Alors que les organisations adoptent de plus en plus des plateformes de communication et de collaboration basées sur le cloud, Microsoft Teams s’est imposé comme un choix populaire pour améliorer l’efficacité de l’entreprise. Cependant, la croissance rapide et l’expansion incontrôlée de Teams au sein des organisations peuvent conduire à des écosystèmes tentaculaires, posant des problèmes tels que la dépendance à l’égard de multiples applications, l’encombrement des espaces de travail et la baisse de la productivité. Pour apprivoiser la jungle Microsoft Teams, il faut mettre en œuvre des stratégies efficaces pour lutter contre la prolifération et favoriser un environnement de travail organisé et efficace.
S’appuyant sur la vaste expérience d’Alcero en tant que leader nord-américain en matière de conseil stratégique en TI, de gestion intégrée et électronique des documents et de développement d’applications commerciales basées sur Microsoft Office 365, SharePoint, Azure et WordPress, ce guide vise à vous fournir les outils et les stratégies nécessaires pour stimuler la productivité au sein de votre organisation en gérant efficacement la prolifération de Microsoft Teams. Poursuivez votre lecture pour découvrir des informations précieuses et les meilleures pratiques qui maximisent le potentiel de Microsoft Teams, en responsabilisant les employés et en rationalisant la collaboration.
Établir une stratégie de gouvernance pour Microsoft Teams
La création d’une stratégie de gouvernance pour Microsoft Teams est la première étape pour lutter contre la prolifération tout en maximisant la productivité. Une stratégie de gouvernance bien définie décrit les politiques, les procédures, les lignes directrices et les meilleures pratiques pour gérer efficacement Teams. Tenez compte des éléments clés suivants lors de l’élaboration de votre stratégie de gouvernance :
- Création et propriété de l’équipe : Déterminez qui, dans votre organisation, devrait être autorisé à créer des équipes et définissez clairement les rôles et les responsabilités des propriétaires d’équipes.
- Conventions de dénomination : Établissez des conventions de dénomination cohérentes pour les équipes, les canaux et les documents afin de minimiser les confusions et de promouvoir un environnement structuré.
- Politiques d’utilisation : Élaborer des politiques claires pour le partage de contenu, le stockage de documents et la communication au sein des équipes.
- Archivage et conservation : Mettez en place des politiques d’archivage et de conservation pour vous assurer que les données sont stockées, gérées et éliminées de manière appropriée, afin de réduire l’encombrement et d’atténuer les risques de violation des données.
Mise en œuvre des modèles Microsoft Teams
Les modèles sont un moyen efficace de normaliser la structure et les paramètres des équipes, ce qui favorise la cohérence et simplifie la configuration. En utilisant des modèles, vous pouvez vous assurer que chaque équipe est créée avec des canaux, des paramètres et des applications similaires, ce qui rationalise la collaboration et évite la prolifération. Avec les modèles Microsoft Teams, vous pouvez :
- Structurer les équipes de manière cohérente : Établir un ensemble de canaux et d’onglets prédéfinis basés sur les conventions préférées de votre organisation afin d’encourager l’uniformité et la facilité de navigation.
- Ajouter des applications préinstallées : Inclure des applications spécifiques dans un modèle pour s’assurer qu’elles sont disponibles de manière cohérente dans des équipes similaires, améliorant ainsi la productivité et réduisant le travail en double.
- Définir les autorisations et les paramètres : Contrôlez les membres, les autorisations des propriétaires et les paramètres de confidentialité dans les modèles, en veillant à ce que chaque équipe adhère à la stratégie de gouvernance de votre organisation.
Centraliser les canaux et les outils de communication
L’une des conséquences négatives de la prolifération des équipes est la fragmentation des canaux et des outils de communication, qui entraîne une diminution de l’efficacité et une dispersion des informations. Pour y remédier, il convient d’envisager les stratégies suivantes :
- Rationaliser les canaux de communication : Encouragez l’utilisation d’un seul outil de chat au sein de Teams, tel que le chat intégré de Microsoft Teams, afin d’éviter les messages perdus ou oubliés.
- Consolider le stockage des fichiers : Standardisez le stockage des fichiers en utilisant une plateforme unique, comme SharePoint ou OneDrive, afin d’éviter toute confusion et de maintenir la visibilité et l’accessibilité des données.
- Intégrer des outils et des applications externes : Profitez des intégrations d’applications Microsoft Teams pour connecter des outils externes couramment utilisés, ce qui permet de centraliser l’espace de travail.
Surveillance de l’utilisation et de la performance des équipes
En surveillant régulièrement l’utilisation et les performances de Microsoft Teams au sein de votre organisation, vous vous assurez que votre stratégie de gouvernance Teams reste efficace et que la prolifération est maîtrisée. Envisagez de mettre en œuvre les pratiques de surveillance suivantes :
- Analyser les rapports d’utilisation : Exploitez les rapports d’utilisation de Microsoft Teams disponibles dans le centre d’administration Microsoft 365 ou le centre d’administration Microsoft Teams pour évaluer l’engagement des utilisateurs, le stockage des documents et l’utilisation des applications communes.
- Mener des enquêtes d’utilisation : Obtenez les commentaires des utilisateurs concernant l’expérience de Microsoft Teams, l’efficacité et les domaines à améliorer afin d’affiner votre stratégie de gouvernance et de cibler les problèmes spécifiques d’expansion.
- Utiliser des outils d’analyse : Tirez parti du score de productivité de Microsoft et d’outils d’analyse tiers pour évaluer la productivité et la collaboration au sein de Teams, en identifiant les facteurs qui contribuent à la prolifération et à l’inefficacité.
Former et soutenir les utilisateurs
Pour que votre organisation tire le meilleur parti de Microsoft Teams tout en évitant la prolifération, il est essentiel de fournir une formation et une assistance continues à vos utilisateurs. Envisagez les méthodes suivantes :
- Proposez des ressources pédagogiques : Partagez des guides, des tutoriels, des webinaires et d’autres ressources éducatives sur Microsoft Teams provenant à la fois de Microsoft et de sources externes pour aider les utilisateurs à comprendre et à adopter efficacement ses fonctionnalités.
- Organisez des sessions de formation : Organisez des sessions de formation ou des ateliers interactifs pour présenter les fonctionnalités de Microsoft Teams, les politiques de gouvernance et les meilleures pratiques, en abordant directement les défis et les exigences propres à l’organisation.
- Mettre en place un système d’assistance : Créez un système de soutien avec des experts ou des champions Teams désignés qui peuvent fournir des conseils et de l’aide aux employés qui naviguent dans l’environnement Microsoft Teams.
Gestion des accès externes et des utilisateurs invités
Pour les organisations qui collaborent avec des partenaires externes, la gestion de l’accès et des autorisations des utilisateurs invités est essentielle pour maintenir la sécurité et la conformité, en plus d’éviter la prolifération. Mettez en œuvre les meilleures pratiques suivantes :
- Définir des politiques pour les utilisateurs invités : Établissez des politiques claires concernant l’accès, le partage et les autorisations des utilisateurs externes dans l’environnement Microsoft Teams de votre organisation.
- Surveiller et auditer l’activité des invités : Examinez régulièrement les activités des utilisateurs invités dans Microsoft Teams et vérifiez leurs autorisations pour garantir la conformité de la sécurité.
- Utiliser les fonctionnalités intégrées de Microsoft : Microsoft Teams propose diverses fonctions de sécurité, telles que l’accès sécurisé des invités, la prévention des pertes de données (DLP) et les barrières à l’information. Utilisez ces fonctions pour contrôler l’accès des utilisateurs invités et protéger les informations sensibles.
Il est essentiel de maîtriser la jungle Microsoft Teams et de lutter contre la prolifération pour stimuler la productivité, garantir la sécurité des informations et favoriser une collaboration efficace au sein de votre organisation. En mettant en œuvre ces stratégies et ces bonnes pratiques, vous pouvez créer un environnement Microsoft Teams bien géré et rationalisé qui responsabilise les employés et optimise le travail d’équipe.
Libérer le plein potentiel de Microsoft Teams avec Alcero
Il est essentiel d’apprivoiser la jungle Microsoft Teams pour lutter contre la prolifération, stimuler la productivité et fournir une plateforme de collaboration transparente au sein de votre organisation. La mise en œuvre d’une stratégie de gouvernance solide, la rationalisation de la communication, le contrôle des performances et le soutien aux utilisateurs sont des étapes essentielles pour lutter contre la prolifération et libérer le plein potentiel de Microsoft Teams.
Un partenariat avec les experts d’Alcero, un chef de file en services stratégiques de TI à Vancouver, en gestion intégrée et électronique de documents et en création d’applications d’affaires basées sur Microsoft Office 365, SharePoint, Azure et WordPress, peut vous aider à naviguer efficacement dans l’environnement de Microsoft Teams. Profitez des connaissances, de l’expertise et des conseils d’Alcero pour raffiner votre stratégie Microsoft Teams et la transformer en une puissance de collaboration efficace pour votre organisation. Contactez Alcero dès aujourd’hui pour découvrir leurs services et maximiser votre productivité Microsoft Teams.