La gestion avancée des erreurs dans Power Automate devient importante lorsque les flux de travail dépassent les simples déclencheurs et actions. Pour les équipes qui gèrent des processus documentaires à grande échelle à Montréal, en particulier dans le secteur de la santé, une automatisation défectueuse peut perturber la prise de décision, mettre en péril la conformité et créer du travail inutile. Un fichier manquant, une connexion API défaillante ou un document mal acheminé peuvent ralentir des opérations entières.
Il y a une grande différence entre un flux qui échoue simplement et un flux qui réagit lorsque quelque chose ne va pas. Une gestion réfléchie des erreurs donne à votre automatisation le pouvoir de détecter les problèmes, d’envoyer des alertes, de consigner des détails ou de continuer de manière gracieuse sans tout arrêter. Cela signifie moins de surprises, moins de corrections manuelles et une résolution plus rapide.
Qu’est-ce que la gestion avancée des erreurs dans Power Automate et pourquoi est-ce important ?
La gestion des erreurs permet à un flux de travail de se rétablir en cas de défaillance. La gestion de base entraîne des arrêts ou des alertes système, mais avec la gestion avancée, la logique s’adapte. Elle relance les étapes, notifie les personnes concernées ou réachemine l’élément problématique en vue d’un examen manuel. Cela fait une grande différence pour les flux de documents qui s’exécutent quotidiennement avec des centaines d’étapes et de dépendances.
Une équipe de soins de santé à Montréal transférant des données entre les systèmes d’admission et SharePoint peut dépendre de flux automatisés s’exécutant toutes les quelques minutes. Si une étape échoue à cause d’un document mal nommé ou d’un dossier manquant, c’est tout le processus qui échoue, à moins que le flux de travail ne prenne en compte cette situation. La gestion avancée des erreurs permet au reste du processus de se poursuivre, tout en signalant cet élément unique pour qu’il soit revu.
Les erreurs typiques dans Power Automate qui affectent les systèmes documentaires sont souvent les suivantes :
– Fichier ou dossier SharePoint introuvable après des mises à jour structurelles
– Échec des appels API lors de l’appel de systèmes de dossiers médicaux externes
– Erreurs de délai d’attente lors du téléchargement de fichiers volumineux
– Données erronées ou incomplètes provenant d’outils tels que Microsoft Forms
Sans traitement avancé, ces problèmes entraînent des échecs de flux et la frustration des administrateurs qui doivent remonter étape par étape. Avec une meilleure gestion en place, les flux peuvent être plus résilients et plus intelligents dans leur comportement lorsque quelque chose ne se passe pas comme prévu.
Comment concevoir une gestion avancée des erreurs dans Power Automate ?
Pour créer des flux plus intelligents, il faut ajouter une structure qui peut se ramifier en fonction des résultats. Power Automate offre aux utilisateurs des outils tels que les portées, les conditions et les paramètres d’exécution après pour construire une logique qui réagit à la fois au succès et à l’échec.
Voici quelques méthodes clés à utiliser :
1. Conception Try-Catch-Finally
Vous pouvez construire cette logique à l’aide des actions Scope. Divisez votre flux de travail en trois parties :
– Le champ d’application « Try » contient les actions standard que votre flux est censé exécuter.
– Le champ d’application « Catch » ne s’exécute que si quelque chose échoue dans la section Try.
– La portée « Finally » s’exécute quoi qu’il arrive, souvent utilisée pour le nettoyage ou la journalisation.
2. Configurer les paramètres « Run After
Utilisez cette fonctionnalité cachée pour répondre aux actions qui :
– échouent
– se sont interrompues
– sont ignorées
– ou une combinaison de ces résultats
Cela permet à votre flux de tracer un nouveau chemin lorsque quelque chose ne se passe pas correctement. Par exemple, un échec de téléchargement peut déclencher une routine de repli ou une alerte.
3. Enregistrement personnalisé des erreurs
Dans la section Catch, vous pouvez envoyer des informations détaillées à un fichier Excel dans OneDrive ou à une liste SharePoint. Vous pouvez ainsi suivre des éléments tels que
– Horodatage
– Nom du flux
– Étape à laquelle l’erreur s’est produite
– Description du problème
– L’élément ou l’utilisateur à l’origine du problème
Supposons qu’un hôpital de Montréal utilise un flux pour archiver des informations sur les patients. Si un champ est vide et que la validation est rompue, ce document peut être marqué, enregistré et conservé au lieu d’interrompre l’ensemble du traitement. L’équipe en est informée et le traitement des autres dossiers de patients se poursuit.
En intégrant ces fonctions intelligentes, l’automatisation devient un outil auquel votre équipe fait confiance sous la pression, plutôt qu’un outil dont elle vérifie constamment les défaillances.
Quels sont les meilleurs outils et méthodes pour surveiller les erreurs dans les flux de travail de Power Automate ?
Une fois la gestion des erreurs mise en place, le suivi de ces flux de travail aide les équipes à éviter les problèmes récurrents et à y remédier rapidement. Cette partie est souvent négligée, mais elle est tout aussi importante que la création de la logique d’erreur.
Commencez par consulter l’historique des exécutions de Power Automate. Il vous donne
– une liste de chaque exécution avec l’état de réussite ou d’échec
– des messages d’erreur et des réponses aux actions
– des filtres par heure, durée ou connexion utilisée.
Bien que ces informations soient utiles, elles sont passives. Les équipes du secteur des soins de santé de Montréal bénéficient davantage d’une surveillance proactive. Intégrez des alertes qui informent les gens dès que quelque chose ne fonctionne pas. Cela peut inclure
– des courriels déclenchés par des champs d’application « Catch » (attraper)
– Notifications envoyées à un canal Microsoft Teams
La connexion personnalisée aux listes SharePoint offre un autre niveau de contrôle. Ajoutez des champs tels que
– Heure de l’erreur
– Étape du flux
– Description de l’erreur
– Formulaire lié ou ID du patient
Les erreurs statiques sont ainsi transformées en données exploitables. Vous pouvez ensuite créer un tableau de bord Power BI montrant les flux qui posent le plus de problèmes, ce qui s’améliore et où les erreurs se concentrent. Vous découvrirez peut-être que les approbations sont plus nombreuses le lundi et que les échecs sont plus fréquents dans certains formulaires.
Lorsque vous déboguez des flux complexes, les actions Compose vous aident à enregistrer les valeurs des variables internes avant et après les erreurs. Cela vous permet d’obtenir des informations sans avoir à deviner où les choses ont dérapé.
Pour les équipes de santé qui s’appuient sur des soumissions automatiques de formulaires et des routines de stockage, les défaillances silencieuses peuvent se traduire par des pertes de dossiers ou des retards dans les soins. La visibilité est essentielle.
Comment Microsoft 365 peut-il vous aider à suivre les défaillances de flux et à y répondre plus efficacement ?
Power Automate est plus efficace lorsqu’il est connecté au reste de la plateforme Microsoft 365. Pour les équipes de soins de santé de Montréal, le resserrement de ces connexions améliore la communication sur ce qui ne va pas et ce qui doit être corrigé.
SharePoint offre un excellent moyen de donner de la visibilité au personnel moins technique. Vous pouvez créer des vues personnalisées dans vos bibliothèques qui montrent le statut des documents en fonction de la façon dont les flux se sont déroulés. Si une soumission n’a pas été validée, indiquez « Needs Review » dans une colonne. Le personnel le verra d’un coup d’œil sans avoir à fouiller dans les journaux.
Microsoft Teams fonctionne bien comme boîte de réception des rapports d’échec. Créez un canal dédié aux erreurs d’automatisation et demandez aux flux de poster des messages en cas d’échec. Chaque message peut contenir
– le nom du flux
– Un résumé du problème
– Un lien direct vers le document ou le journal des erreurs
Ces messages arrivant en temps réel, les membres de l’équipe concernés savent ce qui est cassé et quand.
En associant ce système à Power BI, vous pouvez dresser un tableau complet de la situation. Les tableaux de bord peuvent montrer les performances par équipe, par département ou par type de document. Vous pouvez mettre en évidence les erreurs répétées, les tendances du jour de la semaine ou les ralentissements dans les approbations.
Un prestataire de soins de santé de Montréal a utilisé ces outils pour améliorer son système d’admission des patients. Lorsque les formulaires d’admission échouaient parce qu’il manquait des champs obligatoires, ces documents étaient isolés par le flux et signalés. Les erreurs de données ont été enregistrées dans SharePoint, des graphiques ont été affichés dans Power BI et les équipes ont reçu des mises à jour sans nécessiter l’intervention du service informatique. Ce réseau serré d’outils a permis de réduire les délais de traitement des documents et de mieux informer les responsables.
Comment intégrer la gestion des erreurs dans votre culture de flux de travail ?
La mise en œuvre d’un traitement efficace des erreurs n’est pas une question de perfection – il s’agit de construire une automatisation qui sait comment réagir lorsque quelque chose ne va pas. Pour les équipes qui travaillent avec des données sensibles à Montréal, en particulier les flux de travail des soins de santé qui dépendent des approbations et de la validation des documents, le fait de sauter cette étape entraîne des maux de tête coûteux.
Prévoyez l’échec dans chaque flux. Utilisez des actions Scope pour séparer la logique. Créez des journaux détaillés afin que les problèmes ne disparaissent pas. Alertez rapidement votre équipe en cas d’interruptions majeures.
Utilisez SharePoint pour améliorer la visibilité. Étiquetez judicieusement les défaillances, de sorte que le personnel qui n’a pas de connaissances techniques approfondies puisse tout de même comprendre quand quelque chose est bloqué. Laissez Microsoft Teams diffuser des alertes afin que personne ne manque une erreur importante. Utilisez Power BI pour repérer les schémas et savoir où des améliorations sont réellement nécessaires.
Vérifiez vos journaux au fil du temps. Si vous rencontrez toujours le même problème, améliorez le document source ou formez à nouveau l’utilisateur qui le soumet. Une bonne automatisation permet de résoudre les problèmes à la racine au lieu de les dissimuler.
Les flux comportant des étapes de récupération bien planifiées permettent de gagner beaucoup plus de temps que les flux qui s’arrêtent au premier signe de problème. Lorsque les flux de travail sont suffisamment concrets pour détecter les problèmes et suffisamment intelligents pour éviter l’effondrement, les équipes peuvent cesser de lutter contre les incendies et se concentrer sur ce qui compte vraiment. Pour les opérations à forte densité de documents dans le secteur de la santé, c’est la différence entre un service fluide et des systèmes bloqués.
Si vous essayez de réduire les retards dans le flux de travail et d’automatiser les opérations documentaires plus efficacement, Alcero peut vous aider à relever les défis de la gestion des documents électroniques à Montréal grâce à une stratégie sur mesure. Commencez par apprendre comment nous abordons l’automatisation et l’optimisation des processus dans le cadre de notre travail en gestion électronique de documents à Montréal.