Comment savoir si SharePoint ou un intranet personnalisé est le choix le plus judicieux pour vos opérations informatiques ? Cela dépend en grande partie de la rapidité avec laquelle votre infrastructure doit évoluer et du niveau de contrôle que votre équipe souhaite exercer sur l’expérience utilisateur. Pour les services informatiques de villes comme Montréal, où les systèmes complexes et les fonctions multilingues se chevauchent souvent, cette décision peut influencer les flux de travail pour les années à venir. Nous examinons ici en détail les solutions SharePoint et les intranets personnalisés afin de vous aider à déterminer dans quelle mesure chaque option correspond, ou ne correspond pas, à votre situation actuelle et future.
Plateforme adaptée à l’infrastructure informatique
SharePoint fonctionne mieux lorsque vous êtes déjà familiarisé avec l’environnement Microsoft 365. Si vos équipes gèrent déjà du contenu dans OneDrive ou utilisent Outlook et Teams quotidiennement, SharePoint peut s’intégrer à cette configuration sans perturbation majeure. Il est déjà connecté aux autres outils dont dépendent vos utilisateurs.
Mais dans un environnement plus fragmenté ou lourd en héritage, un intranet personnalisé peut offrir une intégration plus propre. Les anciens systèmes ERP ou outils d’enregistrement qui ne se connectent pas bien à Microsoft 365 nécessiteront probablement une gestion plus flexible.
Avant de prendre parti, posez-vous quelques questions clés :
- La plupart de votre travail s’effectue-t-il déjà dans les outils Microsoft 365 ?
- Aurez-vous besoin de relier votre intranet à des plateformes extérieures à cet écosystème ?
- Les utilisateurs ont-ils plus de difficultés avec l’accès ou avec la convivialité ?
Une solution personnalisée est judicieuse lorsque vous reliez plusieurs systèmes qui ne sont tout simplement pas compatibles avec l’écosystème Microsoft. Mais si vous en faites déjà partie, SharePoint vous permet de gagner du temps lors de la configuration.
Besoins en matière d’évolutivité et attentes en matière de maintenance
Toute solution informatique doit pouvoir évoluer sans ralentir vos systèmes. SharePoint s’adapte naturellement à vos licences Microsoft 365. Si vous ajoutez des utilisateurs, de l’espace de stockage ou de nouvelles bibliothèques de documents, SharePoint s’étend sans nécessiter de refonte distincte du backend. Les administrateurs n’ont pas à concevoir chaque composant ; le framework se développe au sein de votre tenant.
Les intranets personnalisés sont différents. Vous êtes responsable de la gestion de la couche d’évolutivité, ce qui peut apporter de la flexibilité, mais ajoute également des risques. Une fois que votre plateforme interne aura pris de l’ampleur, vous devrez suivre quelles versions se trouvent où et comment chaque module se met à jour indépendamment.
C’est là que la documentation et le contrôle prennent toute leur importance. Une équipe informatique en pleine croissance a besoin :
- De notes claires sur les mises à jour de version
- De conventions de nommage cohérentes
- De modèles d’autorisations évolutifs
Sans cela, les plateformes personnalisées peuvent devenir difficiles à dépanner rapidement. SharePoint tend à limiter ce chaos en centralisant les mises à jour et les modèles de conformité dans des ressources cloud que la plupart des administrateurs connaissent déjà.
Intégration avec les applications métier
Pour une productivité quotidienne optimale, l’intégration avec les systèmes centraux est importante. Dans les environnements gouvernementaux et informatiques, cela implique généralement une connexion avec les CRM, les logiciels de gestion des tickets, les tableaux de bord analytiques et les outils de reporting.
SharePoint offre un accès API, mais ces points d’accès sont généralement fixes. Vous devrez donc respecter les règles définies par Microsoft. Pour la plupart des organisations utilisant Dynamics ou des outils similaires, les intégrations sont bien prises en charge et rapides à configurer.
Un intranet personnalisé, en revanche, donne à votre équipe un contrôle total sur les API. Cela est important lorsque :
- Les outils de gestion des tickets sont développés en interne.
- Les rapports de conformité extraient des données à partir de bases de données uniques.
- Les erreurs d’intégration doivent être résolues sans l’aide du fournisseur.
Mais cette liberté s’accompagne d’une maintenance. Vous serez non seulement responsable de la création du lien, mais aussi de sa sécurité et de son bon fonctionnement à mesure que les systèmes évoluent. Les administrateurs système se retrouvent souvent à écrire davantage de middleware, à corriger les points de terminaison ou à reconstruire les intégrations lorsque les outils sources sont mis à jour.
Sécurité et gouvernance des utilisateurs
SharePoint et les intranets personnalisés peuvent tous deux répondre à des normes de sécurité élevées, mais la manière d’y parvenir est très différente.
SharePoint utilise les contrôles intégrés de Microsoft. Vous pouvez configurer des stratégies à l’aide d’étiquettes de conservation, de règles de gouvernance et de niveaux d’autorisation qui fonctionnent dans la plupart des services. Pour les équipes informatiques ayant des besoins complexes en matière de sécurité, SharePoint offre les avantages suivants :
- Autorisations basées sur les rôles qui se synchronisent avec Microsoft Entra ID
- Fonctionnalités de conformité prêtes pour l’audit déjà mappées au modèle de sécurité de Microsoft
- Enregistrement des activités dans votre portail d’administration Microsoft 365
Un intranet personnalisé vous permet de configurer le modèle d’accès comme vous le souhaitez. Cela peut inclure une visibilité spécifique au projet, des règles d’expiration basées sur le temps ou une logique d’accès basée sur des workflows internes. Il est beaucoup plus flexible, mais vous devez concevoir vous-même les mécanismes d’application.
Le choix dépend de la préférence de votre équipe pour des garde-fous intégrés ou un contrôle total, même si cela implique un temps de développement interne plus long.
Personnalisation ou rapidité de déploiement ?
Certaines équipes informatiques veulent que tout soit opérationnel le plus rapidement possible. Dans le cas de mises à niveau ou de fusions où le temps est un facteur crucial, SharePoint l’emporte presque toujours en termes de rapidité. Il est livré avec des modèles, des structures de site et des outils de personnalisation qui peuvent être utilisés immédiatement. Vous travaillez dans un cadre connu, ce qui limite le développement mais accélère les résultats.
Lorsque la personnalisation est la priorité absolue, un intranet sur mesure l’emporte. Vous créez l’outil dont vos utilisateurs ont réellement besoin, sans les contraindre à s’adapter à un outil conçu par quelqu’un d’autre. Mais le temps de développement augmente avec chaque module personnalisé ou modification du plan UX.
Voici les difficultés auxquelles les équipes sont souvent confrontées pendant le développement :
- Créer une prise en charge multilingue à partir de zéro.
- Intégrer des entrées de documents non standard.
- Créer des tableaux de bord d’administration qui fonctionnent à la fois sur mobile et sur ordinateur.
Les déploiements rapides impliquent généralement d’accepter certaines limites. Une personnalisation approfondie nécessite davantage de planification et de patience.
Prendre la décision : ce qui devrait guider votre choix
Les deux options offrent une valeur ajoutée considérable, c’est pourquoi la décision doit toujours reposer sur ce qui est viable pour votre équipe, et pas seulement sur ce qui est nouveau. À Montréal, où plusieurs services peuvent être amenés à jongler entre la conformité, les règles linguistiques et plusieurs plateformes logicielles, ce choix nécessite une planification minutieuse.
Nous avons remarqué que les responsables informatiques y voient plus clair lorsqu’ils se concentrent sur les points suivants :
- Temps administratif : quelle plateforme présente le coût de gestion quotidien le plus bas ?
- Dépendances logicielles : construisez-vous à partir d’un système connecté ou d’un système qui doit être reconstruit ?
- Performances à long terme : votre choix fonctionnera-t-il encore dans deux ou trois ans sans une refonte complète ?
Une liste de contrôle comparative des éléments indispensables peut être utile, en particulier lorsqu’elle est partagée entre vos équipes d’infrastructure et d’assistance technique. Elle permet souvent de repérer les fonctionnalités les plus importantes qui n’apparaissent pas dans un tableau des fonctionnalités.
Pourquoi Alcero est leader dans le domaine des solutions intranet sécurisées et stratégiques
Avec plus de 20 ans d’expérience dans le domaine du conseil en informatique, nous sommes spécialisés dans le développement d’environnements intranet intégrés et sécurisés, adaptés aux réalités des organisations montréalaises. En tant que partenaire Microsoft Solutions, nos services couvrent l’ensemble du cycle de vie, de la planification au déploiement et au support pour SharePoint et les solutions intranet personnalisées. Notre expertise en matière d’architecture de l’information et de conformité permet aux services informatiques de pérenniser leurs systèmes tout en maintenant une sécurité et une évolutivité continues.
Que vous ayez besoin de rationaliser vos opérations ou de vous assurer que vous respectez les normes provinciales et nationales en matière de gouvernance, travailler avec un fournisseur expert vous garantit un processus transparent et responsable.
Nous travaillons avec des équipes financières et technologiques à Montréal pour créer des environnements sécurisés et évolutifs qui répondent à vos besoins quotidiens et à vos objectifs de conformité. Que vous rationalisiez vos flux de travail, connectiez des systèmes existants ou organisiez la collaboration, nous nous concentrons toujours sur des résultats concrets et un déploiement sans heurts. Découvrez comment nos solutions SharePoint peuvent prendre en charge les systèmes que vous utilisez déjà. Contactez-nous pour entamer la conversation.