Moderniser des systèmes documentaires hérités peut sembler être un mauvais compromis. Vous voulez de meilleures performances, moins de risques et plus de contrôle, mais vous ne pouvez pas non plus interrompre les activités pour tout reconstruire. Dans le domaine des TI, où les systèmes ont tendance à se multiplier et à se chevaucher, les mises à jour de gestion documentaire sont souvent repoussées année après année. Le défi paraît encore plus grand dans des villes comme Toronto, où plusieurs services et équipes à distance dépendent des mêmes outils désuets. Pourtant, le changement n’a pas besoin d’être perturbateur. Avec la bonne stratégie, il est possible d’avancer sans briser ce qui fonctionne déjà. Pour les organisations qui utilisent déjà des outils Microsoft comme Microsoft 365 et SharePoint, une approche progressive peut transformer la complexité en clarté. Lorsqu’elle est bien planifiée, la gestion documentaire SharePoint renforce vos bases sans interrompre les flux de travail quotidiens.

Pourquoi les systèmes documentaires hérités sont toujours présents

Les anciens systèmes ont tendance à rester en place plus longtemps qu’ils ne le devraient. Des années de documents enregistrés, de flux de travail personnalisés et d’habitudes utilisateurs bien ancrées rendent les plateformes désuètes trop risquées à remplacer. Pour de nombreuses équipes TI, il semble plus simple d’accepter des systèmes plus lents que de planifier une transition.

Il existe de vraies raisons à cette hésitation :

• Les anciennes plateformes sont profondément intégrées aux opérations quotidiennes
• L’intégration avec d’autres systèmes internes peut être difficile à démêler
• Les solutions de contournement de maintenance semblent plus sûres que les migrations

Avec le temps, ces mêmes systèmes hérités deviennent un frein. Ils manquent des correctifs. Ils ralentissent à chaque fichier ou dossier volumineux. La conformité devient plus difficile à gérer. Lorsqu’un problème survient enfin, la reprise peut prendre des jours plutôt que des minutes. Attendre aide rarement. Plus un système perdure, plus il devient difficile à maintenir sans augmenter les risques.

Élaborer une stratégie de modernisation progressive

Se lancer dans une refonte complète serait écrasant. Une approche plus intelligente commence par évaluer ce qui fonctionne déjà, puis par créer un plan qui respecte les routines quotidiennes.

Voici comment nous procédons :

• Examiner les points de friction et les chevauchements des systèmes actuels
• Identifier les types de documents qui génèrent le plus de difficultés
• Repérer les services ouverts à de petits changements à faible risque

À partir de là, établissez une séquence. Introduisez des outils modernes service par service ou fonction par fonction. Planifiez chaque phase pendant des périodes à faible impact, comme hors fin de trimestre ou durant les fenêtres de maintenance régulières. Impliquez tout le monde dans la planification, pas seulement les TI. Si chacun comprend pourquoi les changements se produisent et quand, la résistance diminue rapidement.

Comment introduire Microsoft 365 et SharePoint sans interruption

De nombreuses organisations utilisent déjà certaines composantes de Microsoft 365 pour la messagerie ou les communications. Cela ouvre la porte à une intégration progressive de SharePoint, plutôt qu’à un remplacement complet des systèmes.

Pour éviter les perturbations :

• Connectez les dossiers existants aux bibliothèques de documents SharePoint lorsque possible
• Créez des flux avec Power Automate pour faire le pont entre les nouveaux et les anciens emplacements documentaires
• Utilisez des modèles, des conventions de nommage et des métadonnées standardisées pour assurer la cohérence

La formation précoce des utilisateurs aide également. Commencez par un groupe pilote, idéalement des personnes qui travaillent entre plusieurs services ou gèrent des documents critiques. Leurs commentaires peuvent révéler des obstacles réels et renforcer la confiance du reste des équipes. Avec SharePoint fonctionnant en parallèle des systèmes hérités, les utilisateurs se familiarisent sans avoir l’impression qu’on leur impose un tout nouveau processus du jour au lendemain.

Gérer la coexistence des systèmes tout en passant à l’échelle

Moderniser ne signifie pas forcément supprimer immédiatement l’ancien système. Faire fonctionner les deux en parallèle pendant un certain temps peut réduire la pression, surtout dans les grandes organisations.

Voici comment maintenir cet équilibre :

• Définissez des échéanciers clairs pour le retrait progressif des dossiers hérités
• Communiquez les transitions à venir tôt et régulièrement
• Suivez les difficultés des utilisateurs et ajustez les déploiements selon l’usage réel

Continuez de recueillir les commentaires des utilisateurs à chaque phase. Surveillez les journaux de performance, les rapports d’erreurs et les besoins de mise à jour. Ce type de supervision évite les surprises et fournit des données concrètes pour planifier le prochain groupe de déploiement. Au besoin, le support d’intégration SharePoint peut renforcer ce qui fonctionne déjà et corriger les lacunes avant qu’elles ne se propagent.

Erreurs courantes des équipes TI et comment les éviter

Même un plan solide peut échouer si l’on oublie les personnes qui utilisent le système au quotidien. Nous avons vu des projets stagner à cause de problèmes qui auraient pu être évités avec plus de communication ou une meilleure structuration des données.

Voici trois erreurs fréquentes :

1. Ne pas expliquer le pourquoi. Lorsque les utilisateurs ne comprennent pas l’objectif du changement, ils y résistent.
2. Trop se concentrer sur les fonctionnalités et oublier l’usage concret. Les utilisateurs veulent savoir comment leurs tâches quotidiennes seront simplifiées.
3. Négliger les métadonnées. Sans elles, la recherche devient rapidement frustrante.

La solution consiste à garder vos équipes informées. Structurez votre déploiement autour de leurs commentaires. Investissez du temps dans l’organisation correcte de votre contenu, y compris les métadonnées, les politiques de dossiers et les règles de conservation automatisées. Si ces éléments sont en place tôt, l’adoption est plus rapide et la confiance des utilisateurs augmente.

Construire des flux documentaires prêts pour l’avenir

Vous n’avez pas besoin de tout arrêter pour avancer. Les systèmes hérités sont familiers, mais ils ralentissent aussi vos opérations. Avec une approche progressive ancrée dans les flux de travail réels, la gestion documentaire SharePoint devient un moyen de soutenir — et non d’interrompre — vos équipes. Elle peut coexister avec ce qui fonctionne déjà, remplacer graduellement ce qui vous ralentit et apporter une nouvelle clarté à la gestion des fichiers dans votre organisation.

Alcero propose des solutions SharePoint conçues spécifiquement pour l’automatisation de processus d’affaires complexes, la migration de contenu et la gouvernance. Grâce à son expertise multisectorielle et technologique, Alcero accompagne les organisations de Toronto qui recherchent des migrations fluides et une meilleure gestion du cycle de vie documentaire. La coordination des mises à jour de vos systèmes documentaires entre les services simplifie la croissance et la gestion du travail quotidien.

De nombreux problèmes liés aux anciens outils se résolvent une fois que les accès utilisateurs, le contrôle des versions et les flux de travail sont gérés dans une structure plus efficace. C’est là que la gestion documentaire SharePoint permet des processus plus fluides sans ralentir les équipes. Chez Alcero, nous bâtissons des stratégies adaptées à la réalité de vos équipes et nous les faisons évoluer dans le temps. Prêt à mettre en place des changements durables ? Contactez-nous.