Qu’attendent les équipes informatiques modernes de leur intranet ? Dans des environnements en constante évolution comme ceux de Montréal et de Toronto, les plateformes internes doivent faire plus que stocker des fichiers ou héberger des annonces. Elles doivent fournir les bonnes informations au bon moment, réduire les distractions et rester en phase avec le mode de fonctionnement réel des équipes. C’est là que Viva Connections entre en jeu. Pour les organisations qui utilisent déjà SharePoint, Viva Connections agit comme une extension. Il apporte un contenu sélectionné et pertinent pour chaque rôle directement dans Microsoft Teams, aidant ainsi le personnel à rester concentré sans avoir à passer d’un onglet à l’autre. Nous examinons comment Viva Connections fonctionne avec SharePoint pour améliorer la communication interne, renforcer la continuité numérique et soutenir l’adoption par les utilisateurs dans le secteur informatique. Pour ceux qui recherchent des conseils sur la mise en œuvre ou la planification à long terme, c’est là que nos consultants en intranet SharePoint interviennent.
Trouver la pertinence dans un océan d’informations
Lorsque les informations sont partout, il ne suffit pas d’avoir un intranet. Il faut filtrer, classer et hiérarchiser ce que chaque personne voit. Avec Viva Connections, les équipes informatiques peuvent mettre en avant les contenus pertinents et éviter l’encombrement excessif.
Les tableaux de bord personnalisés permettent aux administrateurs de choisir ce qui est le plus important, qu’il s’agisse d’incidents actuels, d’outils internes ou de mises à jour de politiques. Cela est important dans les espaces de travail informatiques où les bibliothèques de documentation et les flux de travail prennent rapidement de l’ampleur. Lorsque les utilisateurs ne trouvent pas ce dont ils ont besoin, ils se tournent par défaut vers des canaux parallèles tels que le chat, ce qui crée des silos et des pertes de données.
Personnaliser l’expérience Viva signifie concevoir des cartes et une navigation qui reflètent votre travail réel. Cela comprend :
- Des liens rapides vers des outils spécifiques à chaque service.
- Des flux qui affichent les mises à jour pertinentes pour le lieu ou le poste.
- Un accès facile aux ressources d’assistance et aux centres de formation.
Cette vue personnalisée aide les employés à rester concentrés et à tirer parti de l’intranet sans avoir à parcourir les menus ou les outils externes.
Créer un accès transparent grâce à Microsoft Teams
L’intégration de Viva Connections dans Microsoft Teams permet de relier le contenu et la communication. Pour les équipes informatiques, cela signifie rester synchronisées sans avoir à passer d’une plateforme à l’autre.
Pensez à la fréquence à laquelle nous passons d’une demande d’assistance à un plan de projet dans SharePoint, puis à une discussion rapide dans Teams. Avec Viva Connections, les onglets et les cartes nous permettent d’afficher les données de notre intranet directement dans l’espace de travail Teams. Il peut s’agir d’une note hebdomadaire de la direction, d’un rapport de mesures en direct ou d’un rappel de politique pertinent pour le déploiement d’infrastructures.
Cette configuration nous permet également d’aligner la structure de Teams sur la manière dont les informations apparaissent dans Viva Connections. Par exemple :
- Les canaux de projet peuvent être directement liés aux pages SharePoint actives.
- Les annonces peuvent apparaître à la fois dans les chats et dans les cartes intranet.
- Les autorisations basées sur les équipes contrôlent la visibilité du contenu spécifique à chaque équipe.
Le fait de tout rendre accessible à partir d’un seul endroit simplifie l’expérience utilisateur, ce qui se traduit souvent par une meilleure adoption des outils dont nous disposons déjà.
Repenser la communication interne pour les responsables informatiques
Viva Connections offre aux responsables informatiques un canal direct pour communiquer avec les équipes de tous les services, sites et fuseaux horaires. Au lieu d’envoyer des e-mails en masse ou de compter sur un carrousel d’annonces tournant en boucle, nous pouvons créer des points de contact internes plus ciblés.
Qu’il s’agisse de signaler des interruptions de service, de partager des modifications de documentation ou d’attirer l’attention sur de nouvelles initiatives, les responsables peuvent publier des mises à jour qui s’affichent de manière claire et cohérente via l’interface de Viva. Cela permet de réduire les questions répétitives, de clarifier les attentes et d’améliorer la conformité.
Cela facilite également le suivi de ce qui intéresse réellement les employés. Cela nous aide à affiner le contenu afin que nos communications soient mieux adaptées à l’évolution des priorités professionnelles. Au sein des équipes hybrides ou distribuées, ce type de visibilité contribue à renforcer le lien entre la direction et le personnel.
Simplifier l’intégration et l’apprentissage inter-équipes
L’une des utilisations les plus pratiques de Viva Connections est l’intégration. Lorsque de nouveaux collaborateurs rejoignent le service informatique, ils ont souvent besoin d’accéder rapidement aux organigrammes, aux autorisations utilisateur, aux guides système et aux instructions de configuration. Viva nous permet d’afficher ces documents directement dans Teams afin que rien ne soit oublié.
Nous pouvons créer des cartes qui renvoient vers des documents essentiels ou contrôler l’accès au contenu en fonction du niveau d’accès. Ainsi, les employés ne voient que ce qui les concerne. C’est également un moyen simple d’encourager l’apprentissage sans avoir besoin de plateformes de formation distinctes.
Dans les configurations plus matures, Viva Connections peut devenir une passerelle vers des bibliothèques de connaissances en libre-service, prenant en charge :
- Des démonstrations pratiques d’outils
- Des pratiques de documentation partagées
- Des directives pour soumettre des améliorations ou des tickets
Lorsque ces ressources sont toujours faciles d’accès, le personnel cesse de se fier aux fils de discussion par e-mail et commence à utiliser ce qui est déjà documenté.
Planification de la gouvernance et adoption à long terme
La mise en place de Viva Connections est une chose. Pour qu’elle reste utile, il faut la planifier. C’est là que la gouvernance entre en jeu.
Les responsables informatiques doivent décider qui est propriétaire de quels contenus et définir des règles concernant les mises à jour. Sans structure, les tableaux de bord deviennent obsolètes et perdent leur utilité. Mais avec un rythme régulier de révision des contenus et des propriétaires désignés, Viva peut rester à jour sans créer de surcharge quotidienne.
Nous devons également garder à l’esprit que Microsoft déploie fréquemment des mises à jour pour Viva et SharePoint. Les équipes doivent prévoir des points de contrôle pour examiner les nouvelles fonctionnalités et évaluer si les mises à jour nécessitent des modifications des paramètres ou une formation.
Pour nous assurer que Viva apporte une valeur durable, nous utilisons des stratégies telles que :
- La rotation de la propriété des cartes entre les services.
- La planification de révisions trimestrielles des pages ou des outils populaires.
- La formation des responsables du support pour aider les autres à ajuster leurs tableaux de bord.
Ces habitudes permettent à l’intranet de rester en phase avec le travail réel, plutôt que de se transformer en une archive statique.
Renforcer votre intranet SharePoint pour une agilité à long terme
Viva Connections ne remplace pas SharePoint. Il s’ajoute à celui-ci pour réduire les frictions et mettre en évidence ce qui importe. Dans les services informatiques en constante évolution, en particulier ceux qui gèrent des équipes hybrides et plusieurs ensembles d’outils, cet accès simplifié peut influencer la manière dont les utilisateurs utilisent le reste du système.
Comme Viva Connections fonctionne directement dans Microsoft Teams, il correspond à la manière dont beaucoup d’entre nous travaillons déjà. Pour le personnel, cela semble naturel. Pour les équipes administratives, cela réduit les changements de contexte et augmente la visibilité.
Les experts d’Alcero conçoivent et déploient des intranets SharePoint avancés entièrement intégrés à Microsoft 365, en tirant parti d’Azure pour une gestion sécurisée des documents et des processus métier évolutifs. Spécialisé dans les organisations montréalaises, Alcero soutient régulièrement des projets qui intègrent Viva Connections dans des environnements multilingues et axés sur la conformité.
Votre intranet, optimisé pour aujourd’hui et demain
À mesure que nos environnements de travail numériques évoluent, nous voulons que notre intranet s’adapte à ces changements, sans nous ralentir. Viva Connections aide SharePoint à jouer ce rôle adaptatif, en offrant à nos équipes un accès plus rapide à ce dont elles ont besoin aujourd’hui et en laissant de la place pour des outils plus connectés demain.
Avec les bons conseils, il peut être beaucoup plus facile de transformer SharePoint en une plateforme plus utile pour votre équipe. Nous connaissons parfaitement les organisations informatiques et nous concevons des outils tels que Viva Connections en fonction des flux de travail réels, de la gouvernance et de la planification à long terme. Pour les entreprises de Montréal ou de Toronto, nos consultants en intranet SharePoint sont prêts à vous aider à aligner vos systèmes internes sur vos objectifs commerciaux et vos besoins réglementaires. Assurez-vous que ce que vous construisez aujourd’hui fonctionnera également demain. Contactez Alcero pour entamer la conversation.