Lorsque votre organisation traite des documents financiers sensibles et des documents réglementaires, la gestion des documents est fondamentale. Ainsi, lorsque les responsables informatiques dans le secteur de la finance et de l’assurance doivent choisir entre SharePoint et OpenText, la réponse ne peut se résumer à la liste de fonctionnalités la plus longue. Ce qui importe davantage, c’est la capacité de chaque système à s’adapter à votre posture de conformité, aux flux de travail des utilisateurs et aux outils existants. Si vous travaillez à Montréal ou dans ses environs, en particulier dans un environnement fortement axé sur Microsoft, les enjeux sont plus importants avec les audits de fin d’année et la planification budgétaire qui approchent. Voyons ce qui distingue SharePoint d’OpenText en termes de performances backend, d’alignement sur la conformité et d’utilisabilité au quotidien pour les opérations financières.
Ce que SharePoint offre aux services informatiques des entreprises du secteur financier et des assurances
Pour les équipes qui utilisent déjà Microsoft 365, la gestion des documents SharePoint offre une intégration directe avec les outils que les employés utilisent déjà. Les e-mails, les contrats et les rapports clients circulent plus rapidement lorsqu’ils restent dans Outlook, Teams et SharePoint, sans qu’il soit nécessaire de changer de plateforme.
SharePoint est particulièrement utile pour les workflows soumis à des exigences de conformité strictes. Des fonctionnalités telles que le contrôle des versions et les étiquettes de conservation intégrées permettent d’appliquer les règles relatives au cycle de vie des documents sans intervention manuelle. Lorsque les transactions ou les communications doivent être liées à des comptes spécifiques ou à des points de contrôle réglementaires, SharePoint offre un balisage des métadonnées, un suivi des autorisations et une visibilité des pistes d’audit qui répondent aux besoins en matière de reporting financier.
Au sein des équipes financières et d’assurance, les cas d’utilisation quotidiens impliquent souvent des approbations, la préparation d’audits et la collaboration entre services. Les capacités de workflow de SharePoint permettent aux utilisateurs d’automatiser l’acheminement des documents sans avoir recours à des outils tiers. Plus important encore, tout cela fonctionne à partir de l’environnement Microsoft que de nombreux professionnels de la finance connaissent déjà.
- Les journaux d’activité intégrés simplifient la traçabilité lors des audits.
- Des modèles spécifiques à l’industrie prennent en charge les examens d’investissement ou les flux de travail liés aux réclamations.
- L’intégration avec Power Automate limite les étapes manuelles répétitives liées aux documents.
En outre, nous fournissons des services personnalisés de conseil, de conception et de mise en œuvre de Microsoft Office 365 et SharePoint afin d’optimiser les structures de gestion des documents pour les organisations des secteurs réglementés tels que la finance et l’assurance.
Quand envisager OpenText pour la gestion des documents financiers
Alors que SharePoint a gagné en popularité auprès des organisations utilisant Microsoft, OpenText peut convenir aux équipes disposant d’une infrastructure hautement spécialisée ou héritée. Si vous gérez une architecture ECM plus ancienne ou traitez des enregistrements sur différentes plateformes acquises, l’expérience historique d’OpenText dans les workflows de contenu d’entreprise à grande échelle peut être un atout.
OpenText gère les documents selon une conception basée sur le cycle de vie, qui diffère du modèle de métadonnées de SharePoint. Chaque approche présente des avantages. OpenText favorise une forte consolidation des versions sur de longues périodes, ce qui est utile lorsque les documents doivent être archivés selon une politique de conservation spécifique. Mais cette même approche peut limiter la flexibilité des équipes qui ont besoin d’une collaboration rapide entre les différentes unités commerciales.
La migration est un autre facteur à prendre en compte. Le transfert du contenu existant vers OpenText peut nécessiter davantage de planification et entraîner des coûts supplémentaires, en particulier si les systèmes doivent être maintenus en parallèle. Les institutions financières mentionnent souvent la complexité de la migration des systèmes de dossiers structurés et les besoins en formation qui accompagnent ce changement.
- Solides capacités d’archivage pour les institutions dont les documents remontent à plusieurs décennies
- Intégration avec les anciens systèmes financiers de back-office
- Nécessite un déploiement plus long et une allocation de ressources pour une mise en œuvre propre
Considérations relatives à la sécurité, à l’audit et à la réglementation
Chaque équipe chargée des opérations financières doit avoir confiance dans la manière dont les accès sont gérés et dont chaque activité est enregistrée. SharePoint et OpenText offrent tous deux une sécurité de niveau entreprise, mais la manière dont ils la fournissent peut varier.
SharePoint permet un contrôle strict des autorisations au niveau de la bibliothèque de documents, des dossiers ou des éléments individuels. Ces paramètres peuvent être liés aux groupes Active Directory déjà utilisés dans l’ensemble de l’organisation. SharePoint s’aligne parfaitement sur les normes telles que ISO ou SOC en offrant un historique traçable des documents et des droits d’accès aux fichiers faciles à gérer.
OpenText offre un contrôle centralisé avec une journalisation étendue, mais la gestion des paramètres nécessite souvent des administrateurs dédiés. Les politiques d’accès dans OpenText sont robustes, mais elles manquent parfois du contrôle en libre-service que les équipes de taille moyenne souhaitent pour répondre rapidement aux demandes d’audit.
- SharePoint s’aligne facilement sur les mises à jour de sécurité et les services d’identité de Microsoft.
- OpenText est pertinent lorsque la supervision centralisée des audits est la priorité absolue.
- Les deux plateformes peuvent répondre aux cadres de conformité canadiens et internationaux, mais l’effort de mise en œuvre variera.
Coût, licences et impact sur les ressources internes
Il n’est pas toujours facile de comprendre les modèles de licence entre SharePoint et OpenText. SharePoint semble souvent plus rentable pour les abonnés à Microsoft 365, car il est déjà inclus dans la pile. Mais les coûts réels de déploiement s’accumulent si l’infrastructure ou les flux de travail sont complexes.
Avec OpenText, les coûts sont généralement structurés en fonction de la capacité et du volume d’utilisateurs. Cela signifie que les grandes organisations doivent procéder à une évaluation plus approfondie des dépenses à long terme. La licence comprend des frais distincts pour le stockage, les modules et les capacités de traitement, et les étapes de configuration peuvent nécessiter des investissements supplémentaires dans des sous-traitants ou des formations internes.
Ce qui est souvent négligé, ce sont les besoins en personnel. Les administrateurs SharePoint proviennent souvent des services informatiques qui gèrent déjà d’autres systèmes Microsoft. OpenText aura probablement besoin d’un administrateur dédié ou d’une aide extérieure pour la configuration, les mises à jour et la maintenance des performances.
- SharePoint convient aux équipes qui utilisent déjà Microsoft 365 et réduit les frictions liées à l’intégration.
- OpenText entraîne des coûts de configuration initiaux plus élevés et nécessite une assistance continue.
- Les coûts varient si votre organisation a des besoins importants en matière d’archivage ou d’intégration personnalisée.
Notre assistance continue pour les systèmes de gestion de documents comprend des services de maintenance et d’évolution afin d’aider les entreprises à contrôler leurs coûts à long terme et à s’adapter à l’évolution de leurs besoins.
Faire le bon choix pour votre équipe chargée des opérations financières
Le choix le plus adapté dépend de votre mode de fonctionnement actuel. Si votre entreprise a beaucoup investi dans les outils Microsoft et souhaite intégrer l’accès aux documents dans les processus Teams, Outlook ou Excel, SharePoint est souvent l’option la plus rapide et la plus fluide. Mais si les systèmes hérités constituent une partie importante de votre architecture et que vous avez besoin d’une configuration approfondie autour des règles d’archivage ou des cycles de conservation, OpenText peut vous offrir cette flexibilité.
De nombreuses équipes informatiques financières à Montréal s’appuient sur leurs environnements Microsoft en raison de la familiarité de la main-d’œuvre régionale et de l’architecture existante. Cela fait de SharePoint un choix plus facile à considérer en termes de coûts et de maintenance à long terme. Cependant, chaque configuration est différente.
- SharePoint simplifie la gestion des versions et l’accès aux documents entre les services.
- OpenText offre une meilleure compatibilité avec les systèmes existants pour les dossiers complexes.
- Votre dépendance à Microsoft est souvent le facteur technique décisif.
Soutenir la réussite à long terme grâce à des conseils stratégiques en matière de technologies de l’information
Le choix et le déploiement d’un système de gestion documentaire ont une incidence sur la conformité et le rendement pendant des années. Nous nous spécialisons dans le déploiement, la personnalisation et l’amélioration continue de Microsoft SharePoint, et nous avons fait nos preuves dans tous les secteurs réglementés du Canada. Notre expertise élimine les obstacles lors de la planification, de la migration et de la formation du personnel, afin que les organisations puissent tirer pleinement parti de leur investissement dans un système de gestion documentaire.
Trouvez la plateforme qui prend en charge votre futur flux de travail
Le choix entre SharePoint et OpenText ne se résume pas à cocher une case. Il s’agit plutôt de la manière dont vos collaborateurs interagissent avec les données au sein de votre organisation. Lorsque les utilisateurs font confiance au système pour les aider à trouver ce dont ils ont besoin ou à confirmer ce qui a été approuvé, la plateforme devient un outil et non un obstacle.
Une approche à long terme de la gestion des documents doit correspondre à l’orientation de vos opérations, de votre personnel et de vos pratiques d’audit. Dans le domaine de la finance et de l’assurance en particulier, nous avons besoin de systèmes qui ne se contentent pas de stocker des fichiers. Ils doivent favoriser la confiance, la précision et la clarté dans chaque transaction.
La gestion des documents réglementaires ou des flux de travail financiers dans les environnements Microsoft dépend de la bonne configuration de votre système dès le départ. Notre approche de la gestion des documents SharePoint simplifie la collaboration, le suivi des audits et le contrôle des versions pour les équipes de Montréal et de Toronto. Chez Alcero, nous aidons les organisations financières et d’assurance à aligner les exigences de conformité sur les processus quotidiens dans Microsoft 365, sans jamais compliquer le déploiement. Si vos outils actuels vous semblent plus être des obstacles que des aides, laissez-nous vous proposer une solution plus efficace. Contactez-nous pour discuter de votre environnement documentaire et de vos objectifs.