Si vous faites partie d’une équipe informatique dans le secteur de la santé et que vous travaillez avec des fournisseurs externes ou des partenaires commerciaux, il y a de fortes chances que l’accès sécurisé aux fichiers soit devenu un défi. Vous voulez que vos partenaires obtiennent ce dont ils ont besoin sans leur donner accès à l’ensemble de votre système. C’est là qu’intervient l’extranet SharePoint. Contrairement à votre intranet interne, un extranet bien conçu est destiné à permettre aux collaborateurs externes d’accéder à des zones spécifiques, en toute sécurité et sans submerger le service informatique interne de demandes ponctuelles. Lorsqu’elles sont correctement configurées, les solutions SharePoint peuvent apporter confiance et efficacité à vos communications externes tout en garantissant la conformité. Voici comment nous abordons leur mise en place de manière pertinente pour les équipes de santé à Toronto.
Qu’est-ce qui différencie un extranet SharePoint d’un intranet standard ?
Un intranet est conçu pour le personnel interne. Tout le monde dispose des mêmes identifiants, a accès aux ressources générales et peut généralement se déplacer assez librement à l’intérieur. Un extranet SharePoint est plus ciblé. Il permet aux personnes extérieures à l’entreprise, aux fournisseurs, aux prestataires ou aux partenaires cliniques d’accéder uniquement à ce que nous approuvons.
Dans le domaine de la santé, cette configuration est nécessaire pour des raisons de conformité. Que nous travaillions en coordination avec des compagnies d’assurance ou des partenaires de recherche, les données que nous partageons peuvent concerner des informations médicales protégées ou des processus administratifs. Un extranet nous permet :
- De créer des zones isolées où les utilisateurs externes ne voient que ce qui les concerne ;
- D’appliquer différentes règles de sécurité en fonction du groupe de partenaires ;
- De limiter l’exposition aux risques tout en favorisant la collaboration.
Les concepts de base du partage externe, de la portée des autorisations et de la visibilité sécurisée doivent guider l’ensemble de la configuration.
Planification d’un accès sécurisé pour les partenaires
Avant la configuration, nous définissons les rôles des utilisateurs. Pensez au personnel interne qui a besoin d’un accès complet en mode édition, par opposition à un fournisseur externe qui a seulement besoin de remplir un formulaire de conformité ou de télécharger des résultats de laboratoire. Cette distinction nous aide à attribuer les bonnes autorisations dès le départ.
SharePoint utilise des niveaux d’autorisation, des groupes et des collections de sites pour régler cette question. Nous obtenons les meilleurs résultats en configurant :
- Des collections de sites distinctes pour les zones extranet afin que le contenu interne et externe ne se chevauchent pas
- Des groupes basés sur le type de partenaire, et non sur les individus, afin de faciliter la mise à l’échelle
- Des conventions de nommage simples afin de savoir clairement qui a accès à quoi et où
Une planification minutieuse en amont permet d’éviter beaucoup de travail de nettoyage par la suite en empêchant les fuites de fichiers ou la confusion dans les accès. En prenant le temps nécessaire à cette étape, les équipes de soins de santé évitent des complications inutiles dans leurs futurs efforts de collaboration et peuvent mieux maintenir la sécurité globale des données.
Configuration de l’environnement SharePoint
Passons maintenant à la base. Nous commençons par créer une collection de sites dédiée, destinée uniquement à une utilisation extranet. Cela facilite le contrôle des autorisations sans toucher au reste de notre structure.
L’authentification est la décision suivante. Pour les partenaires à long terme, les inviter avec des comptes Microsoft 365 est la solution la plus simple. Pour les partages à court terme ou ponctuels, l’accès invité peut fonctionner, mais nous les traitons comme temporaires et fixons des délais d’expiration.
Lors de l’attribution des autorisations, nous utilisons :
- Les groupes SharePoint pour un contrôle interne précis
- Les groupes Microsoft 365 pour des fonctionnalités de collaboration plus larges (telles que l’intégration Teams)
- Des autorisations imbriquées avec prudence, uniquement lorsque la hiérarchie est importante
Une conception trop complexe de cette partie peut rendre la maintenance difficile, c’est pourquoi nous la gardons simple et pratique. Notre expertise dans le développement d’applications professionnelles sécurisées basées sur Microsoft Office 365 et SharePoint nous permet de créer des structures fiables qui résistent à une utilisation continue. Nous tenons toujours compte de la réalité quotidienne des équipes de soins de santé qui doivent gérer les accès rapidement et avec précision tout en jonglant avec d’autres tâches informatiques.
Exigences en matière de protection des données et de conformité
Le traitement des données de santé implique plusieurs niveaux de responsabilité. Nous accordons la priorité à la confidentialité des patients et à la préparation aux audits à chaque étape. Cela signifie que nous devons concevoir notre extranet de manière à respecter les règles de la LPRPDE et les cadres connexes.
Nous vérifions attentivement si des bibliothèques de formulaires ou des dossiers sont susceptibles de contenir des documents réglementés, tels que des formulaires de patients ou des résultats d’examens. Si tel est le cas, nous :
- Utilisons les paramètres de cryptage des documents intégrés à SharePoint.
- Activons les journaux d’audit afin de savoir qui a accédé à quoi et quand.
- Appliquons des politiques de conservation pour tout ce qui doit être archivé ou supprimé après une durée déterminée.
Nous relions également notre extranet SharePoint au centre de conformité Microsoft 365, où les règles relatives à la prévention des pertes de données (DLP) permettent d’éviter le partage accidentel d’informations sensibles. Notre vaste portefeuille de solutions de gestion intégrée et électronique des documents peut fournir une base solide en matière de gouvernance aux prestataires de soins de santé. La conformité n’est pas seulement une case à cocher, c’est un processus continu qui a un impact sur chaque étape de la configuration et du fonctionnement de l’extranet.
Gestion de la collaboration et du soutien continus
Donner accès n’est qu’un début. Nous planifions la manière dont les gens vont réellement travailler au sein de l’extranet. Les outils de co-création, les alertes et l’historique des versions sont des fonctionnalités que nous utilisons activement. Elles réduisent la surcharge d’e-mails et permettent à tout le monde de travailler en même temps sans empiéter sur les mises à jour des autres.
Les journaux d’accès et le suivi de l’utilisation nous aident à détecter rapidement les problèmes, qu’il s’agisse d’une utilisation excessive, d’une négligence ou d’une activité suspecte.
Pour que tout fonctionne correctement, nous mettons en place :
- Des listes de contrôle pour l’intégration des nouveaux fournisseurs ou cliniques
- Des outils d’assistance intégrés à l’intranet pour des demandes d’aide rapides
- Des guides simples afin que les utilisateurs n’aient pas besoin de faire appel au service informatique pour chaque question
L’extranet devient ainsi un outil sur lequel les utilisateurs peuvent compter, et non un outil qu’ils évitent. Des révisions fréquentes et des mises à jour des processus, basées sur les commentaires réels des utilisateurs, permettent une collaboration fluide et évitent les goulots d’étranglement dans le flux de travail. Une assistance continue signifie relever les nouveaux défis à mesure qu’ils se présentent et aider vos équipes à rester confiantes et productives dans l’environnement extranet.
Offrir une véritable valeur ajoutée en matière de collaboration
La mise en place d’un extranet SharePoint pour les soins de santé semblait autrefois être une tâche réservée aux grandes équipes informatiques, mais aujourd’hui, elle fait partie intégrante du fonctionnement des prestataires modernes. Grâce à nos services de conseil stratégique en informatique, les organismes de soins de santé de Toronto peuvent compter sur la sécurité et l’évolutivité de leurs partenariats externes.
Une fois bien configuré, un extranet SharePoint réduit le besoin d’échanges d’e-mails, les pertes de pièces jointes et les problèmes récurrents d’autorisation. En mettant l’accent sur une conception sécurisée dès le départ, nous économisons du temps d’assistance, réduisons les risques et offrons à nos partenaires un point de connexion cohérent et utile. Il s’agit moins de remplacer des systèmes que de relier les personnes et les processus en toute sécurité. L’amélioration continue et des pratiques de gestion du changement réfléchies sont importantes pour le succès durable de toute plateforme collaborative.
Commencez à créer un extranet sécurisé
En travaillant avec des experts qui comprennent à la fois la conformité et la collaboration, vous obtenez un extranet SharePoint conçu pour répondre dès le premier jour aux priorités du secteur de la santé. Chez Alcero, nous savons que les groupes de soins de santé de Toronto ont besoin d’espaces extranet qui protègent les données sensibles tout en permettant aux partenaires de travailler sans obstacle. Notre équipe met en place et gère des solutions SharePoint conçues pour un accès externe fluide et fiable, afin que vos ressources informatiques restent concentrées là où elles doivent l’être. Discutons ensemble de ce à quoi pourrait ressembler l’accès pour votre équipe et vos partenaires. Contactez-nous pour commencer.