La mise en œuvre de systèmes de gestion de documents (SGD) est devenue une pratique courante au niveau des entreprises. Vous avez sûrement entendu au moins une ou deux fois ce terme si populaire au niveau administratif. Mais qu’est-ce que c’est exactement, quel est son rôle et quels sont ses avantages ?
Restez à l’écoute, dans cet article nous vous présentons tout ce que vous devez savoir.
Qu’est-ce que la gestion des documents ?
La gestion des documents consiste à saisir, enregistrer, administrer et stocker tous les documents qui entrent dans notre organisation, qu’ils soient sous forme numérique ou analogique.
Un système de gestion des documents nous permet de conserver un registre ordonné, spécialisé et universel des processus.
Cela nous permet de garantir que, quel que soit le lieu où les informations sont collectées, tout le monde, sans exception, a accès aux documents qui ont été partagés.
Grâce à cela, il est possible de créer un processus interdépartemental, capable d’assurer l’accès et le suivi d’un même document, indépendamment de son origine, de sa nature, de sa version ou de ses modifications. De cette façon, l’accessibilité aux processus de gestion devient plus simple, plus pratique et plus efficace pour tous les employés.
Qu’est-ce qu’un système de gestion des documents ?
Ayant bien compris ce qu’est la gestion documentaire (action), nous pouvons comprendre que le logiciel de gestion documentaire (outil) est le moyen qui nous permet de réaliser tout le processus que nous avons décrit dans les lignes précédentes.
Il s’agit d’un système complexe qui, de manière simplifiée, sécurisée et pratique, rend possible la gestion des documents de l’organisation, sans compromettre l’efficacité et la qualité des autres processus fonctionnant en parallèle. Que vous soyez une petite entreprise ou une société internationale, il existe un système de gestion de l’information adapté à vos besoins.
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Avantages de l’utilisation d’un système de gestion des documents
Jusqu’à présent, nous avons évoqué les avantages généraux de l’intégration d’un système de gestion des documents dans l’institution. Mais qu’en est-il des avantages particuliers ou spécifiques ?
Faites attention aux points suivants :
- Les systèmes de gestion des documents réduisent la paperasserie.
- Les exercices de recherche, de traçage et de récupération de documents deviennent plus efficaces.
- Un système de gestion de documents sert de centre automatisé pour l’organisation et le stockage de documents numériques.
- Sur le plan financier, la mise en œuvre d’un système entièrement numérique peut réduire les coûts d’exploitation et accroître la productivité.
- Améliore l’accès et la visibilité des processus d’entreprise.
- Il peut analyser les fichiers basés sur des images, prendre en compte les balises de métadonnées et rechercher pratiquement tous les types de fichiers, y compris les courriels et les PDF.
- Le temps que vous passez à rechercher des documents, à faire des copies, à organiser des fichiers et à les archiver peut être consacré à d’autres tâches plus importantes.
- Il permet la transparence des processus et la participation de tous les collaborateurs, sans qu’il soit nécessaire de partager le même espace physique, ce qui, bien entendu, accélère le flux de travail.
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Facilitez vos processus à l’aide d’un système de gestion des documents
Il est temps de profiter de la commodité d’un système de gestion des documents. Vous n’avez plus à vous soucier des recherches exhaustives, qui peuvent prendre des heures, des jours, voire des semaines dans les modes de stockage traditionnels.
Pour ce faire, mettez en place un système de gestion très efficace, tel que SharePoint, dans vos processus.
SharePoint est-il un système de gestion de documents ? Oui, c’est le cas, et c’est l’un des plus populaires de son genre. Donc, si vous êtes intéressé à l’ajouter à vos processus de gestion, veuillez nous contacter.
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