Microsoft SharePoint est une plateforme largement reconnue et utilisée pour la collaboration professionnelle et la gestion des documents. Ses nombreuses fonctionnalités et capacités en font un outil inestimable pour les entreprises de toutes tailles en Amérique du Nord. Cependant, la gestion des permissions SharePoint pour s’assurer que les informations sensibles restent sécurisées et accessibles uniquement au personnel autorisé peut s’avérer une tâche difficile. Avec les conseils et l’expertise appropriés, les entreprises peuvent déployer les meilleures pratiques en matière de permissions SharePoint afin de maintenir un équilibre optimal entre l’accessibilité du contenu et la sécurité des données.
Dans cet article, nous aborderons les meilleures pratiques en matière de permissions SharePoint, en nous concentrant sur les aspects vitaux que les entreprises doivent prendre en compte pour gérer efficacement et en toute sécurité l’accès aux documents et aux ressources, tout en bénéficiant de l’expertise professionnelle d’Alcero.
Comprendre les niveaux de permission de SharePoint
Les niveaux de permission de SharePoint sont conçus pour gérer l’accès à un contenu spécifique, permettant aux administrateurs de déterminer les rôles et les responsabilités des utilisateurs sur la plateforme. Les niveaux d’autorisation par défaut comprennent le contrôle total, la conception, l’édition, la contribution, la lecture, l’accès limité et la visualisation uniquement. Il est essentiel de comprendre les fonctions et les capacités de chaque niveau d’autorisation pour gérer efficacement l’accès aux contenus sensibles.
Le contrôle total accorde aux utilisateurs un accès illimité aux fonctionnalités de SharePoint, la possibilité de modifier les autorisations et de gérer tous les autres paramètres. La conception englobe la possibilité d’afficher, d’ajouter, de mettre à jour, de supprimer, d’approuver et de personnaliser le contenu. Les niveaux Modifier et Contribuer permettent aux utilisateurs d’afficher, d’ajouter et de mettre à jour le contenu, tandis que le niveau Lire permet aux utilisateurs d’afficher uniquement les pages, les documents et les éléments. L’accès limité permet à l’utilisateur de consulter uniquement un contenu spécifique, tandis que l’accès limité à la lecture permet à l’utilisateur de lire le contenu sans pouvoir télécharger les documents.
Établir une hiérarchie claire des autorisations
La création d’une hiérarchie de permissions claire et efficace est essentielle pour gérer efficacement l’accès et la sécurité de SharePoint. Elle consiste à attribuer aux utilisateurs et aux groupes différents niveaux de permission en fonction de leur rôle spécifique dans l’organisation, en veillant à ce que l’accès aux données sensibles soit limité au seul personnel autorisé. Pour établir une hiérarchie de permissions claire, envisagez de mettre en œuvre les lignes directrices suivantes :
- Utiliser les groupes SharePoint : Les groupes SharePoint sont des collections prédéfinies de comptes d’utilisateurs, ce qui permet une gestion efficace des autorisations pour plusieurs utilisateurs. L’attribution de permissions à des groupes SharePoint plutôt qu’à des utilisateurs individuels simplifie le processus et garantit la cohérence au sein de l’organisation.
- Accorder des autorisations minimales : Attribuer le minimum d’autorisations nécessaires aux utilisateurs pour qu’ils puissent effectuer leurs tâches, sans pour autant accorder un accès inutile à des contenus sensibles. Cette pratique est conforme au concept de « moindre privilège » en matière de sécurité des données, minimisant le risque potentiel d’accès non autorisé.
- Créer des niveaux d’autorisation personnalisés : Si les niveaux d’autorisation par défaut ne répondent pas aux exigences spécifiques de votre organisation, envisagez de créer des niveaux d’autorisation personnalisés adaptés à votre structure organisationnelle.
Mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de sécurité
Bien que la gestion des autorisations soit un aspect essentiel de l’administration de SharePoint, il est nécessaire de prendre des mesures de sécurité supplémentaires pour protéger les informations sensibles. La mise en œuvre des meilleures pratiques de sécurité, telles que celles énumérées ci-dessous, peut minimiser le risque d’accès non autorisé et garantir la sécurité des données de votre organisation :
- Contrôler et auditer les autorisations de manière cohérente : Examinez et ajustez régulièrement les permissions pour vous assurer que les accès obsolètes ou inutiles sont révoqués. Le contrôle régulier des autorisations permet de maintenir un environnement SharePoint sécurisé.
- Utiliser l’authentification multi-facteurs (MFA) : Implémenter l’authentification multi-facteurs pour ajouter une couche supplémentaire de sécurité à la plateforme SharePoint, réduisant ainsi la probabilité d’un accès non autorisé.
- Former et informer les utilisateurs sur les meilleures pratiques en matière de sécurité : Sensibiliser les employés à l’importance de la sécurité des données et les former aux meilleures pratiques pour utiliser SharePoint en toute sécurité.
Documenter et communiquer la gestion des autorisations
Une communication et une documentation efficaces des pratiques de gestion des permissions SharePoint sont essentielles pour maintenir la cohérence, la responsabilité et la sécurité dans l’ensemble de l’organisation. Envisagez de mettre en œuvre les stratégies suivantes pour vous assurer que tous les utilisateurs connaissent et respectent les directives de gestion des autorisations :
- Documenter les processus de gestion des autorisations : Créer un document complet décrivant les procédures de gestion des autorisations de l’organisation, afin que les administrateurs et les utilisateurs comprennent clairement les règles et les responsabilités.
- Organiser régulièrement des sessions de formation : Organiser des sessions de formation pour les employés afin de renforcer l’importance de la gestion des autorisations et de dissiper toute confusion quant au rôle des autorisations dans le contexte de la sécurité des données.
- Établir un point de contact clair pour les demandes liées aux autorisations : Nommez un gestionnaire ou une équipe dédiée aux permissions SharePoint pour traiter les demandes des utilisateurs, les demandes de permissions et fournir des conseils sur les meilleures pratiques.
Contrôle et audit des autorisations SharePoint
Le contrôle et l’audit réguliers des autorisations SharePoint permettent aux organisations de maintenir la sécurité, d’identifier et de rectifier les incohérences, et de s’assurer que les autorisations sont alignées sur les objectifs de l’organisation. Les lignes directrices suivantes peuvent aider à la surveillance et à l’audit cohérents des autorisations :
- Exploiter les rapports d’audit intégrés à SharePoint : Utilisez des fonctions telles que les rapports d’audit de la plateforme SharePoint pour suivre les modifications apportées aux autorisations et autres actions administratives, ce qui permet d’obtenir des informations précieuses sur les accès non autorisés ou les risques potentiels en matière de sécurité.
- Implémenter des outils tiers pour un audit avancé : Si la fonctionnalité d’audit intégrée de SharePoint ne répond pas aux exigences de votre organisation, envisagez de mettre en œuvre des outils d’audit tiers pour obtenir des informations plus approfondies et des capacités de surveillance plus étendues.
- Réviser régulièrement les autorisations : Établir un calendrier de révision et d’ajustement des autorisations en fonction des besoins, en veillant à ce que les niveaux d’accès soient à jour et reflètent la structure organisationnelle actuelle.
Conclusion
Le respect des meilleures pratiques en matière de permissions SharePoint est essentiel pour les entreprises qui cherchent à protéger les données sensibles, à rationaliser la collaboration et à optimiser l’efficacité globale de leur plateforme SharePoint. En comprenant les niveaux de permission, en établissant une hiérarchie claire des permissions, en mettant en place des mesures de sécurité et en maintenant une communication et une documentation cohérentes, les organisations peuvent protéger leurs données et assurer une collaboration transparente entre les membres de l’équipe. Un partenariat avec une firme de consultation stratégique en TI comme Alcero peut grandement aider les entreprises à optimiser leur plateforme SharePoint et à naviguer dans les complexités de la gestion des permissions.
Alcero, l’un des principaux fournisseurs nord-américains de services-conseils stratégiques en TI, de gestion intégrée et électronique de documents et de développement d’applications d’affaires pour Microsoft Office 365, SharePoint, Azure et WordPress, n’est pas étranger aux subtilités de la gestion des permissions de SharePoint. Sa connaissance approfondie de la plateforme et son expérience du secteur lui permettent de conseiller les organisations sur des stratégies efficaces pour garantir la sécurité des données et une collaboration transparente. Faites le premier pas vers un environnement SharePoint sécurisé et efficace. Contactez-nous dès aujourd’hui et explorez leur gamme de services et de solutions !