SharePoint est un excellent outil technologique, et il n’est pas étonnant qu’il soit utilisé par plus de 80 % des entreprises du classement Fortune 500. Cependant, de nombreuses organisations se retrouvent encore dans une situation où les équipes doivent collaborer avec SharePoint. Si SharePoint a été initialement conçu pour la collaboration, ce n’est que partiellement vrai aujourd’hui, car SharePoint a évolué vers un système de gestion de contenu (CMS) collaboratif.
Le principal problème lié à l’utilisation de SharePoint à la fois comme outil de collaboration d’équipe et comme CMS organisationnel est qu’une seule solution ne peut pas répondre à tous les besoins de votre organisation à la fois.
Teams vs SharePoint
Commençons par les bases. Teams est une plateforme de communication et de collaboration, tandis que SharePoint est une plateforme de gestion de documents. Teams fait partie de Microsoft 365 et SharePoint fait partie d’Office 365, ils appartiennent donc tous deux à la même famille de produits. Vous pouvez les comparer à des frères et sœurs ou même à des cousins : ils sont tous deux apparentés mais ont des personnalités bien différentes !
Teams et SharePoint jouent tous deux un rôle important dans le flux de travail en ligne de toute entreprise. Ils fonctionnent ensemble de manière transparente pour créer un système intégré qui permet aux membres de votre équipe de partager facilement des idées, de collaborer à des projets et de découvrir de nouvelles façons d’améliorer la productivité globale de votre organisation. En utilisant les deux services ensemble, vous serez en mesure d’optimiser leurs fonctionnalités combinées pour obtenir des résultats supérieurs à ceux que l’un ou l’autre pourrait obtenir seul.
Qu’est-ce que Microsoft Teams ?
Microsoft Teams est un espace de travail basé sur le chat qui rassemble toutes les personnes, les outils et les conversations dont vous avez besoin pour travailler. C’est un endroit où votre équipe peut partager et collaborer sur des documents, discuter des réactions en temps réel, planifier des projets et organiser des réunions. Il permet également de trouver facilement des experts ou des ressources au sein de votre organisation. Nous utilisons Microsoft Teams au bureau pour pouvoir discuter entre nous de nouveaux projets et partager des fichiers rapidement.
Que fait Microsoft Teams ?
Microsoft Teams est un espace de travail basé sur le chat qui vous aide à travailler ensemble et à faire les choses plus rapidement. Il s’agit du centre de travail d’équipe et de collaboration, construit sur Office 365.
Une toute nouvelle façon de se connecter avec ses coéquipiers, Microsoft Teams permet de trouver facilement les bonnes personnes, d’organiser rapidement des réunions, de partager des documents et bien plus encore. En un seul endroit, vous pouvez facilement accéder à des fichiers provenant d’autres applications comme SharePoint ou OneDrive for Business, et collaborer en temps réel sur tous les sujets, des messages courts aux présentations complètes.
Comment Microsoft Teams fonctionne-t-il avec SharePoint ?
Microsoft Teams est une plateforme de collaboration basée sur le chat, tandis que SharePoint est une plateforme de collaboration basée sur les fichiers. Alors comment fonctionnent-ils ensemble ?
Eh bien, certainement pas de la façon dont vous le pensez. L’idée d’utiliser Microsoft Teams pour partager des fichiers et des dossiers n’est pas bonne parce qu’elle crée plus de travail pour vous en tant que membre de l’équipe – et elle crée plus de complexité lorsque vous essayez de faire quelque chose. Si votre objectif est de faire les choses plus rapidement et plus facilement, il n’y a aucune raison de vous créer plus de tracas !
Utilisez plutôt les outils qui répondent le mieux à vos besoins : si vous souhaitez collaborer sur des documents ou des feuilles de calcul avec vos coéquipiers depuis Microsoft Teams, allez-y ; si vous avez besoin d’un accès immédiat à certains éléments (comme des images) en dehors de l’application de chat ou des fils de discussion par e-mail à leur sujet, ouvrez plutôt SharePoint. Vous serez surpris de constater à quel point tout peut fonctionner de manière transparente une fois que tout a été correctement configuré !
Gestion des documents Microsoft Teams vs SharePoint
Microsoft Teams et SharePoint sont deux produits différents. Vous pouvez utiliser Microsoft Teams pour collaborer sur des documents, mais vous devez utiliser SharePoint pour la gestion des documents. Cependant, vous pouvez aussi utiliser ces deux outils ensemble dans votre entreprise.
Gouvernance des fichiers dans Microsoft Teams
Comme nous l’avons vu précédemment, Microsoft Teams vous permet de mieux gérer les fichiers grâce à son modèle de permissions. Il offre également un meilleur contrôle sur l’accès des utilisateurs, de sorte que vous pouvez donner aux membres de l’équipe différents niveaux d’accès en fonction des besoins de l’entreprise.
Mais qu’en est-il si votre organisation dispose déjà d’un environnement SharePoint Online ou OneDrive for Business ? C’est le cas de nombreuses organisations, et elles ne voudront ou ne pourront pas abandonner leurs plateformes existantes simplement parce que Microsoft Teams est désormais disponible. Dans ce cas, il est important que vous compreniez comment Office 365 traitera les fichiers provenant de ces systèmes.
J’ai mentionné précédemment que SharePoint Online s’intègre à Teams ; cela signifie que tout fichier stocké dans SharePoint Online peut également être partagé via Teams, mais seulement si vous donnez aux utilisateurs des droits d’accès suffisants. Il en va de même pour OneDrive for Business : si les utilisateurs partagent un fichier de leur compte OneDrive dans un canal Team, seules les personnes disposant de droits d’accès aux deux niveaux le verront.
L’une des principales conclusions de cet article est que les deux plates-formes peuvent être utilisées ensemble ou indépendamment, selon ce dont votre équipe a besoin pour accomplir son travail.
L’une des principales conclusions de cet article est que les deux plateformes peuvent être utilisées ensemble ou indépendamment, tout dépend de ce dont votre équipe a besoin pour accomplir son travail. SharePoint n’est pas en soi un outil de collaboration, mais il peut être utilisé conjointement avec Microsoft Teams ou indépendamment. Par exemple, si vous avez besoin de stocker des documents ou de les rendre disponibles pour une consultation et une modification hors ligne, SharePoint sera probablement une meilleure option que Microsoft Teams. Si vous recherchez des fonctionnalités plus avancées, telles que des discussions autour de documents (ce que Google Docs ne propose pas), Microsoft Teams est peut-être mieux adapté à vos besoins.
Toutefois, de nombreuses entreprises choisissent d’utiliser les deux plates-formes en raison de leur complémentarité :
- SharePoint fournit des capacités de stockage et de gestion de fichiers tout en permettant le partage de fichiers en externe avec des utilisateurs ou des clients de l’entreprise via Office 365 Groups ; en même temps, il permet à ces groupes de personnes de collaborer en ajoutant des commentaires directement sur le document lui-même dans l’interface de leur fenêtre de navigateur sans avoir à télécharger au préalable une application externe comme Word ou Excel, ce qui n’est pas toujours pratique lorsque l’on travaille à distance sur plusieurs continents (comme par exemple le Vietnam ou les États-Unis). Cela permet aux entreprises disposant d’un personnel d’assistance informatique minimal de gérer efficacement les données tout en permettant aux travailleurs distants d’accéder à tout moment et en tout lieu à l’aide de n’importe quel type d’appareil – qu’ils soient connectés via un logiciel de tunneling VPN tel que LogMeIn, qui tunnelise de manière sécurisée tout le trafic entre les ordinateurs afin qu’il n’y ait aucune chance que quelqu’un d’autre puisse les écouter pendant qu’ils naviguent sur des vidéos YouTube tard dans la nuit 🙂
- Microsoft Teams est un outil de collaboration d’équipe qui s’intègre à Microsoft Office 365. Il permet aux utilisateurs de discuter et de partager des fichiers en temps réel, qu’ils travaillent au même endroit ou à distance. Contrairement à SharePoint, qui est conçu pour la gestion des documents, Teams vise à connecter les gens en leur offrant un moyen facile de communiquer et de collaborer sur plusieurs canaux.
Si vous êtes intéressé par un fournisseur de solutions Office 365 Cloud mais que vous souhaitez obtenir plus d’informations, contactez-nous pour une consultation.