En partageant un peu de notre expérience de la gestion des documents en général, et quelques conseils simples sur l’automatisation des documents SharePoint qui peuvent améliorer les performances et l’efficacité de votre entreprise. 

Nous allons passer en revue les principaux points de la mise en place d’un système de gestion de documents réussi sur SharePoint et certains moments délicats que vous pourriez négliger. 

Introduction à la gestion et à l’automatisation des documents SharePoint

On a beaucoup parlé de la gestion et de l’automatisation des documents SharePoint, et on en parlera encore beaucoup, car les documents ne vont pas disparaître, du moins pas dans un avenir prévisible, et nous devons les gérer. Plus nous le faisons efficacement, mieux c’est. 

Si vous avez lu des articles sur les échecs de la mise en œuvre de la gestion des documents SharePoint et que vous avez appris que Microsoft recommande, pour préserver les performances de l’environnement, de ne pas avoir plus de 5 000 éléments par conteneur dans SharePoint 2010 ou 2013, et seulement 2 000 éléments dans SharePoint 2007, vous pourriez penser que SharePoint n’est pas du tout conçu pour gérer un grand nombre de documents.

SharePoint peut gérer des quantités massives de documents ; la seule chose à prendre en compte est de le concevoir correctement dès le départ.

Si vous souhaitez configurer SharePoint pour gérer des documents et en traiter un grand nombre, il doit pouvoir s’adapter à la croissance de votre entreprise. De nombreux facteurs doivent être pris en compte, tels que la structure correcte des sites, des listes et des bibliothèques, la manière de construire vos types de contenu, l’utilisation des dossiers, les autorisations et les flux de travail, la recherche, la rétention, etc. Il est donc essentiel de créer un système de gestion et d’automatisation des documents SharePoint évolutif et adaptable. Et ce n’est pas une tâche simple.

Planification de la gestion des documents dans SharePoint 

La toute première chose à faire est d’avoir un plan clair et précis, dans lequel vous pouvez décrire les aspects liés à la gestion des documents dans SharePoint. Le plan est essentiel pour créer une architecture correcte pour la gestion des documents SharePoint, si vous voulez éviter des problèmes à l’avenir. 

Pour simplifier les choses, on a préparé une liste, comme un plan, avec tout ce qui est nécessaire pour un système de gestion de documents SharePoint bien conçu.  

Plan pour la gestion des documents SharePoint 

1. Analyser les documents existants. Déterminer les types de documents, les propriétés.
2. Créer une structure de type de contenu flexible et facilement extensible.
3. Choisir où et comment stocker les documents dans SharePoint.
4. Créer des champs, des sites, des bibliothèques et des listes. Ajouter des types de contenu.
5. Planifier les autorisations.
6. Définir et automatiser le nommage des documents SharePoint.
7. Unifier l’emplacement des modèles de documents.
8. Distribuer le contenu dans des fichiers plus petits.
9. Automatisation des documents SharePoint
10. Optimiser les vues et les bibliothèques.

Le plan variera, bien sûr, en fonction de la maturité de l’entreprise. Cependant, sans points clairement définis, il sera difficile de créer un bon système de gestion de documents et de contenu sur SharePoint. Cette série porte sur la gestion des documents sur SharePoint en général, cependant en disant SharePoint.  

Étape 1. Analyser les documents existants. Déterminer les types de documents, les propriétés. 

Les documents, les données et les processus d’organisation existants sont le carburant de votre projet sur le chemin de la création de systèmes de gestion de documents adéquats à l’aide de SharePoint 2013 ou SharePoint 2010. En analysant les documents, les données et les processus existants, en en discutant avec des personnes de différents départements, vous pourrez vous faire une idée de l’architecture SharePoint, de la liste des propriétés requises, des bibliothèques, des listes SharePoint, des types de contenu, des scénarios possibles d’automatisation et de génération de documents SharePoint, des flux de travail de révision ou d’approbation, des autorisations 

Si nous examinons les documents et les processus, par exemple, des départements des ventes ou des RH dans le cadre de la gestion des documents, nous remarquerons qu’ils ont beaucoup de tâches similaires liées à la génération de documents sans erreur, à la recherche facile, à l’agrégation de données ou de documents, à l’établissement de rapports, à la gestion de l’expiration des documents, à l’approbation, etc. 

Par conséquent, lors de l’examen des documents, il convient d’accorder une attention particulière aux points suivants :

• Quels documents utilisent-ils, comment apparaissent-ils et quels types de contenu devriez-vous créer pour décrire complètement les documents ?
• Quelles sont les informations qui pourraient être intégrées automatiquement dans les documents ?
• Devrais-je utiliser ces informations comme métadonnées du document ?
• Quelles sont les informations qui doivent être organisées en listes pour que vous puissiez en tirer profit en les réutilisant dans de futurs documents ? Les listes d’entreprises ou d’employés sont de bons exemples de données qui peuvent être réutilisées par le biais de consultations.

Examinons maintenant les types de document et de contenu. Les types de documents sont les différents types de documents qu’une organisation peut utiliser. Les types de contenu SharePoint sont des conteneurs qui contiennent une collection de propriétés de documents, leur classement et des modèles de documents. Si vous vous demandez si un type de document et un type de contenu sont identiques, la réponse est oui, ou très proche.

Le nombre de types de documents doit-il donc être le même que le nombre de types de contenu ? Dans la plupart des cas, la réponse est non, car il est préférable d’avoir une structure de type de contenu parent-enfant pour garantir l’évolutivité, la flexibilité et la facilité de gestion des types de contenu. Toutefois, dans les environnements minimaux, il se peut qu’il n’y ait pas ou peu de types de contenu disponibles pour créer des documents à partir de modèles. Je recommande toutefois d’utiliser les types de contenu pour mieux structurer l’information.

Attributs. L’objectif principal de la création d’attributs est de faciliter le tri ou la recherche de données, d’alimenter les documents en informations, d’exploiter les champs d’attributs pour les calculs ou l’automatisation, de fournir des descriptions d’éléments dans les listes et de soutenir les objectifs en matière de rapports et de veille stratégique.

Où les champs de propriété doivent-ils être ajoutés ? Il est recommandé de les créer au niveau du site et de les ajouter aux bibliothèques de documents via les types de contenu. Dans la plupart des cas, nous ne développons des colonnes au niveau du site que pour les bibliothèques de documents ; nous utilisons des colonnes de liste locales pour les listes. Lors de la configuration des champs de propriété, il est important de sélectionner le type de données approprié. Gardez à l’esprit que chaque champ de consultation supplémentaire réduira la vitesse de rendu de la vue de la liste SharePoint.

Étape 2. Créez une structure de type de contenu flexible et facilement extensible. 

Planifiez soigneusement la structure, la hiérarchie et les métadonnées des types de contenu avant de créer des types de contenu. 

• Si vous souhaitez que les types de contenu soient utilisés sur chaque site de votre collection de sites, créez-les sur le site racine (home).
• Pour simplifier la gestion, placez vos types de contenu personnalisés dans de nouveaux groupes significatifs. Par exemple, vous pouvez regrouper les types de contenu par départements : RH, IT, Projets, etc. 

 Les groupes étant classés par ordre alphabétique, nous utilisons le symbole « _ » dans le nom du groupe pour nous assurer que mes groupes de types de contenu personnalisés se trouvent en haut de la liste des types de contenu du site, où ils peuvent être facilement trouvés.

Basez toujours vos types de contenu personnalisés sur les types de contenu SharePoint standard prêts à l’emploi (par exemple, pour les types de formulaire Liste, utilisez le standard « Item », et pour les types de contenu Document, utilisez le standard « Document »). Cela vous permettra d’effectuer des mises à jour de SharePoint à l’avenir sans sacrifier les personnalisations.

• Grâce à la connexion hiérarchique, les paramètres (champs) définis dans un type de contenu (parent) peuvent être réutilisés dans d’autres types de contenu (enfant). La hiérarchie des types de contenu peut être étendue à l’infini en largeur et en profondeur, bien qu’il soit conseillé d’adhérer à une hiérarchie parent-enfant à trois niveaux en tant que meilleure pratique.

La hiérarchie des types de contenu parent-enfant : un examen plus approfondi en considérant un scénario de vente/comptabilité :

Votre équipe de vente a pour objectif de produire à la fois des devis et des factures. Déterminez la quantité de métadonnées identiques nécessaires pour les deux types de documents (devis et factures). Cela facilitera la création d’un type de contenu parent « Ventes » (dérivé du type de contenu SharePoint « Document ») comportant les colonnes suivantes :

• Document Date
• Client
• Total
• Notes   

 Vous devez ensuite créer des types de contenu enfants distincts, « _Quotations » et « _Invoices », qui héritent de ces colonnes du parent « _Sales ». Ajoutez ensuite des colonnes uniques aux types de contenu enfant, _Quotations et _Invoices, pour compléter la collection de colonnes. La date d’échéance, par exemple, dans le cas des factures ou ValidUntil dans le cas du devis.  

Une fois que toutes les colonnes ont été définies, créez un nouveau type de contenu et héritez-le de _Quotations ou _Invoices afin de disposer d’un type de contenu distinct pour stocker uniquement une configuration modèle. Cela vous permettra de réutiliser l’ensemble des colonnes requises tout en étant capable d’utiliser différents modèles.  

Voici à quoi ressemble la chaîne finale de types de contenu : Document -> _Sales (pour stocker les propriétés principales qui correspondent aux niveaux enfants) -> _Quotations (pour stocker tous les champs requis pour les Quotations -> Quotation Template1 (utilisant la collection de colonnes de _Quotations et stockant les informations du Template1). 

 

 

Pensez aux métadonnées utiles et essayez de ne pas insérer trop de colonnes dans vos types de contenu. Évitez également les nombreux champs obligatoires. Les utilisateurs ne seront pas heureux de perdre du temps à remplir de gros formulaires.

SharePoint est-il un système de gestion de documents ? En effet, et c’est l’un des plus populaires de son genre. Alors si vous souhaitez l’ajouter à vos processus de gestion, n’hésitez pas à nous contacter.

Chez Alcero, nous vous offrons des conseils personnalisés sur tout ce que vous devez savoir pour en faire l’outil de gestion idéal pour votre entreprise. Demandez plus d’informations sur nos services d’EDM au 514-316-5064 ou à [email protected].

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