Une entreprise en pleine expansion a incité ses dirigeants à améliorer l’expérience des clients et des employés en faisant appel à un développeur à temps plein pour créer un intranet SharePoint interne.
Bien que l’entreprise dispose d’un service informatique familiarisé avec Microsoft 365, sa situation se caractérise par l’absence de développeurs, d’un processus de développement formel, de chefs de projet expérimentés dans la mise en œuvre de logiciels et par le fait qu’elle s’appuie sur des exigences de haut niveau. Bien qu’il n’ait pas d’expérience préalable dans ces rôles, le développeur nouvellement embauché a assumé par inadvertance les responsabilités d’un gestionnaire de projet et d’un analyste commercial.
N’ayant aucune expérience préalable dans ces fonctions, le développeur nouvellement embauché a assumé sans le vouloir les tâches d’un chef de projet et d’un analyste commercial.
À l’approche de l’échéance initiale du site, six mois après le début du projet, il n’y a pas eu de contrôles formels, mais seulement des demandes sporadiques sur l’état d’avancement de l’intranet. Cherchant à obtenir des extensions, le développeur a présenté une page d’accueil qui reflétait la vision mais nécessitait des développements supplémentaires. Malgré les multiples extensions accordées pour des fonctionnalités supplémentaires, le conseil d’administration de l’entreprise, de plus en plus impatient, a cherché d’autres solutions après la troisième extension. Par chance, quelqu’un a lancé une recherche sur Google, ce qui nous a amenés à intervenir.
En l’espace de dix mois et d’une dépense d’environ 100 000 dollars (en plus des licences non utilisées et du temps d’attente), l’organisation a été confrontée aux défis suivants :
- Il n’y a pas de conditions préalables officielles.
- La seule source d’exigences du développeur était des croquis sur papier et quelques courriels avec des points de suspension.
- La solution n’était achevée qu’à environ 30 %.
- Les pages ressemblaient aux croquis de haut niveau, mais leurs fonctionnalités n’étaient pas entièrement fonctionnelles.
- De nombreuses fonctionnalités créées par le développeur étaient disponibles sur étagère pour une fraction du coût.
Au bout de dix mois, le projet a été interrompu, car l’intranet pré-construit de remplacement offrait la plupart des fonctionnalités pour seulement 20 % du coût total et a été achevé en trois mois.
IL EXISTE UNE APPLICATION POUR TOUT.
Notre intention est de vous fournir des informations complètes, en soulignant les avantages et les inconvénients, ainsi qu’un outil pour faciliter votre processus de prise de décision. Est-il logique de :
- Faire appel à un consultant ?
- Engager un développeur interne ?
- D’opter pour un produit SharePoint ou une société de conseil ?
- Envisager une combinaison des options susmentionnées ?
Pourquoi envisager d’engager un partenaire SharePoint ?
Il y a plusieurs raisons impérieuses de faire appel à un partenaire SharePoint, et d’après nos observations, les facteurs suivants sont souvent cités par nos clients :
- Environnement SharePoint existant :
- Si vous avez déjà un environnement SharePoint en place.
- Engagement envers SharePoint et Microsoft 365 :
- Si vous prévoyez de continuer à utiliser SharePoint et la plateforme Microsoft 365.
- Limitation des ressources :
- Lorsque vos ressources internes n’ont pas la capacité ou le temps d’accomplir une tâche spécifique.
- Affectations ponctuelles :
- Pour les tâches qui sont des projets ponctuels et qui ne justifient pas la formation ou l’embauche d’un employé à temps plein. Exemples
- Migration dans le nuage ou projets Microsoft 365 :
- Migration vers le cloud ou projets Microsoft 365.
- Développement d’un site SharePoint départemental ou d’un intranet d’entreprise.
- Création d’un nouvel intranet.
- Intégration de SharePoint avec d’autres systèmes tels que SAP, HRMS et payroll.
- Pour les tâches qui sont des projets ponctuels et qui ne justifient pas la formation ou l’embauche d’un employé à temps plein. Exemples
Quels sont les services SharePoint disponibles ?
Il y a une dizaine d’années, les consultants SharePoint étaient considérés comme des licornes, capables de gérer tous les aspects. Les responsables informatiques demandaient souvent l’autorisation d’investir dans un « expert SharePoint » pour répondre à leurs besoins.
Le rôle de la licorne SharePoint a évolué vers des positions distinctes, notamment :
Quels sont les types de services SharePoint disponibles ?
- Développeur Full-Stack ou développeur SharePoint :
- Il s’agit d’un développeur compétent dans les aspects de développement de SharePoint.
- Consultant / Conseiller technique / Formateur en SharePoint :
- Offre des services de consultance, des conseils techniques et des formations.
- Analyste commercial / Conseiller en solutions / Utilisateur avancé et formateur :
- Combine les rôles d’analyste commercial, de conseiller en solutions, d’utilisateur avancé et de formateur.
- Société de services de conseil SharePoint :
- Entreprise spécialisée dans la fourniture de services de consultation SharePoint.
- Entreprise de produits et de services de consultation SharePoint :
- Une entreprise qui vend des produits SharePoint tout en offrant des services de consultation.
Cette liste n’est pas exhaustive, mais elle couvre les principales catégories.
Certains consultants peuvent se spécialiser davantage, par exemple en devenant des consultants Microsoft BI ou PowerApps. Par souci de simplicité, nous classons les spécialistes les plus pointus dans les catégories plus larges mentionnées ci-dessus.
Au moment de choisir entre un spécialiste unique et une société de conseil SharePoint, tenez compte des facteurs suivants :
Gamme de capacités :
- Déterminez si vous avez besoin d’une personne capable de concevoir une solution, de former les utilisateurs et de fournir une assistance, ou si une assistance interne peut être gérée.
Compréhension de la complexité de l’exigence :
Évaluez si vous recherchez un spécialiste ayant une expertise technologique plus large que SharePoint, une compréhension de l’entreprise et de l’industrie, ou si des compétences hautement techniques dans SharePoint sont suffisantes. Déterminez si vous pouvez diriger ou assurer la qualité de leur travail.
Supervision requise :
Déterminez si vous avez besoin d’une personne capable de gérer de manière autonome ses tâches quotidiennes, ses délais et l’étendue du projet, ou si vous serez impliqué dans la gestion de certains aspects, y compris les éventuels dépassements de budget et de délai.
Tolérance au risque :
Évaluez si vous attendez de l’expert qu’il assume la responsabilité des pertes en cas de violations, d’erreurs ou de défaillances entraînant des dommages ou des fuites, ou si vous êtes prêt à assumer une partie de ces risques.
Le coût :
Considérez l’aspect financier et évaluez le coût du spécialiste ou du cabinet de conseil par rapport à votre budget.
En pesant ces facteurs, vous pourrez prendre une décision éclairée sur la base de vos exigences et préférences spécifiques.
Chacun des quatre types de partenaires SharePoint est classé en fonction de sa capacité à répondre aux cinq critères énumérés ci-dessus.
Dans la plupart des cas, ils sont classés comme suit : (sachant qu’il peut y avoir des exceptions).
Détermination des classements (faible, moyen et élevé) :
Lors de l’évaluation des classements sur la base des justifications fournies, les partenaires se voient attribuer des notes faibles, moyennes ou élevées pour chaque critère.
Gamme de compétences :
Cette catégorie englobe les capacités standard qu’un partenaire peut posséder, notamment l’analyse commerciale, l’administration de projet, l’architecture, le développement, la formation, le service d’assistance et le support.
Un partenaire est classé comme faible s’il ne possède qu’une seule capacité unique ; un score de 2-3 est considéré comme moyen, tandis qu’un score de 4-6 est considéré comme élevé.
Les critères d’évaluation se répartissent comme suit :
Comprendre la complexité :
Dans cette catégorie, les compétences sont évaluées sur la base des éléments suivants :
La spécialisation dans SharePoint.
La connaissance de l’intégration de SharePoint avec d’autres systèmes.
Capacité à reconnaître quand SharePoint n’est pas adapté, en suggérant des solutions alternatives.
Compréhension des risques non techniques, y compris la gestion du changement.
Si le partenaire ne possède que le premier élément de la liste, il est considéré comme faible ; un score de 1 à 3 est classé comme moyen, et 1 à 4 est désigné comme élevé.
Supervision requise :
Ce critère évalue le niveau de supervision nécessaire pour les tâches quotidiennes et la gestion du projet :
Le partenaire peut gérer les tâches quotidiennes mais dépend de votre accord hebdomadaire.
Avec un encadrement de haut niveau, le partenaire peut planifier son travail sur une ou deux semaines.
Le coaching de haut niveau permet au partenaire de gérer des tâches pour un ou plusieurs mois.
Le partenaire gère de manière autonome ses tâches et vos ressources internes tout en supervisant l’ensemble du projet.
Si le partenaire ne remplit que le premier élément de la liste, il est considéré comme faible ; un score de 2 à 3 est considéré comme moyen, et 4 comme élevé.
Pour l’évaluation de la tolérance au risque, les critères sont les suivants :
Tolérance au risque :
- Cette catégorie implique l’évaluation de la capacité du partenaire à gérer les risques, en tenant compte de facteurs tels que
L’inclusion d’engagements de niveau de service dans le contrat du partenaire (par exemple, des engagements de temps de réponse). - Spécification dans le contrat sur la façon de traiter les manquements à l’exécution ou à la livraison, couvrant des aspects tels que la rotation du personnel, les pannes et les responsabilités financières.
- Possession d’une couverture contre les erreurs et les omissions.
- Possession d’une assurance responsabilité civile générale, d’une assurance erreurs et omissions et d’une cyber-assurance.
- Si le partenaire ne remplit que le premier élément de la liste, il est considéré comme faible ; un score de 1 à 3 est moyen, et de 1 à 4 est élevé.
Nous considérons que le coût de votre partenaire est faible s’il se situe dans la fourchette 1, 2 à 3 dans la fourchette moyenne et 4 dans la fourchette élevée.
Fourchette de prix (horaire) :
L’aspect financier est évalué sur la base des taux horaires :
Moins de 100 $/heure est considéré comme faible.
Une fourchette de 100 à 150 dollars de l’heure est considérée comme moyenne.
Les tarifs compris entre 150 et 300 dollars de l’heure sont considérés comme élevés.
Les tarifs supérieurs à 300 $/heure sont également considérés comme élevés.
Pour préparer l’embauche d’un partenaire SharePoint, en particulier d’un consultant, suivez cette liste de contrôle :
- Comprendre les objectifs à long terme :
Identifiez les événements ou les étapes spécifiques qui indiquent que l’objectif a été atteint. - Exigences de haut niveau :
Compiler une liste d’exigences de haut niveau pour atteindre les objectifs. - Connaissance de l’échéance :
Déterminer la date limite pour atteindre les résultats. - Décomposition en étapes :
Si nécessaire, décomposer les critères de haut niveau en étapes pour une réussite partielle. - Prise en compte du budget :
Établir le budget et comprendre quand les coûts dépassent les bénéfices. - Reconnaître les coûts internes :
Tenez compte du temps nécessaire en interne et de l’implication des services informatiques, des ressources humaines et d’autres services.
Évaluez les frais de licence, en particulier pour les licences SharePoint supplémentaires. - Consulter des professionnels :
Explorez les alternatives et les options.
Confirmez les estimations budgétaires et les exigences en matière de licences.
Détailler les besoins spécifiques au moins pour la phase initiale. - Contacter les partenaires potentiels :
Évaluer les partenaires potentiels en fonction des critères définis.
Pour évaluer les coûts internes, suivez les étapes suivantes :
Coûts internes Reconnaissance :
- Engagement en termes de temps :
Évaluer le temps interne nécessaire pour gérer efficacement le projet. - Allocation des ressources :
Identifier l’implication des ressources internes, y compris l’informatique, les ressources humaines et les autres départements. Précisez l’ampleur de leur contribution. - Analyse des frais de licence :
Examinez les frais de licence, en particulier pour les licences SharePoint supplémentaires qui pourraient être nécessaires. Demandez conseil à des experts à cet égard.
Consultation de professionnels :
Explorer les alternatives :Reconnaître les alternatives disponibles et explorer les différentes options.
- Confirmation du budget :
Confirmer le budget approximatif du projet. - Vérification des exigences en matière de licences :
Valider les exigences en matière de licences, en tenant compte des connaissances acquises lors de la compréhension des coûts internes. - Identification des besoins spécifiques :
Dresser une liste des besoins plus détaillés, en se concentrant au moins sur la phase initiale. - Engagement des partenaires :
Contacter des partenaires potentiels pour discuter des exigences de votre projet. - Évaluation des critères :
Évaluer si le consultant sélectionné s’aligne sur les critères établis ci-dessus.
Lors de l’évaluation d’un consultant SharePoint, tenez compte des critères suivants :
Références :
- Communication :
- Si votre politique le permet, engagez des conversations avec vos références, en particulier pour les projets de grande envergure et très coûteux.
- Renseignez-vous sur les problèmes spécifiques auxquels les références ont été confrontées et sur les raisons pour lesquelles elles ont choisi le consultant.
- Comprenez les aspects qui ont bien fonctionné et ceux qui n’ont pas fonctionné, et évaluez la manière dont leur retour d’information contribue à résoudre les problèmes potentiels.
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Compréhension des exigences :
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Évaluer la capacité du consultant à poser des questions, afin de s’assurer qu’il comprend bien les exigences de votre projet.
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- Capacité d’exécution :
- Évaluer la capacité du consultant à fournir des prestations dans les limites spécifiées, en tenant compte de facteurs tels que les capacités, la compréhension de la complexité, les exigences en matière de supervision, la tolérance au risque et le coût.
- Approche du projet :
- Examinez la capacité du consultant à décomposer le travail en phases ou à fournir une preuve de concept, en démontrant une approche structurée du projet.
nous espérons que cela vous donnera des conseils plus clairs qui vont au-delà de l' »intuition », qui entrave généralement de nombreux projets.
N’ayez pas peur de vous adresser à des experts en pensant qu’ils peuvent être partiaux. Les experts chevronnés ne voudront jamais se lancer dans un projet sans poser de questions, car ils savent que leurs erreurs leur seront reprochées plus tard. Les experts de qualité vous donneront une consultation honnête si vous le demandez.
En fait, si vous avez lu jusqu’ici, contactez-nous.