La gestion des documents dans le secteur de la santé ne se limite pas à numériser des dossiers dans un système et à espérer qu’ils soient bien organisés. Les organisations traitent des dossiers médicaux, des résultats de laboratoire, des résumés financiers et des fichiers administratifs, qui doivent tous être sécurisés, traçables et accessibles aux bonnes personnes au bon moment. Alors que les organisations de santé de Toronto adoptent de plus en plus les plateformes basées sur le cloud, la gestion des documents via un système structuré n’est plus une option. Elle est au cœur de la conformité et de la prévention des risques.
C’est là qu’un système de gestion de documents pour SharePoint peut faire une différence significative. Il offre aux responsables informatiques, aux responsables de la conformité et aux responsables opérationnels un lieu centralisé pour définir la manière dont les informations sont créées, consultées, conservées et protégées. Même avec la bonne plateforme, le plus grand défi consiste à concevoir des politiques d’accès et des paramètres de sécurité adaptés aux flux de travail complexes du secteur de la santé. Cet article explique à quoi cela ressemble dans la pratique et pourquoi les autorisations d’accès aux documents et les contrôles de conformité doivent être considérés comme des priorités permanentes et à fort impact.
Pourquoi les autorisations sont déterminantes pour la sécurité de l’information
Le fait de laisser un utilisateur non autorisé consulter un fichier inapproprié n’est pas toujours intentionnel. Cela résulte souvent de mauvaises pratiques en matière d’autorisations. De nombreuses équipes de soins de santé continuent d’adopter une approche « configurer une fois et oublier ». Cela conduit à des autorisations excessives, où le personnel peut accéder à des dossiers dont il n’a pas réellement besoin, et ces fichiers contiennent parfois des données sensibles ou réglementées.
La mise en place d’un accès basé sur les rôles n’est qu’une partie du processus. L’accès doit refléter les activités réelles de chaque groupe. Les stratégies suivantes sont recommandées :
- Créer différents niveaux d’autorisation pour les équipes cliniques, administratives et de soutien.
- Utiliser des canaux privés ou des bibliothèques de documents pour les cas hautement sensibles, tels que les litiges avec les patients ou les documents juridiques.
- Mettre en place un processus de révision trimestrielle des autorisations afin de détecter les abus d’accès.
Lorsque les autorisations correspondent à la structure réelle de l’équipe, jusqu’aux lieux et aux domaines d’activité, il devient plus facile de prévenir les fuites internes, en particulier lorsque des membres du personnel rejoignent l’équipe ou changent de poste.
Mise en correspondance des règles de conformité avec les fichiers réels
La conformité ne se limite pas aux politiques de conservation. La manière dont les documents sont classés et consultés est tout aussi importante. Les réglementations en matière de santé examinent minutieusement la manière dont les informations médicales protégées sont traitées, et pas seulement l’endroit où elles sont stockées.
Il est utile d’examiner les documents utilisés quotidiennement et de les relier à des règles de conformité spécifiques. Les résumés de sortie, les notes des médecins et les évaluations d’admission relèvent tous de différentes catégories de conformité. En utilisant des métadonnées et des étiquettes de classification dans le système de gestion des documents, il est possible d’associer des règles significatives à ces fichiers.
Cela peut inclure :
- Le marquage des documents sensibles à l’aide d’étiquettes de conformité intégrées.
- L’utilisation de métadonnées, telles que les plages d’identifiants de patients, l’emplacement de l’établissement ou le type d’enregistrement, pour regrouper les fichiers.
- L’utilisation de déclencheurs automatiques pour démarrer les périodes de conservation en fonction de la date de création ou de la dernière modification.
Une telle harmonisation facilite les audits, car les pistes d’accès et les contrôles des enregistrements deviennent plus faciles à rapporter.
Utilisation des groupes SharePoint pour contrôler l’accès à grande échelle
SharePoint fournit des outils permettant de gérer les accès sans avoir à attribuer des paramètres de sécurité à chaque personne individuellement. Pour les grands environnements de soins de santé, cela représente un gain de temps considérable si les groupes sont correctement structurés.
Une bonne planification des groupes permet de gérer facilement les autorisations. Le succès réside souvent dans l’alignement des groupes avec les cliniques, les services ou les équipes de soins. Lorsqu’une personne change de rôle, elle change simplement de groupe. Le défi réside dans le fait que l’héritage par défaut de SharePoint peut entraîner des problèmes d’accès s’il n’est pas géré avec soin. Une personne peut se voir attribuer des droits sur un dossier non pas par nécessité, mais parce que les autorisations ont été automatiquement transmises depuis un site parent.
Pour minimiser ces problèmes, tenez compte des éléments suivants :
- Évitez autant que possible les imbrications profondes de dossiers.
- Rompez manuellement l’héritage dans les bibliothèques hautement sensibles.
- Utilisez des canaux privés ou des groupes de sécurité personnalisés pour les projets interdépartementaux.
Une flexibilité contrôlée est importante pour gérer à la fois les accès courants et les collaborations spéciales.
Journalisation, audit et automatisation pour une conformité en toute confiance
Les paramètres de sécurité ne sont pas efficaces s’il n’existe aucun moyen de prouver qu’ils ont été respectés. Microsoft 365 aide à gérer cela, mais les bons outils doivent être activés et maintenus.
Des journaux d’audit peuvent être configurés pour suivre qui a accédé à quels fichiers, quand des modifications ont été apportées et quels appareils ont été utilisés. Cela s’avère précieux lors des examens internes et pour répondre aux organismes de contrôle ou aux plaintes des patients.
La charge de travail peut être réduite en automatisant le marquage et la gestion des fichiers. Les types d’étiquettes et les balises de sensibilité peuvent être appliqués automatiquement en fonction du contenu ou de l’emplacement des fichiers. Des règles peuvent restreindre le partage en dehors de l’organisation ou signaler les comportements de téléchargement anormaux.
Voici quelques exemples d’automatisation intégrée à la conformité :
- Création d’une règle Power Automate pour appliquer automatiquement des étiquettes de sensibilité aux fichiers de sortie téléchargés vers des bibliothèques spécifiques.
- Configuration d’alertes par e-mail pour les téléchargements de fichiers volumineux par rôle.
- Connexion des tableaux de bord du responsable de la conformité aux actions de la politique de conservation.
Les petites automatisations font la différence et aident le système à rester conforme sans nécessiter des mois de nettoyage manuel.
Passer d’une sécurité réactive à une sécurité proactive des documents
Trop souvent, les révisions des autorisations n’ont lieu qu’après la survenue d’un problème. Une approche plus efficace consiste à traiter la sécurité des documents comme une partie intégrante du flux de travail, qui est surveillée et mise à jour régulièrement.
Pour rester proactif, envisagez les mesures suivantes :
- Définissez des alertes de révision des accès aux documents tous les lundis ou vendredis.
- Donnez aux responsables de service les outils nécessaires pour demander rapidement des modifications d’accès.
- Proposez une formation concise et basée sur des scénarios concrets concernant la conformité en matière d’accès aux fichiers SharePoint.
Le service informatique n’est pas le seul responsable. Lorsque le personnel chargé de l’accueil des patients ou les services de facturation comprennent l’impact des types de fichiers sur les accès, ils posent des questions plus pertinentes. Cela crée un cycle de rétroaction plutôt que de se fier uniquement à la réponse aux incidents.
Instaurer la confiance numérique pour les équipes de soins de santé
Nous fournissons des solutions intégrées et électroniques de gestion documentaire qui répondent aux défis liés à la conformité et à l’accès pour les organismes de santé à Toronto. Forts d’une solide expérience dans les environnements Microsoft Office 365, SharePoint et Azure, nous aidons les équipes informatiques du secteur de la santé à réduire les risques en concevant des contrôles de sécurité adaptés aux rôles et des fonctionnalités d’audit automatisées. Notre approche structurée permet à votre équipe de gérer les documents confidentiels, la facturation et les fichiers opérationnels en toute confiance et conformément aux cadres réglementaires.
Les équipes de soins de santé de Toronto qui cherchent à améliorer les contrôles d’accès et la conformité des documents peuvent faire appel à nous pour les aider à mettre en place une structure efficace. Nos méthodes rendent le flux d’informations quotidien plus efficace. Lorsque vous traitez des dossiers sensibles, un système de gestion de documents bien conçu pour SharePoint organise la gestion des fichiers et réduit les risques dans tous les services. Chez Alcero, nous développons des systèmes qui reflètent le mode de fonctionnement de vos équipes. Discutons ensemble de vos prochaines étapes.