Votre plan de gouvernance SharePoint est-il adapté aux besoins de votre équipe de soins de santé ? La plupart des problèmes liés au contrôle des documents et aux autorisations des utilisateurs ne sont pas dus à de mauvaises décisions. Ils résultent plutôt de l’absence totale de décisions claires. Dans le domaine des soins de santé, un paramètre négligé ou un enchevêtrement de rôles d’utilisateurs peut entraîner des risques réels.
Qu’il s’agisse de gérer des formulaires de patients, des rapports de laboratoire ou des dossiers RH, les solutions SharePoint facilitent le stockage et le partage, mais sans un plan de gouvernance solide, cette facilité peut créer des lacunes. Si votre équipe à Montréal utilise SharePoint dans tous les services, c’est le moment idéal pour revoir la manière dont les contrôles sont définis, partagés et mis à jour.
Définir dès le début les responsabilités et les rôles
La gouvernance fonctionne lorsque chacun sait qui est responsable de quoi. Plus les rôles restent flous, plus les autorisations risquent de s’accumuler aux mauvais endroits.
Nous vous recommandons de commencer par :
- Attribuer à chaque collection de sites SharePoint un propriétaire commercial clairement identifié
- Lier les autorisations au niveau de la bibliothèque aux fonctions réelles
- Définir différents modèles de gouvernance pour les équipes RH, informatiques, administratives et cliniques
- Contrôler qui peut créer de nouveaux sous-sites et qui peut attribuer des accès à des utilisateurs externes
Cela permet de garder la prise de décision proche du travail, et non pas confiée à un seul interlocuteur informatique central. Cela empêche également les accès de s’étendre trop loin, ce qui est facile à manquer jusqu’à ce que quelque chose tourne mal. Le fait de maintenir des limites claires en matière de responsabilité signifie que chacun comprend son rôle dans la protection des données et la gestion du contenu.
Aligner les politiques relatives aux documents sur les exigences réglementaires
Les dossiers médicaux n’existent pas dans le vide. Tout, depuis la durée de conservation des documents jusqu’à leur archivage, est soumis à des exigences de conformité tant au niveau provincial que fédéral.
Nous assurons l’organisation des dossiers grâce à des mesures telles que :
- L’alignement des calendriers de conservation sur les lois provinciales relatives aux dossiers médicaux
- L’utilisation de métadonnées pour signaler les dossiers en fonction de leur type de contenu ou de leur sensibilité
- La réalisation d’un audit rapide des bibliothèques existantes avant de créer de nouvelles règles
- Le nettoyage des documents anciens ou non suivis afin de mettre en place une gouvernance sur des bases solides
Cette préparation permet d’éviter un nettoyage rétroactif et facilite la mise en œuvre de nouvelles politiques sans résistance. Pour le secteur des soins de santé, le fait de disposer de politiques de conservation qui reflètent les obligations légales apporte une certitude aux équipes et réduit la panique lors des audits ou des contrôles de conformité. Les stratégies de métadonnées facilitent également la récupération rapide des fichiers, ce qui peut être vital en cas d’urgence ou d’inspection.
Contrôler l’expansion des sites et le chaos des noms
Laisser les équipes créer ce qu’elles veulent dans SharePoint peut sembler efficace, jusqu’à ce que plus rien ne porte le même nom. Les équipes de soins de santé créent souvent des sites ponctuels pour des projets, des essais cliniques ou des programmes internes. Sans système, le désordre s’installe rapidement.
Pour offrir une structure sans ajouter de friction, nous préférons :
- Utiliser des modèles de nommage cohérents pour les nouvelles listes, les nouveaux sites et les nouvelles bibliothèques.
- Définir des autorisations ou des limites quant au nombre de sites pouvant être créés dans un service.
- Limiter l’accès en libre-service à la création de sites afin d’éviter les doublons.
- Proposer des modèles qui reflètent les flux de travail spécifiques des équipes de soins de santé.
Un nombre trop important de sites incite les utilisateurs à enregistrer leurs fichiers au mauvais endroit et à perdre les liens entre les départements. La dénomination et la visibilité doivent aller de pair. La clarification précoce des normes de dénomination facilite la collaboration entre les équipes, en particulier les équipes interdisciplinaires. Des sites bien organisés aident les cliniciens, les chercheurs et les professionnels de l’administration à trouver ce dont ils ont besoin sans avoir à naviguer dans un labyrinthe de dossiers et de bibliothèques aux noms incohérents.
Verrouillage du partage et de l’accès externe
Les règles de confidentialité dans le domaine de la santé ne sont pas des suggestions, elles sont obligatoires. Cela signifie que les documents partagés en dehors de votre organisation doivent être contrôlés, enregistrés et révisés selon un calendrier précis. Pourtant, de nombreux sites SharePoint autorisent par défaut des autorisations de partage complet.
Nous remédions à cela en :
- Désactivant par défaut le partage externe pour la plupart des collections de sites ;
- Configurant le partage en fonction des groupes Microsoft 365, et non des individus ;
- Mettant en place des cycles de révision et des dates d’expiration pour les partages externes.
- Suivant l’activité sur les types de contenu réglementés grâce à la journalisation Microsoft Purview
En contrôlant cela dès le départ, les équipes évitent toute exposition accidentelle. Cela réduit également les problèmes après les heures de travail liés à la correction des fichiers partagés. Lorsque l’accès externe est strictement géré, les organismes de santé sont moins exposés aux fuites de données non autorisées et peuvent prouver avec plus de confiance leur conformité aux réglementations en matière de protection des données. Les révisions programmées et les journaux de suivi offrent un moyen fiable de revoir les anciens partages et d’auditer les risques potentiels.
Maintenir la gouvernance grâce à des audits et à des formations
Les politiques échouent si personne ne les vérifie. Ce qui commence par une bonne gouvernance dérive souvent à mesure que les utilisateurs changent d’équipe, que l’accès est accordé librement ou que de nouveaux types de contenu apparaissent. Nous considérons les audits et les vérifications comme un autre outil permettant de rester à jour.
Vous pouvez contribuer au bon fonctionnement des systèmes en :
- Effectuant régulièrement des audits de sécurité et d’autorisation chaque trimestre
- Utilisant Power Automate pour signaler le contenu partagé qui déclenche des règles à haut risque
- Passez en revue les structures du site pour détecter le contenu inutilisé ou orphelin
- Formant les utilisateurs à plusieurs reprises, en fonction de leur niveau d’accès spécifique
La plupart des politiques de gouvernance échouent non pas au stade de leur élaboration, mais lors de leur mise en œuvre. Des contrôles légers mais réguliers facilitent la gestion à grande échelle des solutions SharePoint. Des formations fréquentes des utilisateurs, adaptées à leurs différents rôles, renforcent la culture de la sécurité et garantissent que les nouvelles recrues comprennent dès le départ l’importance de la conformité et leurs responsabilités. Les automatisations constituent un filet de sécurité utile, signalant les risques potentiels afin que les équipes puissent intervenir rapidement.
En plus des audits de routine, impliquer les utilisateurs finaux dans les cycles de feedback et d’amélioration peut aider à mettre en évidence des points faibles inaperçus ou des pratiques obsolètes. Lorsque le personnel se sent habilité à partager ses défis et ses observations, la gouvernance peut s’adapter aux besoins évolutifs de l’équipe plutôt que de devenir un obstacle.
Pourquoi les équipes informatiques du secteur de la santé gagnent du temps grâce à une gouvernance solide
Nous sommes spécialisés dans le déploiement et le support de solutions SharePoint intranet, extranet et de collaboration personnalisées pour les secteurs réglementés tels que la santé. Nos spécialistes peuvent créer et maintenir des processus de gouvernance qui s’adaptent à l’évolution des besoins en matière de conformité, de sécurité et d’accès des utilisateurs.
Pour les équipes informatiques du secteur de la santé à Montréal, un plan de gouvernance solide signifie moins de temps passé à réagir aux problèmes et plus de confiance dans vos systèmes. Cette liste de contrôle ne peut pas résoudre tous les problèmes, mais elle donne à votre configuration SharePoint la structure dont elle a besoin pour s’adapter sans se dégrader. Il vaut mieux commencer modestement plutôt que d’attendre qu’une erreur de données impose un changement. Grâce à des plans et des routines clairs, les organismes de santé peuvent se concentrer sur les soins aux patients, la recherche et la collaboration entre les équipes plutôt que de démêler les problèmes de données causés par des erreurs évitables.
Un plan de gouvernance solide garantit non seulement une collaboration plus sûre, mais simplifie également l’intégration de nouveaux outils et technologies au fil du temps. Lorsque les structures fondamentales sont en place, l’ajout ou l’extension des capacités SharePoint devient beaucoup moins stressant, et le personnel informatique passe moins de temps à corriger les erreurs d’autorisation ou à rechercher des documents égarés. Les hôpitaux et les cliniques bénéficient d’une communication interne fluide et d’une meilleure préparation aux audits, conséquence naturelle d’une gouvernance intelligente.
L’avantage Alcero pour la gouvernance des soins de santé
Les équipes de soins de santé à Montréal bénéficient d’une structure et d’un accès clair, ce qui permet au personnel informatique de passer moins de temps à réparer les liens brisés ou à trier les problèmes liés aux dossiers trop partagés. Des fonctionnalités intelligentes telles que les modèles de flux de travail et la cartographie des autorisations font partie des solutions intégrées de gestion des documents et du contenu que nous proposons aux organisations travaillant avec les plateformes Microsoft. De petits changements, comme une nomenclature cohérente ou des autorisations plus strictes, permettent d’améliorer le fonctionnement au fil du temps. Lorsque vous serez prêt à améliorer votre configuration interne, nos spécialistes pourront concevoir la combinaison de solutions SharePoint la mieux adaptée à votre personnel et à vos processus. Contactez Alcero pour commencer à planifier la prochaine étape.