Comment les équipes financières et d’assurance organisent-elles leurs documents lorsque tout le monde n’est plus au même endroit ? Le travail hybride étant désormais la norme dans de nombreux bureaux à Montréal, la façon dont ces équipes collaborent a changé. Les disques durs partagés et les boîtes de réception ne fonctionnent pas bien lorsque les fichiers circulent entre les succursales, les domiciles et les réunions avec les clients.
C’est là qu’intervient la gestion des documents sur SharePoint. Elle sert d’espace de travail central où le personnel peut créer, modifier et gérer des fichiers sans confusion entre les versions ni retard d’accès. À l’approche de la fin de l’année, c’est le moment idéal pour se débarrasser des outils obsolètes et se préparer à améliorer les flux de travail en janvier.
Alors que les configurations à distance et hybrides continuent de se généraliser, il est de plus en plus essentiel de disposer de solutions fiables pour la collaboration sur les documents. Les équipes financières sont aujourd’hui confrontées à un mouvement de fichiers plus important que jamais, les employés passant du bureau à des sites distants. La cohérence et l’accès structuré aux documents deviennent non seulement une commodité, mais une nécessité. Sans une approche claire, les documents peuvent être perdus ou dupliqués, et des étapes essentielles de conformité peuvent être omises.
Pourquoi les outils documentaires traditionnels ne répondent pas aux besoins des équipes financières hybrides
Les systèmes obsolètes constituent un obstacle lorsque la collaboration exige rapidité et sécurité. De nombreuses sociétés financières dépendent encore des lecteurs réseau partagés et des pièces jointes aux e-mails pour transférer les fichiers là où ils doivent aller. Cela n’est pas seulement peu pratique, cela pose également des problèmes.
- Différentes versions d’un même fichier atterrissent dans plusieurs boîtes de réception.
- Les équipes perdent du temps à rechercher la version « finale ».
- Les serveurs verrouillés ralentissent ou empêchent l’accès à distance.
- Des erreurs d’autorisation font que des informations sensibles tombent entre de mauvaises mains.
- Ce labyrinthe de copies, d’e-mails et d’autorisations en constante évolution n’est pas pratique pour les équipes qui doivent garantir l’exactitude et la conformité. Dans cet environnement, les erreurs sont fréquentes et les temps de réponse augmentent.
SharePoint remplace cette confusion par un espace unique permettant des modifications en temps réel et des règles claires. Les utilisateurs peuvent co-rédiger, suivre l’historique et définir qui voit quoi. Cette structure offre aux équipes financières hybrides de Montréal un meilleur contrôle, quel que soit leur lieu de travail.
Grâce à une mise en œuvre appropriée de SharePoint, la confusion liée aux fichiers provenant des e-mails et des disques partagés est éliminée. Les contrôles intégrés au système permettent de s’assurer plus facilement que tout le monde travaille avec des documents à jour et que la supervision est maintenue, même lorsque les employés se déplacent d’un site à l’autre.
Mise en place de bibliothèques sécurisées et structurées par service ou type de fichier client
Le travail financier couvre un large éventail de documents. De la paie aux évaluations des risques en passant par les formulaires d’assurance, le type de document détermine souvent la manière dont il doit être stocké et consulté. SharePoint permet aux équipes de formater les bibliothèques par service, sujet ou client afin que chaque groupe ne voie que les fichiers pertinents pour son rôle.x
La création de dossiers logiques n’est qu’un début. Les métadonnées permettent souvent de se passer de dossiers. En étiquetant les documents, par exemple « Budget T4 » ou « Contrat client », les fichiers sont plus faciles à trouver et à trier.
Les bibliothèques structurées s’adaptent mieux aux besoins changeants que les arborescences de dossiers statiques. Les outils de recherche et de filtrage de SharePoint permettent aux employés de retrouver rapidement des formulaires, des rapports ou des contrats, quelle que soit la taille de la collection de documents.
Les règles de conservation facilitent également les audits. Par exemple :
- Les registres de paie peuvent être configurés pour être automatiquement supprimés après un certain nombre d’années.
- Les contrats peuvent être assortis de rappels pour leur renouvellement ou leur révision.
- Les rapports archivés peuvent passer automatiquement en mode lecture seule.
Cela permet de sécuriser et d’organiser les bibliothèques sans avoir à surveiller manuellement les dates ou les exigences de conformité.
En alignant les dossiers et les métadonnées SharePoint sur les processus métier, nous pouvons répondre beaucoup plus rapidement aux demandes d’audit ou aux contrôles internes tout en préservant l’intégrité des données sur plusieurs années et dans différents cas d’utilisation.
Dans le cadre de nos offres de gestion de documents SharePoint, les organisations peuvent bénéficier de modèles de sécurité intégrés, d’un stockage centralisé des documents et de calendriers de conservation personnalisés adaptés aux besoins de conformité, tous décrits sur notre page de services.
Soutenir le personnel à distance et sur site sans créer de cloisonnement
L’un des principaux risques liés aux configurations hybrides est la création de deux types d’environnements de travail, l’un au bureau et l’autre à distance. SharePoint résout ce problème en proposant des outils qui prennent en charge les deux modèles sans compromis.
- Les sites d’équipe permettent aux services d’organiser les fichiers et les mises à jour dans un seul espace numérique.
- La co-création de documents élimine les temps d’attente pour les modifications ou les commentaires.
- Les autorisations sont basées sur les rôles, et non uniquement sur les utilisateurs individuels, de sorte que les employés temporaires n’obtiennent pas par erreur un accès complet.
- Les tableaux de bord et les calendriers permettent à tout le monde de suivre les étapes importantes du projet.
Cette approche évite toute confusion entre les succursales ou les régions. Les employés peuvent se connecter depuis leur domicile, voir exactement sur quoi travaille leur équipe et contribuer sans conflit de versions.
En unifiant l’accès et la communication, SharePoint élimine les obstacles qui peuvent survenir lorsque les projets sont transférés entre des employés situés à différents endroits. Il prend également en charge les réunions hybrides et les mises à jour régulières, afin que tout le monde ait la même vision de l’avancement et des résultats attendus.
Automatisation des flux d’approbation et des tâches documentaires récurrentes
L’une des tâches les plus chronophages pour le personnel financier est le travail répétitif, comme les approbations, les formulaires d’intégration ou la vérification des factures. Les e-mails sont lents, faciles à manquer et difficiles à suivre. Utilisé avec Power Automate, SharePoint transforme ces étapes manuelles en flux répétables.
- Les approbations budgétaires passent du réviseur au responsable financier puis au contrôleur sans transfert manuel.
- Les formulaires de renouvellement des clients génèrent des e-mails de notification après leur soumission.
- Le traitement des nouvelles embauches se fait dans l’ordre, les documents étant triés par métadonnées.
En utilisant des modèles, les équipes réduisent le temps consacré aux tâches administratives et évitent de recréer les tâches à chaque fois. Les règles de déclenchement permettent de faire avancer les choses.
Les processus routiniers qui nécessitaient auparavant des rappels constants par e-mail se déroulent désormais de manière transparente en arrière-plan. Les approbations, les transferts de documents et les étapes de conformité deviennent transparents et traçables, ce qui réduit les erreurs et les pertes de temps.
Pour plus de détails sur la configuration, notre expertise en matière de développement et de conseil SharePoint couvre les outils d’automatisation qui prennent en charge les flux de travail documentaires complexes pour les organisations hybrides.
Préparation des nettoyages de fin d’année et des exigences de conformité
À l’approche du mois de janvier, de nombreuses équipes financières et d’assurance à Montréal clôturent leurs dossiers fiscaux. Cette tâche est beaucoup plus facile lorsque SharePoint fait partie du processus.
Les dossiers peuvent être organisés en fonction des exercices financiers ou des calendriers de projet. Ensuite, les politiques SharePoint gèrent ce qui doit être conservé et ce qui doit être signalé. Par exemple :
- Déplacer les rapports datant de plus de sept ans vers un état d’archivage verrouillé
- Signaler les documents dans lesquels des champs obligatoires tels que la signature ou l’identifiant du client sont manquants
- Supprimer automatiquement les brouillons périmés dépassant un certain âge.
Le nettoyage empêche les documents épars d’affecter les audits ou de créer des doublons dans les rapports. Il permet également de réduire le temps de préparation avant le début des nouveaux trimestres.
Les revues de fin d’année sont moins stressantes lorsque la documentation est structurée. Les équipes peuvent générer des rapports sur les fichiers en attente ou périmés et prendre les mesures appropriées avant les audits ou les renouvellements.
En intégrant les politiques de conservation et de conformité directement dans la bibliothèque de documents, le risque de négliger les exigences réglementaires est considérablement réduit.
Renforcez l’efficacité et la sécurité au sein des équipes hybrides
Le travail hybride est désormais la norme dans les bureaux d’assurance et de finance à Montréal. Les systèmes utilisés par les équipes doivent refléter cette réalité. SharePoint rend les cycles de documents plus sécurisés et prévisibles, qu’ils soient consultés à partir d’un ordinateur portable au centre-ville ou d’un appareil mobile à distance.
La véritable transformation SharePoint inclut l’intégration avec Microsoft Office 365 et Power Automate, que nous fournissons aux entreprises et aux organisations réglementées à travers l’Amérique du Nord. Grâce à des flux de travail documentaires personnalisés, des outils de conformité avancés et une maintenance continue, nous aidons les équipes à rationaliser leur travail, à réduire les risques et à améliorer l’accès pour chaque rôle et chaque service.
Les équipes financières et d’assurance de Montréal qui souhaitent bénéficier d’un meilleur contrôle, d’un accès plus rapide et de flux de travail plus clairs peuvent s’appuyer sur SharePoint pour établir des bases solides. Chez Alcero, nous organisons les fichiers, automatisons les approbations et prenons en charge l’accès à distance tout en conservant une grande simplicité. Abandonner les dossiers disparates signifie utiliser un système plus intelligent qui fonctionne pour chaque rôle, chaque service et chaque appareil. Découvrez comment nos configurations sécurisées et nos politiques de conservation favorisent une meilleure gestion des documents sur SharePoint. Contactez-nous pour discuter de votre projet et des prochaines étapes.