Les outils de collaboration d’équipe en temps réel aident les employés à éviter les erreurs de communication, à accélérer la prise de décision et à améliorer la créativité et la productivité.
Parmi les logiciels de collaboration en ligne les plus populaires, on trouve des outils autonomes comme Google Docs, Zoho Docs, Box, Dropbox et des plateformes à part entière comme Office 365 de Microsoft. Office 365 offre diverses options de collaboration documentaire avec des versions en ligne de Word, Excel, PowerPoint, OneNote et d’autres outils.
Il inclut également SharePoint qui permet une collaboration en ligne solide sur les documents. Toutefois, malgré ses avantages, la collaboration en ligne sur les documents présente de sérieux défis. Par exemple, la possibilité pour plusieurs utilisateurs de modifier chaque document peut rendre le processus d’édition interminable.
Dans cet article, nous avons rassemblé les meilleures pratiques de collaboration sur les documents qui peuvent être prises en charge par les outils de gestion documentaire.
1. Document Collaboration Management
La collaboration efficace d’une équipe sur des documents est une collaboration contrôlée. Le contrôle peut être pratiqué par le biais des mesures suivantes :
Séparation claire des rôles
Chaque membre d’une équipe collaborative ne doit pouvoir modifier librement un document que si l’équipe a les mêmes rôles, par exemple, lorsqu’une équipe de commerciaux rédige le projet d’un contrat.
Mais si une équipe est composée de membres ayant des rôles différents, cela doit se refléter dans les autorisations pertinentes, par exemple lorsqu’un représentant commercial, un avocat et un comptable examinent le projet de contrat sous des angles différents. Dans un tel cas, les permissions basées sur les rôles peuvent être les suivantes :
- Propriétaire (visualisation et modification des documents, octroi et révocation des autorisations, verrouillage des modifications).
- Collaborateur (visualisation et édition de documents).
- Reader (uniquement pour la visualisation de documents).
- Commentateur (consulter et laisser des commentaires sur les documents).
Séparation de la rédaction et de l’édition
Une équipe de collaboration doit disposer de l’ensemble du contexte avant d’éditer un document. L’édition ne doit donc commencer qu’une fois le projet final prêt. Et la première version d’un document ne doit être accessible que pour consultation.
Définir les délais
Des délais précis doivent être fixés pour chaque étape de la rédaction ou de l’édition du document. Par exemple, la première version d’un document devrait être prête à la fin de la journée et la version finale à la fin de la semaine.
Attribution d’un seul propriétaire de document
Pour que la collaboration entre documents soit efficace, sa gestion doit être centralisée et confiée à un seul propriétaire.
Le propriétaire d’un document doit être responsable de la vérification finale et du règlement des conflits concernant les modifications contestables d’un document, de la fixation de délais pour les étapes de co-rédaction et du verrouillage d’un document ou de ses parties pour l’édition.
Limitation du nombre de co-auteurs
Pour éviter le chaos et les longs travaux de co-rédaction, il est important de n’inviter que les personnes pertinentes à la collaboration en ligne sur les documents.
Et si un document est volumineux ou comporte des sections distinctes liées à différents départements ou équipes, il est préférable d’en répartir la propriété entre elles. Ainsi, ils pourront se concentrer sur leur propre section et n’interféreront pas avec le travail des autres équipes.
2. Communication
Les meilleures pratiques liées à l’organisation d’une communication efficace pendant la collaboration en ligne sur les documents comprennent :
La messagerie instantanée
L’utilisation de messagers permet aux membres de l’équipe d’obtenir rapidement des réponses aux questions qu’ils se posent pendant le travail sur un document et de régler les points litigieux. Ainsi, ils gagnent du temps et évitent de multiples remaniements par la suite.
De plus, de nombreux outils de collaboration en ligne permettent de sauvegarder les messages de discussion en direct à côté d’un document et de faire des recherches par conversation, ce qui aide les membres de l’équipe à ne pas poser les mêmes questions à plusieurs reprises.
Commentaires
Lors de la modification d’un document, les collaborateurs doivent privilégier les commentaires plutôt que d’écraser le texte ou les modifications apportées par les autres membres de l’équipe ou de supprimer certaines parties du document. Ils peuvent laisser des commentaires sur des sections spécifiques et étiqueter d’autres membres de l’équipe pour les informer de leurs réactions.
Les membres de l’équipe peuvent également utiliser les notifications d’approbation pendant la collaboration en temps réel sur les documents : s’ils sont d’accord avec une section du document, leurs initiales apparaîtront automatiquement sur la page après avoir approuvé une section.
3. Cohérence et sécurité des documents
Pour maintenir la sécurité et la cohérence des documents, nous recommandons les meilleures pratiques suivantes :
Suivi des versions
L’utilisation de la fonction de gestion des versions des outils de collaboration en temps réel permet d’identifier les modifications apportées à un document, le moment où elles ont été effectuées et leur auteur. Cette fonctionnalité permet de détecter immédiatement les accès non autorisés et les modifications de documents sensibles.
Prévention des fuites de documents
De nombreux outils de collaboration en temps réel ont la capacité de limiter l’enregistrement des documents aux ordinateurs de bureau et aux appareils mobiles et portables. C’est particulièrement pertinent pour les travailleurs à distance qui travaillent sur des documents sensibles depuis leur ordinateur personnel ou emprunté.
Ces outils peuvent également empêcher la copie et l’impression de documents, ce qui garantit que les documents sensibles resteront exclusivement dans la zone de collaboration et ne seront pas laissés accidentellement à la vue de tous.
Contrôle de l’accès aux documents
Les collaborateurs des documents doivent surveiller l’accès aux documents en cours de travail et réagir aux changements en temps utile. Par exemple, l’accès externe à un document devrait être révoqué dès qu’un utilisateur n’en a plus besoin. Pour éviter les erreurs, il convient de le faire automatiquement en fixant une période déterminée après laquelle l’accès expirera.
Comment collaborer efficacement
En suivant les meilleures pratiques et en les soutenant par l’utilisation d’outils pertinents, vous obtiendrez une collaboration en ligne efficace. Faites appel aux consultants d‘Alcero pour vous aider à mettre en place une collaboration basée sur la technologie dans votre entreprise ou à la mettre sur la bonne voie.
Faire de la collaboration une réalité.