À retenir
- Une migration vers Microsoft 365 bien préparée se fait en arrière-plan : les employés changent d’outil un lundi matin, pas pendant trois semaines.
- L’inventaire (boîtes courriel, fichiers, identités, applications) décide de la réussite bien plus que l’outil de migration.
- Un groupe pilote et une bascule du courriel planifiée la fin de semaine éliminent la plupart des mauvaises surprises.
- Dans les secteurs réglementés, la conservation des documents et la Loi 25 se règlent avant le déménagement, pas après.
Une migration Microsoft 365 fait peur pour une raison simple : le courriel et les documents sont le système nerveux de l’organisation. Si le courriel s’arrête un mardi après-midi, ce sont les clients, la paie et les dossiers urgents qui s’arrêtent avec lui.
Pourtant, la migration vers Microsoft 365 n’a pas à interrompre vos opérations. Bien préparée, elle se déroule en grande partie sans que les employés s’en rendent compte, et le changement visible tient en une fin de semaine.
Faire l’inventaire avant de déplacer quoi que ce soit
Les projets qui déraillent ont souvent commencé à déplacer avant de savoir exactement ce qu’il y avait à déplacer.
Boîtes courriel et identités
Listez chaque boîte aux lettres, y compris celles qu’on oublie : boîtes partagées (info@, facturation@), salles de réunion, alias, listes de distribution, délégations d’agenda. Faites aussi le ménage des comptes : employés partis, doublons. Chaque personne doit avoir une seule identité claire dans Microsoft 365, c’est-à-dire un seul compte qui lui donne accès au courriel, à Teams et aux fichiers.
Fichiers et applications métier
Repérez où vivent vos fichiers : serveur, lecteurs personnels, ancien site SharePoint. Si votre principal enjeu est un serveur de fichiers, nous détaillons la démarche dans notre guide pour migrer votre serveur de fichiers vers Microsoft 365. Notez aussi tout ce qui dépend du courriel ou des fichiers : logiciel comptable qui envoie des factures, ERP, imprimantes qui numérisent vers une adresse courriel. Ces petites dépendances causent les pannes du premier jour.
Choisir l’approche de migration Microsoft 365 : par vagues ou d’un seul coup
Il existe deux grandes façons de faire passer une organisation d’un système à l’autre. Le bon choix dépend de votre taille et de la complexité de votre environnement.
La bascule unique
Tout le monde change en même temps, généralement pendant une fin de semaine. Le vendredi soir, on travaille encore sur l’ancien système ; le lundi matin, tout est dans Microsoft 365. Cette approche convient bien aux petites et moyennes organisations dont l’environnement est simple.
La migration par vagues
Les employés passent par groupes, un service ou un bureau à la fois. Pendant cette période, l’ancien système et Microsoft 365 fonctionnent côte à côte : le courriel circule dans les deux sens et les agendas restent consultables entre collègues. C’est plus long et plus technique, mais c’est l’option prudente pour les grandes organisations ou celles réparties sur plusieurs sites.
Le groupe pilote, puis le basculement du courriel
Un groupe pilote qui ressemble à l’organisation
Avant la bascule générale, migrez un petit groupe d’une dizaine de personnes, et pas seulement l’équipe TI. Incluez un gestionnaire, une adjointe qui gère l’agenda de quelqu’un d’autre, une personne qui travaille surtout sur téléphone et un utilisateur du logiciel comptable. En une ou deux semaines, ce groupe révèle ce que l’inventaire avait manqué.
Le moment de basculer le courriel
Le basculement du courriel consiste à modifier une entrée DNS, une sorte d’adresse de livraison publique qui indique à Internet où envoyer les messages destinés à votre domaine. Quelques jours avant, on réduit le délai de mise à jour de cette entrée pour que le changement se propage rapidement. Le contenu des boîtes est copié à l’avance, puis une dernière synchronisation est lancée le vendredi soir. La fin de semaine sert à tester et corriger avant le lundi.
Évitez les périodes sensibles : fin d’exercice financier, semaine de paie, période des Fêtes, haute saison de votre secteur.
Les employés : communication et soutien du premier jour
Ce que chacun doit savoir avant lundi
Deux semaines avant, puis la veille, chaque employé reçoit un message court : ce qui change, quand, quoi faire et qui appeler. Profitez de la semaine précédente pour faire activer l’authentification multifacteur, c’est-à-dire la confirmation de connexion par téléphone. Faite à l’avance, cette étape évite une file d’attente le lundi matin.
Une équipe de soutien visible le premier jour
Le premier jour, prévoyez une équipe disponible et facile à joindre. La majorité des demandes sont simples : un profil Outlook à refaire, un téléphone à reconnecter, un dossier introuvable. Réglées en cinq minutes, elles restent anecdotiques. Laissées sans réponse, elles deviennent « Microsoft 365 ne marche pas ».
Les pièges classiques qui font dérailler le projet
Transporter le désordre
Copier tel quel des années de doublons et de permissions accordées à la pièce, c’est installer l’ancien désordre dans un environnement neuf. Profitez de la migration pour archiver ce qui ne sert plus, supprimer ce qui n’a pas de valeur et revoir qui a accès à quoi.
Remettre la gouvernance à plus tard
Qui peut créer une équipe Teams ? Qui est responsable du site d’un service ? Quand utilise-t-on Teams, OneDrive ou SharePoint ? Sans réponses simples dès le départ, les espaces se multiplient et plus personne ne sait où se trouve la bonne version d’un document. Quelques règles claires et des responsables nommés suffisent.
Secteurs réglementés : conservation et Loi 25
Pour les cabinets, les organismes de santé, les municipalités ou les services financiers, la migration est aussi un exercice de conformité. Trois questions doivent être réglées avant le déménagement.
D’abord, où seront hébergées vos données ? Microsoft exploite des centres de données au Canada ; vérifiez l’emplacement réel de votre locataire dans le centre d’administration et documentez-le. Ensuite, quelles règles de conservation s’appliquent ? Les durées de conservation et les conservations pour litige doivent être configurées dans Microsoft 365 avant l’arrivée des documents, et les dates d’origine des fichiers doivent être préservées pendant le transfert. Enfin, la Loi 25 peut exiger une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée lorsqu’un projet de système d’information touche des renseignements personnels, ou lorsque ces renseignements seront hébergés à l’extérieur du Québec. Nous expliquons comment SharePoint soutient ces obligations dans notre article sur la conformité à la Loi 25 dans SharePoint.
C’est ce que couvre notre service de migration vers Microsoft 365, offert dans nos services infonuagiques et Microsoft 365 : inventaire, plan de bascule, migration et soutien aux employés.
Questions fréquentes
Combien de temps dure une migration vers Microsoft 365 ?
Pour une PME, comptez généralement quelques semaines entre l’inventaire et la bascule. Les organisations plus grandes ou réparties sur plusieurs sites migrent par vagues, ce qui allonge le calendrier mais réduit le risque.
Les employés perdront-ils leurs anciens courriels ?
Non, si la migration est bien planifiée. Le contenu des boîtes aux lettres, les agendas et les contacts sont copiés vers Microsoft 365 avant la bascule. Les employés retrouvent leur historique en ouvrant Outlook le lundi matin.
Y a-t-il une interruption du courriel pendant la bascule ?
Une bascule bien préparée se fait la fin de semaine et les messages entrants ne sont pas perdus pendant la transition. Au pire, certains messages peuvent arriver avec un léger délai pendant que le changement se propage sur Internet.
Quelle est la différence entre une migration Office 365 et une migration Microsoft 365 ?
Il s’agit essentiellement du même projet. Office 365 est l’ancien nom de plusieurs forfaits, aujourd’hui commercialisés pour la plupart sous le nom Microsoft 365 ; on parle toujours de déplacer le courriel, les fichiers et les identités vers le nuage de Microsoft.