Lorsque vous travaillez dans des bureaux gouvernementaux, des réseaux de soins de santé ou un conseil scolaire à Montréal, la gestion des documents ne se limite pas à des dossiers sur un bureau. Il s’agit de la rapidité avec laquelle les équipes peuvent trouver ce dont elles ont besoin, de la simplicité avec laquelle les fichiers peuvent être mis à jour et de la sécurité des informations depuis leur création jusqu’à leur archivage.
Les systèmes de gestion documentaire sont les outils qui permettent de contrôler tout cela. Mais ils ne fonctionnent pas tous de la même manière. Au fil des ans, de nombreuses équipes se sont appuyées sur des systèmes de gestion documentaire traditionnels. Ces systèmes peuvent être hébergés sur un serveur local ou faire partie d’une plateforme tierce. Mais aujourd’hui, avec des outils tels que SharePoint qui offrent une intégration plus poussée avec les applications Microsoft 365, les équipes commencent à repenser la manière dont elles gèrent leurs documents.
Les questions que se posent les chefs d’entreprise et les dirigeants institutionnels à Montréal évoluent. Il ne s’agit plus seulement de savoir comment stocker les fichiers, mais aussi comment les utiliser, les partager entre les équipes et s’assurer qu’ils sont en sécurité. Cette comparaison examine comment SharePoint se positionne par rapport aux modèles traditionnels. Nous aborderons les configurations qui fonctionnent encore et les domaines dans lesquels SharePoint commence à prendre l’avantage, en particulier lorsque votre équipe utilise déjà les outils Microsoft au quotidien.
Sur quoi reposent généralement les systèmes traditionnels de gestion documentaire ?
Les systèmes traditionnels de gestion documentaire suivent généralement une structure linéaire. Les fichiers sont organisés en dossiers et sous-dossiers, stockés soit sur un serveur interne partagé, soit dans une base de données tierce. Ils ont tendance à être locaux, avec une intégration cloud limitée, sauf s’ils sont personnalisés. Même s’ils permettent de classer, stocker et consulter des documents, ils nécessitent généralement beaucoup de tri manuel et de routage de fichiers.
Voyons en détail à quoi ressemblent souvent ces anciens systèmes :
1. Structures de dossiers manuelles nécessitant une maintenance régulière.
2. Accès limité par les niveaux d’utilisateur, mais souvent dépourvu d’autorisations granulaires.
3. Peu ou pas de fonctionnalités de collaboration, ce qui oblige les utilisateurs à télécharger et à recharger les fichiers.
4. Pistes d’audit qui ne permettent pas toujours de suivre les modifications en temps réel.
5. Nécessite souvent l’intervention du service informatique pour les mises à jour ou les modifications.
Si certaines équipes à Montréal continuent de s’appuyer sur ces plateformes, leurs limites apparaissent de plus en plus clairement. Par exemple, un professionnel de la santé qui a besoin des résultats d’un laboratoire en quelques secondes ne peut pas se permettre de passer au crible plusieurs dossiers, surtout lorsqu’une version obsolète peut se trouver à côté de la plus récente.
L’un des plus grands défis de ces systèmes est qu’ils n’ont pas été conçus en tenant compte des flux de travail modernes. L’intégration avec les courriels, les calendriers ou les outils de communication est souvent limitée. L’accès mobile est rarement convivial, voire disponible. Au fil du temps, ces problèmes ralentissent les processus et créent des cloisonnements entre les services.
Qu’est-ce qui distingue SharePoint en tant que système de gestion documentaire ?
SharePoint change la façon dont les équipes gèrent les documents. Il ne se contente pas de stocker vos fichiers, il les intègre dans les applications que votre équipe utilise déjà. SharePoint faisant partie de Microsoft 365, il se connecte directement à Outlook, Teams, Excel, OneDrive et bien d’autres applications.
Les documents ne sont pas stockés dans de simples dossiers. SharePoint utilise plutôt des bibliothèques. Chaque bibliothèque peut être configurée pour un service, un processus ou un projet, et enrichie de métadonnées. Cela permet de trouver les documents plus rapidement et plus précisément, même sans connaître le nom exact du fichier.
Parmi les autres fonctionnalités remarquables, citons :
1. Des filtres intelligents et des métadonnées qui permettent aux utilisateurs d’effectuer des recherches par service, client ou objectif.
2. Un contrôle des versions qui suit et enregistre chaque modification.
3. La co-création qui permet à plusieurs personnes de travailler sur le même document en temps réel.
4. Des contrôles d’autorisation au niveau des champs.
5. Un accès sécurisé depuis un appareil mobile ou un ordinateur de bureau avec la flexibilité du cloud.
L’automatisation des flux de travail constitue un autre avantage majeur. Imaginons que vous soyez chargé des achats pour une entreprise de logistique. SharePoint peut automatiquement acheminer les documents pour approbation, envoyer des rappels aux membres de l’équipe et enregistrer chaque interaction tout au long du processus. Cela permet de gagner du temps et de réduire les allers-retours.
Que vous vous concentriez sur les ressources humaines, les dossiers scolaires ou les stocks médicaux, la plateforme se met à jour en arrière-plan sans interruption. Les étapes manuelles routinières qui ralentissent les systèmes traditionnels sont supprimées.
Comment SharePoint se compare-t-il aux systèmes traditionnels dans les domaines clés ?
Une fois les documents stockés, la manière dont vous les utilisez devient le facteur décisif. Les plateformes traditionnelles sont souvent fermées et rigides. SharePoint supprime ces barrières tout en laissant les administrateurs définir la manière dont les utilisateurs interagissent avec les données.
Voici une comparaison entre plusieurs domaines clés :
1. Interface utilisateur
Les anciennes plateformes utilisent généralement un modèle de stockage de fichiers qui ressemble à votre explorateur de bureau. Elles ont tendance à être rigides et offrent peu de possibilités de personnalisation. Les sites ou espaces de travail SharePoint sont entièrement personnalisables et peuvent inclure des tableaux de bord, des calendriers partagés et des flux en direct. Cela rend le travail avec les fichiers plus accessible aux utilisateurs non techniciens.
2. Évolutivité
Les systèmes traditionnels se heurtent souvent à des limites. Si vous intégrez de nouvelles équipes, le système peut nécessiter des serveurs ou des licences supplémentaires. SharePoint s’adapte instantanément à votre environnement Office 365, à la hausse comme à la baisse. Que vous gériez des formulaires RH pour 10 utilisateurs ou que vous coordonniez les expéditions d’un entrepôt pour 500, le système suit le rythme.
3. Collaboration
Les anciens systèmes verrouillent les documents lorsqu’ils sont en cours de modification. Cela signifie que les utilisateurs doivent attendre leur tour ou se retrouvent avec plusieurs versions enregistrées. Avec SharePoint, les utilisateurs modifient les documents ensemble. Vous pouvez ouvrir un document de politique, voir un collègue rédiger sa partie et laisser des commentaires en temps réel.
4. Sécurité
SharePoint suit les pratiques de protection des données de Microsoft. Cela inclut le chiffrement, l’authentification multifactorielle, la prévention des pertes de données et la gestion des menaces en temps réel. Les systèmes traditionnels s’appuient sur les paramètres définis par l’administrateur du serveur, qui peuvent ne pas être activement maintenus ou régulièrement mis à jour.
5. Rentabilité
Les systèmes traditionnels, qui nécessitent beaucoup de matériel, doivent faire l’objet d’une maintenance constante. Chaque mise à niveau, correctif ou extension de base de données nécessite l’intervention du service informatique. Les mises à niveau continues de SharePoint sont incluses dans l’abonnement et n’interrompent pas le service. Les interruptions de service sont réduites, les ralentissements sont moins fréquents et il n’y a pas de serveurs physiques à entretenir.
Pour les équipes logistiques de Montréal, ce niveau d’automatisation, de contrôle et d’accès continu se traduit par une réduction du temps passé à rechercher des documents et par un gain de temps pour répondre à la demande.
Pourquoi les institutions montréalaises migrent-elles vers SharePoint ?
Les équipes de Montréal réclament des flux de travail plus rapides, une meilleure accessibilité des données et un stockage sécurisé des documents accessible depuis plusieurs endroits. Ces besoins sont difficiles à satisfaire avec des systèmes anciens qui n’ont jamais été conçus pour la collaboration en temps réel.
Prenons l’exemple d’une entreprise de logistique dont le personnel est réparti dans plusieurs arrondissements. Le service des achats opère dans un bureau, celui des expéditions dans un autre, et le service clientèle à distance. Les systèmes traditionnels nécessiteraient des chaînes d’e-mails, des téléchargements répétés de documents ou des feuilles de calcul en double. SharePoint centralise le travail en un seul endroit sécurisé. Tout est mis à jour en temps réel, chacun a accès en fonction de son rôle et les documents passent d’une étape à l’autre à l’aide de déclencheurs.
Cette évolution permet aux équipes de rester alignées, réduit les malentendus et élimine les doublons. Les journaux d’application, les rapports d’inventaire ou les registres d’expédition stockés dans SharePoint sont faciles à trouver, à suivre et à partager.
Que doivent savoir les institutions avant de passer à SharePoint ?
Le passage à SharePoint nécessite une certaine planification. L’un des principaux points sensibles est la migration des données. Des années de fichiers clients, de documents internes et de procédures opérationnelles standardisées doivent être transférées quelque part. Si la migration est effectuée en une seule fois sans structure, cela peut créer une certaine confusion.
Commencez par un audit du contenu. Supprimez ce dont vous n’avez plus besoin. Décidez ce qui doit être migré, ce qui doit rester archivé et comment chaque ensemble de fichiers doit être étiqueté.
La formation constitue un autre obstacle initial. SharePoint dispose d’une interface plus claire que la plupart des systèmes existants, mais cela ne signifie pas pour autant que les utilisateurs n’auront pas besoin d’aide pour se familiariser avec le système. Prévoyez du temps pour des guides rapides, des sessions d’information ou des présentations qui montrent au personnel comment utiliser les bibliothèques de documents, appliquer des métadonnées ou déclencher des flux de travail.
Plus important encore, planifiez à l’avance les niveaux d’accès. Vous ne voulez pas qu’un assistant financier consulte les dossiers des ressources humaines simplement parce qu’ils ont été regroupés dans la même bibliothèque. Séparez vos bibliothèques de documents par équipe ou par besoin. Utilisez des balises de manière cohérente et définissez des autorisations avant de télécharger du contenu. Cela facilitera grandement l’automatisation future.
Comment SharePoint peut transformer votre journée de travail
Les systèmes traditionnels continuent de bien servir certains bureaux, mais ils deviennent moins efficaces dans les opérations multi-départements et multi-sites. SharePoint offre à votre équipe une collaboration intégrée, un accès fiable et un meilleur contrôle des documents à chaque étape d’un flux de travail.
Dans une ville comme Montréal, où les réglementations varient, la taille des équipes fluctue et la communication bilingue est importante, SharePoint offre suffisamment de flexibilité pour répondre aux exigences modernes en matière de documents sans compromettre la disponibilité ou la convivialité. Que vous traitiez des rapports sensibles ou que vous intégriez de nouveaux employés, SharePoint adapte la gestion des documents au mode de fonctionnement de votre équipe.
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