s’agit de documents publics volumineux.
Quelles sont les meilleures pratiques pour garder une longueur d’avance sur les problèmes de stockage ?
La mise en place d’un système d’archivage une fois n’est pas la fin de l’histoire. Les flux de travail, les lois et les exigences en matière de rapports s’adaptent constamment, en particulier dans le secteur public. Il est facile pour les politiques de vieillir ou de ne plus correspondre aux besoins réels de vos équipes.
Quelques pratiques peuvent permettre à votre système de rester réactif et efficace au fil du temps :
– Passez en revue vos étiquettes et politiques de conservation deux fois par an. Lorsque les besoins en documentation évoluent, mettez à jour vos paramètres pour refléter les nouvelles exigences.
– Sensibilisez le personnel aux actions d’archivage. Que ce soit par le biais d’une formation initiale ou d’une brève présentation, ils doivent comprendre ce qui déclenche l’archivage et ce qu’il faut faire si un document est déplacé de manière inattendue.
– Surveillez l’activité de la bibliothèque d’archives. Si les utilisateurs recherchent fréquemment des fichiers archivés, il se peut qu’une étiquette se soit déclenchée trop tôt ou que vos filtres aient besoin d’être affinés.
– Utilisez des noms cohérents pour les emplacements d’archivage. Évitez les étiquettes vagues telles que « Vieux documents ». Indiquez plutôt l’objectif spécifique ou les références du projet pour que les gens n’aient pas à deviner.
– Gardez l’automatisation centralisée. Si chaque équipe crée ses propres flux Power Automate, il devient difficile pour le support informatique de retracer les mouvements de documents ou de gérer les pistes d’audit.
À Montréal, les équipes qui gèrent des projets de grande envergure sont souvent confrontées à des flux de travail d’audit stricts. Un processus d’archivage organisé et basé sur des règles leur permet de répondre plus rapidement aux demandes de fichiers, de sécuriser les documents sensibles et de faire avancer les projets avec moins de stress.
Pourquoi l’archivage à long terme donne le ton pour un contrôle plus intelligent des coûts ?
Des archives bien gérées ne sont pas seulement un gage de conformité. Elles favorisent la productivité. Elle permet au personnel de travailler dans des espaces de travail propres et ciblés, tout en sachant que leur contenu historique est sécurisé, documenté et facile à retrouver.
Lorsque les anciens fichiers sont stockés en fonction de leur cycle de vie et de leur conservation, il n’est pas nécessaire de construire des systèmes surdimensionnés pour tout contenir. La réduction de la taille des bibliothèques actives améliore les performances de SharePoint. Elle facilite également la budgétisation, en particulier pour les projets à forte densité de fichiers qui, autrement, dépasseraient les capacités de stockage allouées ou nécessiteraient la mise en place d’une nouvelle infrastructure.
Un bon archivage est également un gage de planification. Il montre qu’un département ou une agence est soucieux de la transparence, de la traçabilité et de l’efficacité du stockage. Cet état d’esprit profite à la fois aux équipes internes et aux évaluateurs externes qui comptent sur l’exactitude et l’accessibilité des documents.
Avec SharePoint, ces résultats sont possibles lorsque ses outils de gestion de documents sont mis en place avec intention. Les équipes qui commencent par établir des politiques claires, qui tirent parti de l’automatisation et qui tiennent à jour les révisions bénéficieront d’opérations plus fluides tout au long de l’année.
L’intégration de stratégies efficaces de gestion documentaire sur SharePoint peut transformer la façon dont les équipes du secteur public à Montréal gèrent l’archivage. En mettant en place les bons outils et flux de travail, votre organisation peut rester conforme, réduire le temps de recherche et faciliter les audits. Alcero est là pour vous aider à rationaliser vos processus SharePoint du début à la fin.