Vous envisagez de transférer vos disques partagés vers SharePoint ? Pour les équipes financières et d’assurance de Toronto, il ne s’agit pas seulement d’un simple transfert de fichiers. Sans une préparation adéquate, le transfert de plusieurs années de documents et de systèmes de dossiers complexes vers une plateforme structurée telle que SharePoint peut rapidement devenir chaotique.
Nous avons constaté qu’une structure solide mise en place dès le début peut vous éviter des mois de travail supplémentaire. Ce guide vous aidera à éviter les problèmes courants qui ralentissent le processus. Nous vous expliquerons comment configurer votre système de gestion des documents à l’avance, régler les problèmes d’autorisations avant qu’ils ne surviennent et tout organiser après la migration. Une migration bien planifiée ouvre la voie à une meilleure collaboration et à une gestion plus efficace des documents sur SharePoint.
Pourquoi les migrations de disques partagés échouent
La première erreur consiste à se lancer directement dans la migration sans faire un inventaire complet. La plupart des anciens disques partagés se développent de manière incontrôlée au fil des ans. Les dossiers se multiplient, les doublons s’accumulent et vous vous retrouvez avec d’innombrables fichiers que personne n’a touchés depuis une décennie. Si vous copiez tout cela dans SharePoint, vous ne faites que déplacer le désordre.
Un autre problème majeur est celui des autorisations incompatibles. Les disques partagés comportent souvent des particularités cachées, des droits d’accès imbriqués, des dossiers spécifiques à certains services ou des restrictions d’utilisation obsolètes. Transférer tout cela dans SharePoint sans vérification préalable permet à des personnes non autorisées d’y accéder ou, pire encore, empêche certaines personnes d’y accéder.
Les métadonnées sont également souvent ignorées. Les disques partagés fonctionnent souvent sans balisage. Cela peut fonctionner jusqu’à ce que vous passiez à SharePoint, où la recherche et la gouvernance reposent sur des métadonnées intelligentes. Si vous ignorez cette étape de planification, les utilisateurs se retrouveront à nouveau perdus dans les dossiers.
Structurer votre destination SharePoint avant la migration
Transférer votre ancienne structure de dossiers dans SharePoint revient à passer à côté d’une opportunité. C’est le moment idéal pour faire une pause et repenser l’organisation des documents. Le bon point de départ consiste à créer des bibliothèques de documents qui reflètent la manière dont les utilisateurs exploitent réellement le contenu, plutôt que de simplement copier ce qui existait auparavant.
Recherchez des schémas récurrents dans le fonctionnement des services :
Quels sont les documents partagés entre les équipes ?
Quels sont ceux qui sont stockés mais rarement consultés ?
Quels sont ceux qui nécessitent une sécurité renforcée ou des processus de workflow formels ?
Configurez des bibliothèques de documents en fonction des besoins actuels, et non simplement des habitudes historiques.
Avant toute chose, déterminez les balises de métadonnées. En conservant les dossiers, vos utilisateurs ne pourront pas tirer parti de l’outil le plus puissant de SharePoint : la recherche rapide et filtrable. Définissez vos règles de balisage afin que l’application et le moment d’application soient clairs. Plus vous intégrez de logique dès le départ, moins les utilisateurs retomberont dans leurs anciennes habitudes.
En vous associant à une équipe expérimentée comme Alcero, spécialisée dans la gestion intégrée et électronique des documents, vous pouvez être sûr que votre nouvelle structure sera optimisée selon les meilleures pratiques de Microsoft et les exigences spécifiques de votre entreprise.
Stratégies clés en matière d’autorisations pour éviter la surcharge après la migration
Donner à chacun l’accès dont il a besoin, sans plus, est l’une des tâches les plus difficiles d’une migration. Pour que tout reste gérable, évitez d’ajouter manuellement des autorisations à chaque fichier ou dossier. Cela deviendrait rapidement un cauchemar à vérifier et à auditer.
Respectez quelques règles claires :
Configurez des groupes Microsoft 365 qui correspondent aux équipes ou aux rôles fonctionnels.
Appliquez les autorisations au niveau de la bibliothèque de documents, et non au niveau des dossiers.
Utilisez l’héritage des autorisations afin que les modifications se répercutent en cascade selon les besoins.
Liez les niveaux d’accès à votre organigramme et aux types de contenu. Des documents financiers hautement sensibles ? Utilisez un accès restreint. Des formulaires et des modèles généraux ? Autorisez un accès plus large.
La clé est d’être cohérent. Lorsque les autorisations suivent un schéma logique, les équipes d’assistance peuvent résoudre les problèmes plus rapidement et les utilisateurs savent à quoi s’attendre.
Tester la migration par étapes avant le lancement complet
Même avec la meilleure planification possible, il y a toujours des surprises. C’est pourquoi il est nécessaire de procéder à des tests. Créez une bibliothèque de documents test pour chaque service : d’abord les finances, puis la souscription, les ressources humaines, etc. Effectuez une migration test dans chaque service avant de déployer l’ensemble.
Pendant les tests, faites appel à de vrais utilisateurs. Demandez-leur d’effectuer leurs tâches quotidiennes habituelles. Peuvent-ils trouver rapidement les documents ? Leurs droits d’accès sont-ils corrects ? Les flux de travail fonctionnent-ils comme ils le devraient ?
Après chaque phase de test, recueillez les commentaires et apportez les modifications nécessaires. Il vaut mieux procéder à des ajustements dès maintenant plutôt que de se retrouver avec un service entier privé de ce dont il a besoin le jour du lancement.
Conseils post-migration pour maintenir la cohésion et l’organisation des utilisateurs
Une fois votre migration effective, le changement peut être soudain. Même avec une bonne planification, les utilisateurs ont besoin d’aide lorsque de nouveaux systèmes sont mis en place.
Préparez-vous :
- Mettez à disposition une équipe d’assistance via des chats en direct, des visites sur site ou des appels Teams réguliers.
- Proposez des formations simples et ciblées avec des présentations sur les règles de nommage, les balises de métadonnées et la manière de signaler les problèmes.
- Utilisez des rappels et des invites légers dans les outils Microsoft 365 pour renforcer les nouvelles habitudes.
Des outils tels que Planner ou Viva Engage permettent de maintenir une communication claire pendant la période d’ajustement. Ces premières semaines sont plus importantes que vous ne le pensez ; un peu de structure et un soutien constant peuvent transformer une transition difficile en un changement durable.
Pour une assistance supplémentaire après la migration, Alcero assure une maintenance continue et adapte les systèmes à l’évolution des besoins de l’entreprise, garantissant ainsi l’efficacité et la sécurité de votre environnement SharePoint au fil du temps.
Configurez SharePoint pour travailler, pas seulement pour stocker
Il ne s’agit pas simplement de déplacer des fichiers. C’est l’occasion de faire le tri dans vos anciens fichiers et de déterminer ce que votre système de gestion documentaire doit réellement faire. Tous les fichiers n’ont pas besoin d’être stockés dans SharePoint. Décidez ce qui doit être déplacé et ce qui peut être archivé.
Les nouvelles configurations fonctionnent mieux lorsqu’elles sont ciblées. Si tout se remplit comme un tiroir à bric-à-brac numérique, les utilisateurs reviennent aux anciens raccourcis et votre système devient un autre labyrinthe.
Prêtez attention aux détails : stratégie de classement des dossiers, balises, accès. Cet effort portera ses fruits dans la façon dont les gens perçoivent SharePoint. Lorsqu’il est propre, rapide et logique, il devient un outil de travail à part entière, et non plus une simple plateforme de stockage.
Feuille de route pour une utilisation réussie de SharePoint à long terme
Les migrations sont un moment crucial pour la productivité et la sécurité. Les considérer comme une initiative informatique stratégique plutôt que comme un projet technique ponctuel permet d’améliorer l’adoption par les utilisateurs et d’obtenir un retour sur investissement mesurable. Alcero aide ses clients de Toronto en leur proposant des solutions de migration SharePoint évolutives et adaptées aux exigences des secteurs de la finance et de l’assurance.
La préparation de votre équipe financière ou d’assurance basée à Toronto à une migration majeure est le moment idéal pour repenser les flux de travail documentaires. En s’appuyant sur un accès sécurisé et des métadonnées, la gestion des documents sur SharePoint devient plus efficace et plus simple pour votre personnel. Chez Alcero, nous concevons des systèmes clairs, faciles à utiliser et adaptables aux changements futurs. Discutons ensemble de la manière dont nous pouvons vous aider à planifier la bonne approche.