De nombreuses entreprises utilisent souvent des systèmes patrimoniaux obsolètes pour partager, organiser et modifier leurs fichiers. Cela peut conduire à une productivité sous-optimale, et il convient d’y remédier en utilisant des technologies plus récentes telles que SharePoint. SharePoint est destiné à mettre à niveau le système de gestion des documents de votre entreprise, en vous permettant de tirer parti des fonctionnalités de nouvelle génération.

Comment cela fonctionne-t-il ? SharePoint permet à vos employés de déployer leur propre site Web, où ils peuvent stocker, consulter, organiser et partager des documents professionnels à l’aide d’appareils de bureau et mobiles. Dans cet article, nous allons aborder certains des avantages de l’utilisation de SharePoint pour votre entreprise et expliquer pourquoi il s’agit d’un investissement judicieux pour les entreprises de toutes tailles.

Introduction rapide à SharePoint

Pour les entreprises réparties sur plusieurs sites, il est essentiel de disposer d’un système permettant aux employés d’accéder instantanément aux documents importants et aux informations commerciales et de les partager. MS SharePoint est conçu pour permettre aux employés autorisés d’ouvrir, de partager, d’examiner et de modifier ces documents depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet. Cela permettra à votre personnel de bureau et au personnel distant de communiquer librement en utilisant simplement un navigateur web.

À première vue, ce logiciel semble très similaire à Google Drive, mais ce qui le distingue, c’est une multitude de fonctionnalités conçues spécifiquement pour une utilisation en entreprise. D’une part, SharePoint est un référentiel de fichiers partagés, mais il peut également fonctionner comme un intranet, une plateforme de blogs/un babillard électronique et un système de gestion de contenu. Il existe également deux versions du logiciel – SharePoint Online et SharePoint Server, que nous couvrons plus en détail sur notre blog.

Certaines des fonctionnalités qui seront disponibles pour votre équipe une fois que vous aurez configuré un site dans SharePoint incluent :

• Indexation
• Recherche
• Check-in/check-out pour vos documents
• Intégration avec les applications Windows pertinentes
• Version des fichiers

En termes d’applications pratiques, SharePoint peut être utilisé pour toute activité qui relie les personnes au sein de votre organisation. Il peut s’agir de communications internes, de livrables de projets, de partage de documents de vente, de communication directe et de pratiquement toute autre activité qui implique la communication de données de manière instantanée.

Les avantages de l’utilisation de SharePoint

En tant que propriétaire d’entreprise, vous cherchez toujours à réaliser des investissements dans des infrastructures clés et à garantir l’efficacité maximale de vos activités commerciales. Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation de SharePoint :

1. Une meilleure gestion des données

Des chercheurs ont découvert qu’en moyenne, vos employés passent environ 28 % de leur journée de travail à lire et à répondre à des courriels. Cela se traduit par environ 120 messages et deux heures et demie par jour pour chaque employé. Ces données montrent que votre personnel est confronté à une quantité massive d’informations provenant simplement des e-mails. Si vous ajoutez à cela les rapports de marketing, les comptes rendus de réunions et les demandes d’assistance à la clientèle, le chiffre augmente encore.

Le temps étant compté dans une journée, il peut être difficile d’absorber et d’organiser toutes ces informations. Même si un ou deux employés sont à la hauteur de la tâche et qu’ils ont mis en place un système de fichiers sur leur appareil pour suivre tous ces documents, il reste le problème du partage de ces documents avec des travailleurs distants ou des travailleurs qui ne sont pas familiers avec la façon dont les documents sont organisés.

En outre, les données peuvent être organisées de très nombreuses façons. Vous avez de nombreux projets, équipes, formats et tailles, et essayer de gérer toute cette complexité prend beaucoup de temps et d’efforts. Toutefois, avec SharePoint, un utilisateur peut utiliser des points de données précis pour trier ou parcourir une montagne de documents en quelques secondes. Grâce à la version du logiciel basée sur le cloud computing – SharePoint Online – vos employés peuvent effectuer cette opération depuis n’importe quel endroit dans le monde.

En outre, vous n’avez pas besoin de redécouvrir les meilleures pratiques pour tirer pleinement parti de ce nouveau système. SharePoint s’intègre de manière transparente à toutes les applications de la suite Microsoft Office. Cela inclut Microsoft Word, PowerPoint, Outlook et Excel, ainsi que Microsoft Exchange Server, Microsoft Unified Communications et Microsoft Dynamics CRM. SharePoint permettra également à votre équipe de configurer les communications dorsales afin de personnaliser l’interaction entre les différents systèmes.

2. Des fonctions commerciales plus simples

Chaque entreprise dispose de nombreux flux de travail conçus pour gérer les activités quotidiennes, notamment l’acheminement de documents pour approbation ou publication, la collecte de commentaires et de signatures, et le suivi des tâches, des projets et des problèmes. La plupart de ces activités sont conçues pour initier, gérer et rendre compte des fonctions commerciales. Avec SharePoint, ces processus, activités et fonctions sont automatisés grâce à plusieurs solutions de flux de travail prêtes à l’emploi. En outre, vos employés peuvent intégrer SharePoint à leurs applications client existantes s’ils le souhaitent, et continuer à appliquer les flux de travail optimaux déjà utilisés.

3. Respect des réglementations et des normes de sécurité des données

De nombreuses industries doivent faire face à des réglementations et des directives strictes, du secteur informatique aux domaines de la santé, de la finance et du droit. Ces réglementations sont principalement axées sur un contrôle efficace des documents, en veillant à ce que seuls les utilisateurs autorisés aient accès aux données confidentielles des clients et des employés.

Avec SharePoint, vous êtes en mesure de modifier vos paramètres de sécurité et votre configuration afin de vous conformer aux normes définies pour votre secteur. Vous pouvez également créer des politiques d’audit et de stockage, ainsi que définir le processus à suivre lorsque les documents commerciaux arrivent à expiration. Naturellement, cela vous aide à vous conformer aux réglementations de manière beaucoup plus efficace, tout en protégeant et en gérant les données critiques de l’entreprise.

Même les entreprises qui doivent naviguer dans un champ de mines réglementaire moins complexe au cours de leurs opérations quotidiennes peuvent bénéficier des fonctions de contrôle d’accès aux données de SharePoint. Avec SharePoint, vous pouvez définir des autorisations pour diverses entités, notamment :

• Sites web
• Applications web
• Documents
• Listes
• Dossiers

Outre ces fonctions de sécurité, vous pouvez également définir d’autres exigences procédurales à partir de SharePoint, exigences qui déterminent la manière dont les documents sont traités avant d’être modifiés ou après avoir été révisés. Les documents peuvent également avoir des états « sauvegardés », auxquels ils peuvent être ramenés en cas de modification non souhaitée.

4. Une meilleure diffusion du contenu

Vous aurez probablement plusieurs employés en coulisse qui s’occuperont de la stratégie de marketing de contenu de votre entreprise, des spécialistes du marketing aux rédacteurs de blog. La communication entre ces différents membres de l’équipe est donc essentielle, afin de fournir des approbations, des retours et des modifications en temps voulu. Dans cette situation, travailler avec des dossiers disparates peut rendre très difficile la mise en place d’un contrôle de contenu approprié, et il peut être difficile de déterminer qui a travaillé sur un document, combien de révisions il a subies, et si la version actuelle du document est la plus récente.

SharePoint peut aider à rationaliser et à optimiser la diffusion du contenu de plusieurs façons. Pour commencer, la soumission du contenu pour approbation peut se faire en quelques secondes. Vous pouvez également programmer le contenu à l’avance et fixer une date pour sa mise en ligne sur votre blog ou sur votre intranet. Pour les entreprises qui fournissent du contenu multilingue, SharePoint propose des modèles de bibliothèque conçus pour relier et aider les utilisateurs à naviguer facilement entre le document original et ses traductions.

5. Un plus haut degré de collaboration

Même si votre équipe est composée d’une poignée d’employés, il est très important qu’elle communique et collabore efficacement. Sans les ressources appropriées pour faciliter ces processus, il est facile pour l’équipe de rencontrer des problèmes d’organisation, notamment en ce qui concerne le contrôle des documents. Imaginons que l’employé A crée un document et que l’employé B doive le réviser. Cependant, l’employé A se rend compte qu’il doit apporter quelques modifications après avoir envoyé le document pour révision, et envoie le document plus loin dans le pipeline sans en informer l’employé B. Très vite, plusieurs versions du document circulent dans votre réseau, et les gens ne savent plus laquelle est la version finale.

Grâce à la fonction de contrôle de version de SharePoint, vous pouvez suivre chaque modification apportée à un document, et le logiciel indique également quand la modification a été effectuée et par qui. En outre, le document n’est accessible que par une seule personne à la fois, afin d’éviter les doublons. Les mises à jour et les fichiers peuvent être partagés en temps réel, ce qui accroît l’efficacité et la capacité de votre équipe à coopérer.

6. Amélioration de la productivité

Pensez au temps que l’on perd chaque semaine à fouiller dans les archives pour retrouver un document. Qu’il s’agisse d’armoires à dossiers ou de dossiers d’ordinateur, le nombre d’heures passées à fouiller dans de grands carrefours de documents peut être mieux employé ailleurs au cours d’une journée de travail chargée.

Cependant, lorsque tous vos documents sont centralisés sur SharePoint, il suffit de quelques clics pour trouver le fichier que vous recherchez. Vous et votre équipe n’avez plus à vous lancer dans une chasse à l’oie apparemment sans fin pour trouver des documents essentiels. SharePoint vous permet d’organiser chaque site pour qu’il ne contienne que les dossiers dont vous avez besoin, ce qui facilite la recherche des informations que vous recherchez lorsque vous devez prendre une décision commerciale rapide. Les employés peuvent également bénéficier de cette fonctionnalité, car elle leur permet de trouver rapidement les données dont ils ont besoin et de consacrer davantage de temps à d’autres responsabilités importantes.

7. Gestion et administration centralisées

La personne chargée de gérer la solution SharePoint de l’entreprise devra probablement apporter quelques modifications à la configuration au fil du temps. SharePoint étant une plateforme géante, on pourrait s’attendre à ce que de tels changements prennent beaucoup de temps et d’efforts. Cependant, le logiciel est équipé d’une console d’administration qui centralise les fonctions pertinentes, permettant à votre équipe d’effectuer toutes les modifications à partir d’un seul endroit.

Sur la console d’administration, il est très facile d’accéder, de mettre à jour ou de surveiller des données telles que :

• Paramètres généraux
• Sécurité
• Mises à niveau
• Sauvegardes
• Restaurations
• Paramètres du système
• Fermes SharePoint
• Fonctions de gestion des logiciels

Grâce à la console, vous pouvez contrôler efficacement l’ensemble de la plate-forme, quelles que soient sa taille et son étendue.

8. Personnalisation accessible

La plateforme SharePoint est très robuste et contient pratiquement toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin. Toutefois, votre entreprise peut avoir besoin de fonctions spécialisées pour fonctionner efficacement. Dans ce cas, vous pouvez tirer parti de l' »extensibilité » de SharePoint et développer des applications personnalisées qui peuvent être connectées au logiciel. Cela signifie que vous serez en mesure de développer de nouveaux outils au fur et à mesure de l’utilisation du logiciel, ce qui vous permettra d’exploiter pleinement le potentiel de votre entreprise.

9. Un travail de développement minimal est nécessaire

Les entreprises qui réussissent gardent une longueur d’avance sur les nouvelles tendances et technologies. Souvent, vous serez amené à développer de nouvelles solutions commerciales avancées afin de répondre aux besoins de vos clients. Toutefois, cela signifie aussi souvent que vous devez vous appuyer sur le codage et des travaux de développement complexes. Ce n’est pas le cas avec SharePoint.

Les outils et les fonctionnalités de SharePoint ont été conçus pour faciliter le développement de logiciels, même si vous n’avez pas de diplôme en informatique. Qu’il s’agisse de créer des sites Web de toutes pièces, d’apporter des modifications à des sites existants ou de créer des outils en ligne pour votre équipe, SharePoint vous donne les moyens de le faire sans aucune connaissance en programmation informatique.

10. Identifier les ensembles de compétences

Lorsque vous faites partie d’une grande entreprise qui possède plusieurs bureaux satellites travaillant sur différentes tâches, il peut être difficile de suivre les compétences et les responsabilités uniques de chaque employé. Si vous avez besoin d’une personne ayant des connaissances spécialisées dans un certain domaine, à qui vous adressez-vous ? Pour les petites entreprises, ce n’est pas un problème, mais lorsque vous faites partie d’une entreprise comptant une centaine d’employés ou plus, il peut être assez difficile de trouver la bonne personne.

SharePoint résout ce problème en vous permettant de créer des organigrammes. Ces organigrammes vous permettent de créer une représentation visuelle de votre équipe et de comprendre le rôle de chacun dans l’ensemble. Les profils des employés dans ces organigrammes contiennent à la fois le rôle et la disponibilité de chaque membre de l’équipe, de sorte que toutes les informations dont vous avez besoin sont accessibles en un seul clic.

Utiliser SharePoint pour développer et rationaliser votre entreprise

SharePoint a fait ses preuves sur le marché, de nombreuses entreprises du Fortune 500 l’utilisant pour leur solution de collaboration et de contrôle des documents. Si vous souhaitez tirer parti de SharePoint pour votre entreprise, Alcero peut vous aider. Pour toute question concernant SharePoint, ou si vous souhaitez une consultation gratuite sur la meilleure façon de l’implanter dans votre entreprise, contactez-nous dès aujourd’hui au 514-316-5064 ou sur notre site Web.